大型儀器網絡預約系統的實踐與探索

熊建平 沈鏈鏈* 程 潔 鐘義紅

（南京醫科大學公共衛生學院 江蘇·南京 211100）

近年來，各高校對科研工作投入了大量的資金，其中很大一部分用來購置各種實驗室大型儀器。實驗室大型儀器，是高校進行高水平科學研究以及高層次人才培養的必要硬件條件之一。大型儀器數量的增多，不僅要求高校配備具有專業技術水平的工作人員；同時也給大型儀器的管理帶來更大的挑戰，設備重復購置、使用效率低、維修成本增加等問題也隨之出現。如何提高大型儀器的使用效率，形成統一開放式管理和網絡化共享成為高校急需解決的重要問題之一。而大型儀器網絡預約系統以校園網絡為基石，將所有大型儀器納入設備共享平臺，利用信息化數據代替人工操作，實現大型儀器預約方式網絡化、智能化，顯著提高了大型儀器預約管理效率。本文結合自身學院實際情況，對應用大型儀器網絡預約系統后帶來的優勢和不足之處做了詳細地分析，為更好地建設大型儀器共享平臺提供書面參考。

1 運行大型儀器網絡預約系統的優點

（1）信息公開透明化。大型儀器網絡預約系統中所有儀器都有詳細的說明，比如存放地點、購置年限、關鍵參數、儀器負責人、聯系方式等，可以用于哪些實驗、應用方向等都會有比較簡單地介紹，方便學生了解咨詢。

（2）預約更加便捷。大型儀器開放預約時間內預約情況清晰明了，學生一目了然。同時也便于儀器負責人了解儀器各時間預約情況，有效避免傳統紙質預約不及時、信息統計不準確、預約記錄較多增加工作量等缺點。此外，學生查看預約情況更加自由，隨想隨看，隨看隨約，節省學生和儀器負責人大量時間和精力。

（3）儀器利用率總體提高。由于系統中大型儀器信息公開透明、預約便捷，學生儀器使用積極性提高，部分儀器閑置時間相對減少，利用率總體提高，儀器損壞情況相對減少，維修成本降低。

（4）儀器管理更加高效。傳統紙質預約情況下，儀器使用情況只能翻看紙質版大儀使用記錄。使用記錄每半年或一年統計一次，過程較為繁瑣且易出錯，大儀使用情況了解比較滯后，且由于使用記錄信息不完善、統計不準確，欠費情況時有存在。而網絡預約模式下，大儀使用情況隨時更新，收費明細自動生成，不會造成欠費、多收費等情況。而且對于管理職能部門來說，系統具備多種模式來查看大儀歷史使用記錄，能夠更加真實地反應大型儀器運行情況，為大型儀器統一監管、購置新型大儀提供決策依據。

2 運行大型儀器網絡預約系統遇到的問題

（1）部分大型儀器利用率下降。由于網絡預約無需學生跟儀器負責人電話或當面溝通，學生對大型儀器所需使用時間沒有概念，為了保證自己實驗順利完成，常常會預約較長時間或者較多樣品數量，大儀開機后就會出現學生樣品測完但是系統預約時間仍然被占用的現象，導致儀器閑置時間較長。對于某些只有一臺同類型大儀的部門來說，如果儀器預約使用非常緊張，這種情況下就會導致儀器空置，但是預約已滿的情況。此現象在本學院最常發生，經常有學生反映預約太滿，約不上實驗，給學生課題開展造成了極大的阻礙。

（2）學生和儀器負責人間溝通減少，造成實驗結果不理想。由于大型儀器比較專業、精密度高，操作相對復雜，沒有經過培訓或提前了解儀器的學生很難獨自操作儀器，并且不同實驗條件下大型儀器設置的參數或標準可能不同，所需的前處理也不一樣。如果學生自以為能夠獨立完成整套實驗而不跟儀器負責人提前溝通，經常會導致實驗結果不理想，事倍功半。多年工作下來發現，實驗前好好地溝通通常能夠取得較好的實驗結果，或者實驗所需重復次數較少，有些實驗失敗往往是因為技術原因，這類通常能夠避免。

（3）網絡預約賬號和實際使用儀器賬號不一致。部分學生由于校園卡丟失、沒有開通儀器使用資格或者其他原因，登錄他人賬號進行網絡預約，在大儀使用結束后才告知或者始終隱瞞儀器負責人。發現此情況后，如果實際使用儀器的學生（A）和預約賬號歸屬學生（B）屬于同一課題組同一導師，只需要對AB學生進行批評教育、責令改正；但是如果屬于不同導師，使用不同的經費賬號，這種情況比較麻煩，由于大儀收費記錄直接產生在系統中，最后結算時直接從對方賬號劃出，所以需要B學生首先在系統中提交收費申訴，說明申訴原因，經儀器負責人批準后由A學生辦理線下轉賬手續。雖然學生入學時經過培訓，嚴禁使用他人賬號預約儀器，但是仍有部分學生知錯不改，存有僥幸心理，對儀器管理造成很大影響。

（4）系統設計好之后無法再次升級。系統設計投入使用后，經常需要更新大型儀器信息，但由于系統設計上的缺陷，有些功能無法實現，并且由于各種原因，無法對軟件進行升級，造成了極大的不便。

本學院自使用大型儀器網絡預約系統以來，經過多年的探索，管理者與使用者逐漸磨合，從不習慣到習慣。期間體會到系統帶來的便利之處，同時也不斷發現各種已解決和待解決的問題和難點，不斷優化大型儀器管理方法，并對如何更高效地利用網絡預約系統總結出主要以下幾點經驗：

（1）制定大型儀器網絡預約規則。制定有效的規則能夠規范網絡預約流程，以本院為例：最好提前2-3天進行網絡預約，便于學生提前安排好時間，等待儀器負責人審核通過；學生需準時刷卡開機，不能遲到，如因遲到而導致樣品沒有在預約時間內做完，概不負責；如取消實驗需提前1天以上在系統內提交申請，如果臨時取消實驗必須電話聯系儀器負責人說明情況；如果沒有聯系儀器負責人擅自爽約的，超過3次則加入黑名單，取消學生本學期該大儀使用資格。

（2）提前溝通。第一次進行網絡預約系統預約時，如果是學生獨自操作的大型儀器，儀器負責人需要詳細告知學生樣品制備或前處理以及使用儀器的注意事項；如果是專人操作的大型儀器，那么學生需提前聯系儀器負責人，說明樣品性質、數量、觀察指標、實驗方向以及特殊要求等情況，由儀器負責人預估儀器使用時間后方可進行網絡預約。儀器負責人接受過大儀使用的專業培訓，對儀器的操作、樣品的制備都有比較豐富的經驗，溝通好能夠讓學生少走彎路，得到高質量、穩定的實驗結果，形成“效率高、技術好、效率更高”的良性循環。

（3）定期開展相關大型儀器操作培訓。限制每次培訓人次，進行系統、詳細地儀器培訓，培訓內容包括理論課程如儀器運行原理、開機啟動順序、參數設定等和上機操作。培訓結束后參加相應的考核，考核通過后方可開通學生該大儀使用權限，準許其獨自操作該儀器。

以上是本院管理大型儀器網絡預約系統的一部分經驗，如果細化到每臺具體的大儀，也有或大或小的差別，儀器負責人需要不斷嘗試和摸索屬于自己的大儀管理辦法。此外，還可以從以下角度提升大儀管理水平：①與系統軟件制作公司不斷溝通、協商，完善系統中各功能模塊，優化系統使用方法；②制定和完善大儀操作流程說明，提供相應的紙質版和電子版，方便學生了解大儀；③對新生加強培訓力度，建立相應的懲罰措施，杜絕“亂約亂刷”現象；④定期發放調查問卷，總結、改進學生提出的大儀使用意見和建議等。

大型儀器是高校提升教學和科研水平的重要資源，為學校的發展奠定了堅實的基礎。大型儀器網絡預約系統作為大儀開放共享、合作共贏的實現平臺，其合理、穩定地運行不僅節省了學生老師大量的時間精力，同時使大儀管理更加規范有序、嚴謹高效、優質便捷。系統運行過程中遇到的各種問題，也需要管理人員不斷的探索解決，總結適合自己的一套經驗方法，為學校教學科研作出更大的貢獻。