美國哥倫比亞大學圖書館的“戰略方向”

王成志

1 圖書館戰略規劃潮流

圖書館和信息管理學受其他主流學科的影響既深且廣。大學圖書館受主管大學乃至整個高等教育界總體變化趨勢的影響。圖書館戰略規劃(strategic planning)直接來自于管理學的戰略規劃。管理學教科書、信息管理學文獻和圖書館文獻對戰略和戰略規劃的定義并不統一，多種多樣[1]。圖書館戰略規劃一般包括使命、愿景、價值觀、戰略目標、行動計劃等基本要素，涉及館藏、服務、用戶、員工、合作與重點資源等基本內容[2]。不同圖書館對這些戰略規劃的基本因素會有所側重，甚至制定的戰略規劃的文本標題會使用諸如戰略目標、戰略重點、戰略路徑等不同詞匯。戰略規劃年限跨度也不同，一般以3～5年為多，9年10年的甚至年限不明的也有[3]。美國高等教育界接近當今戰略規劃意義的規劃始于1950年代末。高等教育在20世紀六七十年代經歷政治、經濟、人口和技術等的劇烈變化，經歷很多困難。在這種背景下，1983 年喬治·凱勒發表《學術戰略：美國高等教育的管理革命》，被視為轉變點，從此美國高等教育界熱衷戰略規劃[4]。之后高校戰略規劃的概念、理論、方法等越來越成熟，戰略規劃的各種指南和工具包越來越多[5-6]。目前戰略規劃已成為北美大學學術評估和具體專業評估不可或缺的一部分。

圖書館正規的戰略規劃文獻始現于1960年代，隨后不斷增多，20世紀八九十年代更受重視。很多美國圖書館和專業協會制定3～5年的戰略規劃[7]。為更好地編制、執行和評估戰略規劃，重要的圖書館專業協會，如美國研究圖書館協會(ARL)、美國跨系統圖書館聯盟(LYRASIS)為圖書館編訂戰略規劃工具包[7-8]，美國圖書館協會(ALA)還為圖書館董事會編訂圖書館規劃的分步操作實用指南[9]。對圖書館戰略規劃及其各個重要方面的學術研究也越來越多。2019年7月28日筆者在Ebsco平臺，以“戰略規劃”為主題詞，在自1970 年以來的LISTA(Library，Information Science & Technology Abstracts，圖書館、信息科學與技術文摘)數據庫中檢索，年限跨度為1974 年到 2019 年 7 月底，獲得 2，405 個結果，其中學術期刊文章1，142篇，雜志文章626 篇，行業出版物417 篇；2000-2019 年高達2，275篇，其中學術期刊文章1，092篇，雜志文章380篇，行業出版物380篇，由此看出2000年以后圖書館戰略規劃的文獻特別是學術期刊文章占絕大多數。

但是，長期以來，也有學者對戰略規劃的熱潮潑冷水。他們認為戰略不能規劃，能規劃的不是戰略；高等教育界的戰略規劃本質上是浪費時間，甚至印制發放就是浪費紙張；戰略規劃的作用很有限；有的學者甚至對戰略規劃持徹底否定的觀點[10-13]。盡管如此，由于政治、經濟、文化以及技術的快速變化，并因應高校和圖書館普遍的公司化管理趨勢，以及為了更直接地對服務群體、社區和上級管理機構負責，現在幾乎所有美國大中型圖書館都紛紛制定戰略規劃或發展戰略。在沒有其他普適性更廣、可操作性更強、效果更好的替代方法的情況下，戰略規劃活動已成為學術圖書館運作的有機部分，戰略規劃也已變成常見的圖書館管理工具。在美國圖書館界，戰略規劃被普遍接受為“幫助(圖書館)重點關注機構使命、大環境潮流和未來方向，以及幫助調整資源配置以實現具體目標的有效方式之一”[14]。

2 哥大圖書館的“戰略方向”制定

筆者就職于美國哥倫比亞大學圖書館(Columbia University Libraries，以下簡稱“哥大圖書館”)，參與了最近一次的戰略規劃制定和實施。下文介紹和分析哥大圖書館戰略方向的制定和實施，供圖書館界借鑒。

2.1 總況

2015 年哥大圖書館新館長兼哥大副教務長安·桑頓女士(Ann Thornton)一上任，就啟動圖書館制定戰略方向的程序，以配合幾乎同時成立的哥大“教務長圖書館咨詢委員會”(Provost’s Advisory Committee on the Libraries，簡稱“圖書館咨詢委員會”)，特別是其戰略方向工作組的戰略規劃工作。由于哥大圖書館主管領導層特別強調圖書館的規劃制訂、具體行動和圖書館全員參與的過程，以及向圖書館所有部門和所有工作領域覆蓋，所以哥大圖書館戰略規劃的“用詞”確定為“戰略方向”。哥大圖書館確定的“戰略方向”為：“反映我們最高愿望的聲明；持續決策的試金石；將資源配置到最有影響力的戰略努力和舉措的指南。”[15]關于哥大圖書館“戰略方向”流程和實施年限跨度，開始時隱約提到“為期10年”，緊接著總圖書館館長提到“為期5年”，后來確定“應為不斷發展、將來永久”。

為更好地制定戰略方向，哥大圖書館舉辦了各種形式和多種系列的報告、動員會議、學習、討論和準備活動。2016 年圖書館咨詢委員會戰略方向工作組報告發布，圖書館戰略方向工作隨后圍繞報告的主要精神而制定“致力于包容、提升知識、激發探索、促進發現、塑造話語、賦予員工權利”六大戰略方向的文件[15]。

從2017年初開始，哥大圖書館就六大戰略方向提出多個倡議，并根據各戰略方向倡議組建多個團隊；有些倡議分成兩三個分倡議，并有分團隊對其負責。圖書館舉行無數次大小不一、類型不同的會議，開展多次調查和分析測評，布置大量具體工作，得出很多結論，取得很多成果。

2.2 圖書館咨詢委員會與戰略方向工作組報告

2015 年哥大教務長委托“圖書館咨詢委員會”與圖書館新領導層一起研究大學圖書館的戰略方向。圖書館咨詢委員會由4名學生、17名不同學院的教授和7名包括圖書館館長在內的各級圖書館領導組成。圖書館的高效率被視為完成哥大教學和研究使命的核心部分。圖書館咨詢委員會調查圖書館收藏、服務和其他方面的現狀和問題，思考未來10年圖書館的優先發展事項，并評估圖書館如何進一步提高效率。

2016年5月圖書館咨詢委員會戰略方向工作組開始工作。圖書館咨詢委員會下設3個分委員會，包括學生成功分委員會、教授服務分委員會和館藏建設分委員會。每次分委員會會議都由兩位圖書館副總館長和分館館長負責主持，他們在每次會議之前，都向與會者提供會前閱讀材料。分委員會會議的主要目的是對促進學生成功，支持研究和教授服務，以及制定館藏建設、管理和保存戰略三大領域進行調查、提出評估和建議。調查結果和建議主要涉及溝通、預算、空間和評估四方面。

2016年11月哥大教務長發布以“教務長圖書館咨詢委員會戰略方向工作組報告”為題的圖書館委員會報告，總共16頁[16]。報告主要內容如下：

第一部分為一般建議，包括：(1)溝通：與師生溝通；(2)預算：改善基礎設施和提高工作人員能力；參與大學大規模集資任務，形成高層次的捐贈人團體；(3)空間：集中圖書館3個數字化中心和數字學術中心，并配置場地；營建學習空間；(4)評估：評估當前和今后安排新資源的有效性。

第二部分為學生的成功，包括：(1)與學生溝通；圖書館加入教學委員會；(2)對課程教學的系統性支持；(3)規劃新的學術課程需咨詢圖書館；(4)與教學中心合作。

第三部分為館藏建設、保存和管理，包括：(1)與教授密切合作；(2)館藏建設政策應向教授公開并定期更新。

第四部分為教授服務，包括：(1)技術基礎設施和行政結構改進；(2)數據存儲和學術共享。

戰略方向工作組報告中的“一般建議”關注圖書館最重要的問題：與師生交流、財政預算、空間場地和效率評估；其余3部分針對圖書館傳統的、也是最重要的功能，即服務學生和教授，以及建設館藏。具體而言，這份報告在以上框架內對圖書館以及咨詢委員會更好地運作提出25項非常中肯、有前瞻性和切實可行的建議。

2.3 戰略方向倡議及其團隊

圖書館咨詢委員會的戰略方向工作和“戰略方向工作組報告”是圖書館在制定和落實戰略方向工作的樣板和指針。2015—2016 年，將圖書館戰略方向計劃分為4 個階段為第一階段為“戰略思考技能發展”，即通過開展“共同傾聽、思考和計劃(listening，thinking and planning together)”等宣傳、教育和鼓動活動，提高圖書館員工的戰略思考技能，并統一思想。第二階段為與圖書館利益相關者進行專題討論，獲取意見和建議。第三階段為綜合整理圖書館利益相關團體的意見。第四階段為擬定戰略方向文本。為配合該項工作，戰略方向單獨的內部維基網站、公共網頁、專業發展技能實驗室，以及意見和反饋的公開電郵都很快得以建立或開通。

到2016 年秋，通過無數次會議和SWOC(Strength，Weakness，Opportunity and Challenge，優勢、劣勢、機會和挑戰)分析等，最后擬訂出“致力于包容、提升知識、激發探索、促進發現、塑造話語、賦予員工權利”六大戰略方向文件。

從2017年開始，哥大圖書館就這六大“戰略方向”提出17個可能的“戰略方向倡議”，并組建17個團隊，每個團隊由至少四五名成員和1名組長組成。有些倡議分成兩三個“分倡議”，并有分團隊對其負責。有的團隊，如“提升知識”項下的“隱藏館藏”團隊的“隱藏館藏元數據”分團隊成員有13人之多[17]。

六大戰略方向的部分“戰略方向倡議”如下：(1)戰略方向：致力于包容。戰略方向倡議包括：更多樣化/嵌入式支持和歡迎，等等。(2)戰略方向：提升知識。戰略方向倡議包括：隱藏性館藏，有效高效地組織，原生數字化資料，等等。(3)戰略方向：激發探索。戰略方向倡議包括：數字化學術等。(4)戰略方向：促進發現。戰略方向倡議包括：學生參與等。(5)戰略方向：塑造話語。戰略方向倡議包括：共享館藏，協作館藏建設，等等。(6)戰略方向：賦予員工權力。戰略方向倡議包括：文化變化與參與及其服務的機遇，敏捷反應，等等。

2.4 全體員工參加戰略方向的進程

除17個團隊和分團隊成員外，圖書館每個員工都要參加戰略方向進程。全館動員大會和六大戰略方向ETTG (Ear To The Ground，傾聽基層)會議，自然是每個員工都應參加的。全館大會邀請商學院著名的管理學教授喬爾·布羅克納做題為《過程很重要》的報告，并向每個員工散發紙質同名專著一冊[18]。同時，面向全館員工舉辦每半年一次、但內容相同的圖書館論壇(Library Forum)。此外，平均每一兩個月有一次會議和活動的哥倫比亞圖書館和信息專業成員委員會(Committee for Columbia Library and Information Professionals)就戰略方向開展報告、討論、座談會等活動。各個分館更是開展各種形式的配合總館戰略方向的動員、宣傳、討論和實施活動。由圖書館部門領導和分館館長組成的“管理委員會”，單2015年10月到2016年3月就先后舉行了諸多會議和活動，包括彈性思考、系統思考、生成性思維、重新思考組織、四框架思考、優勢發現、四象限決策矩陣(Four Quadrant Decision Making Matrix)分析、SWOC分析等。對普通員工來說，除分館會議和活動外，2016 年4-6 月，每次兩小時的總館ETTG會議就達10余次，部分會議內容包括數字化項目組，編目和元數據，使用服務組，采訪組，技術、網絡和基礎設施，檔案工作組，資料處理和保存，采購、財務和行政，多元化、包容、社會正義，等等。

17個團隊和分團隊舉行了很多會議和活動，以確定各自的倡議和建議內容。有些分團隊的分倡議被認為非常重要。比如，“文化變革/參與和服務機遇分倡議(Culture Change/Opportunities for Participation & Service Initiative)”分團隊于2018年秋委托校外調查公司進行“全體員工參與度調查(All-Staff Employee Engagement Survey)”，旨在讓哥大圖書館員工以匿名的方式就其作為圖書館工作人員經歷回答問卷問題、反饋信息，以了解全體員工參與的優勢和不足。調查結果所揭示的不足讓管理層感到意外。2019年初哥大圖書館管理層以調查結果為基礎，在管理運作透明度、執行時間表和雙向交流溝通等方面采取了一系列有針對性的行動和變革。

3 哥大圖書館的“戰略方向”評估

哥大圖書館制定實施的“戰略方向”流程已開展了兩年，取得很多成果。比如，制定允許師生和研究人員使用尚未處理的館藏(特別是檔案特藏)，并對其盡早重點處理的政策；數字化保存4，000多種口述歷史記錄以及7，000多種其他獨特的音頻視頻館藏；與普林斯頓大學、紐約公共圖書館和哈佛大學共享位于普林斯頓大學一個校區的校外密集書庫館藏；與“常春藤+(Ivy Plus)”圖書館聯盟的13位成員一起計劃如何改進采訪、發現和跨機構使用成員館館藏；提高對所有館員出差旅行的資助，并對各級員工提供更包容的旅行資助。單就中國口述史項目(Chinese Oral History Project)特藏而言，那些幾十年不被處理的檔案得到處理、編目；幾乎所有的特藏使用指南(Finding Aid)都得以改進。

戰略規劃制定和實施的評估體系不可能統一。哥大圖書館采用“戰略舉措目標和評估指標(Strategic Initiatives Objectives and Evaluation Indicators)”，主要強調和比較“投入、產出、結果、影響(inputs，outputs，outcomes，impact)”4個指標及其之間的多少。評估不同的舉措應選用和參照有關的會議數量、工作時間、項目重要事項、年度報告和問卷調查結果等不同數據，以界定和比較指標。這些指標并沒有包含一些意外的結果。比如，很多圖書館員工在從事本職工作的同時，還集中參加有關戰略方向的各種會議、活動和工作，明顯感覺到力不從心，甚至出現“會議疲勞癥”，工作進度和效率均受到一定影響。戰略規劃與運營規劃(operational planning)明顯不同，但有些戰略方向倡議把運營規劃乃至日常工作事項混淆成戰略規劃和戰略方向。更者，戰略規劃的政治性因素和圖書館及其館員的政治性因素[19-20]幾乎完全被排除在規劃和評估之外。因此，有的戰略方向的倡議和舉措短期內難以進行實質性評估。

但是，除實際成效外，戰略規劃過程本身和最廣泛的參與就是決策者期待的變化和成效，而且各種正式和非正式活動中不斷地重復戰略規劃的主題和關鍵詞可以對組織文化產生決定性影響[11]。至少，“為了充分利用我們的戰略規劃工作，我們應該認識到這個過程最重要的間接益處之一是提供可以幫助各個館員在出現新機會時能進行戰略性思考，并就如何更好地為用戶服務做出明智的選擇”[14]。