高校人力資源檔案管理現狀及交接問題分析

韓云松

（三門峽職業技術學院 河南三門峽 472000）

高校人力資源檔案管理工作通過對人力信息資源的整合，最終要實現的目的是人力信息資源的最大化、最優化利用。隨著知識經濟和信息技術的推進，傳統的高校人力資源檔案管理體系已經很難適應現代化社會發展的需要，停滯不前的管理模式只會累積越來越多的問題。唯有順應時代發展要求，不斷改進高校人力資源檔案管理工作，才能實現人力信息資源的更好利用。在實施現代化的高校人力資源檔案管理過程中，需要考慮的因素很多，管理者要客觀分析這些因素，結合高校實際情況，循序漸進實施改進策略。[1]

一、高校人力資源檔案管理現狀分析

（一）高校人力資源檔案管理功能單一

在新的時代背景下，高校人力資源檔案管理也有了新標準和新要求。傳統的高校人力資源檔案管理工作，主要是統計檔案信息，存儲、備份檔案信息，對信息資源更多的是靜態管理，不涉及更多的資源再利用。隨著大數據技術的廣泛應用，人們對高校人力資源檔案管理提出了更高的要求，希望通過更高效的管理來滿足多元的功能需求。這個時候對信息資源的管理，就不再是純粹的靜態管理，而升級為動態管理。動態管理者更多地需要處理信息資源的再利用、再服務問題。從這個角度來說，傳統的高校人力資源檔案管理轉型升級是一種趨勢。只有改變檔案信息功能單一的現狀，才能適應多功能檔案信息的趨勢需求。

（二）高校人力資源檔案管理效率較低

對于大部分的管理工作來說，解決“效率”問題，都是管理工作中的重要問題。如果通過管理行為無法提高效率，或者效率較低，這樣的管理體系很有可能存在一定問題，需要及時改進和優化。傳統的高校人力資源檔案管理工作依托的主要是人力，統計的載體以紙質為主，統計的方法有抄錄、登記、校對等。這樣的工作流程不僅繁瑣，需要耗費大量的人力和時間，而且容易出錯。隨著高校人力資源的信息越來越豐富，對于信息資源的處理效率、準確性都有了更高要求，如果不設法提升工作效率，檔案管理工作就會出現滯后的情況。在信息資源的整合過程中，有些信息資源的對接是需要做到及時性的，稍有延誤，可能會造成惡劣的影響。

（三）高校人力資源檔案管理安全性不足

高校人力資源的檔案管理涉及學生、教師以及學校整體的信息隱私，學校要高度重視檔案管理的安全性問題。高校人力資源檔案管理安全性不足，主要表現在兩個方面：第一，管理者的安全意識不夠高，對于檔案的隱私性沒有特別保護，在受到他人引誘下，很容易將非本人的信息泄露給其他人，造成一些安全隱患；第二，對管理者的監控體系不夠完善，目前大部分學校的人力資源檔案管理水平還處在初級階段，一個工作人員要處理好幾個環節的工作內容，沒有分工合作的規范流程，無法落實個人責任制。一旦出現了問題，很難找到主要負責人。所謂的管理監控大多流于形式，只是通過一些監控設備來實施，缺乏系統完善的管理監督體系。在信息化時代，高校人力資源檔案管理的安全性面臨著更多技術層面的威脅。管理者要充分意識到這一點，提高警惕，防患未然。

二、高校人力資源檔案交接問題的探討

（一）工作拖沓，交接不及時

一旦遇到檔案管理者暫時不在，或者檔案管理者變更的情況，高校人力資源檔案的交接問題就出現了。交接不及時、交接不清楚、交接不全面……這些都是檔案管理交接環節中最容易出現的問題。在交接過程中，舊的管理工作人員要明確交接對象，快速落實交接細則，對重點內容要進行相關介紹；對于新的管理工作要大膽提問、考慮周全，不能囫圇吞棗，要快速了解工作內容，避免以后出現工作失誤。部分檔案管理工作者平時處理事情的風格有些“慢”，對待交接工作會拖沓、不及時，這會容易造成一些不良后果。如果遇到緊急要調取人力信息資源的情況，就會出現手忙腳亂、無從下手的情況。[2-3]

（二）工作粗心，交接不嚴謹

高校人力資源檔案交接是一個很嚴謹的過程，是把一個人的責任轉移成另一個人的責任。不論是舊的檔案管理人員，還是新的檔案管理人員，都要高度重視交接的手續和步驟，要盡可能形成一個規范的交接制度，做到有跡可循，有證可查，有人可證實。部分檔案管理工作人員平時沒有嚴謹的工作習慣，面對交接工作很粗心，只是口頭交接重要事宜，沒有留下任何事后可查的依據，這就會留下很多隱患。一旦出現檔案管理的相關問題，舊的工作人員和新的工作人員就會互相推責，產生不必要的糾紛。

（三）工作隨意，交接不監管

隨著高校人力資源檔案的體量越來越大，交接工作會涉及方方面面，會存在更大的難度。為了避免在這個過程中出現人為、非人為等多方面的意外，行之有效的監管體系是不可缺少的。這種監管體系在學校內部最好設置成“三級監管”模式，第一級是部門內的互相監管，第二級是部門負責人對下面人員的監管，第三級是學校領導對該部門的監管。高校人力資源檔案交接環節，最容易出現信息泄露、信息丟失、信息更改等問題，這個環節務必要引起學校領導的高度重視，避免給學生、教師和學校整體造成重大損失。[4-5]

三、高校人力資源檔案管理的優化策略

（一）重視培養人力資源檔案管理的專業人才

學校要提高整體的教學水平，就得先提升教師的個人教學能力。同樣，學校要提高人力資源檔案管理水平，先也要重視培養人力資源檔案管理的專業人才，要讓專業的人做專業的事情，要讓檔案管理工作人員從工作中獲得認同感和幸福感。這一點說起來很抽象，但落實下來是可以有具體方向的。第一，學校要高度重視檔案管理工作人員的工作待遇，要讓他們生活得好，工作得開心；第二，學校領導要給他們足夠的認同，要在學校每一次的大會上進行表揚，給他們一定的指標和福利；第三，學校要創造檔案管理工作人員定期學習、廣泛交流的機會，促使他們不斷提升個人能力。[6]

（二）加強信息技術在檔案管理工作方面的應用

信息技術對各行各業的影響逐漸深入。新時期的檔案管理工作者也要學習新方法，接受新思路，運用信息技術來提升檔案管理工作的效率。相比于傳統的信息資源整合路徑，大數據技術可以更快速、更便捷、更準確地統計信息資源。面對當代高校的人力資源信息體量，工作人員要學會借助大數據技術來優化自己的工作結構，將更多的數據統計工作交給大數據去處理，把更多的精力放在對信息資源再利用的思考上。有一點值得注意的是，信息技術的運用通常需要一些信息設備的支撐，在這方面的經費投入，學校領導要給予應有的支持，切實把人力資源檔案管理工作作為一個重點去落實。[7-8]

（三）完善人力資源檔案管理制度

人力資源檔案管理制度是一個很大的范疇，在具體的工作開展中，需要將其細分成不同的制度類型，如交接制度、監督制度、隱私保護制度、人才培養制度等。只有站在制度的高度上，人力資源檔案管理部門的每一個工作流程才能清晰，工作人員才能明確自身職責，嚴格落實個人責任制。在追究工作人員責任的過程中，我們還應該有相應的獎懲制度，起到對工作人員行之有效的約束。當然，根據實際情況，每一年的人力資源檔案管理制度細則都可以適當有所調整，不斷適應學校的發展需求。

四、結束語

隨著學校信息化技術的廣泛應用，不少高校越來越重視信息技術在人力資源檔案管理中的作用。學校管理者要理性分析這當中的利與弊，雖然信息技術創新了人力資源檔案管理模式，大大提高了工作人員的效率，但隨之而來的信息安全問題也日益突出。學校在改進檔案管理工作的同時，也要有一系列積極的舉措來加強信息安全建設。