信息化管理系統在高職院校中的應用

倪喜琴 鄒修建

摘 ?要：隨著科技的發展，“互聯網+”信息化系統走進高職院校，高職院校行政秘書要熟練運用信息化技術提高行政工作管理效率，首先要適應信息化辦公環境并靈活運用，第二要在云服務平臺下開發和管理微視頻資源，利用碎片化時間通過微視頻資源學習信息化系統使用方法，提高工作效率，第三利用“互聯網+”技術，根據工作需要構建相應的軟件平臺，提升科學化管理水平和效率等。

關鍵詞：“互聯網+”;信息化校園;高職院校行政秘書;微視頻

中圖分類號：TP274 ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）15-0143-03

Abstract：With the development of science and technology，the “internet plus” information system has entered higher vocational colleges. The administrative secretaries of higher vocational colleges must use information technology to improve the efficiency of administrative work. First，they must adapt to the information office environment and use them flexibly. The second is to develop and manage micro-video resources under the cloud service platform，and use fragmented time to learn the use of information systems through micro-video resources to improve work efficiency. Third，use “internet plus” technology to build corresponding software platform according to the need of work，and improve the level and efficiency of scientific management.

Keywords：“internet plus”;information campus;administrative secretary of higher vocational colleges;micro-video

0 ?引 ?言

高職院校行政管理秘書是各職能部門的聯系紐帶，也是師生之間不可或缺的協調人員，發揮著下情上報、上情下達的重要作用。傳統紙質的高職院校行政管理模式在“互聯網+”信息化校園環境中捉襟見肘，導致管理效率低下，部分資源得不到有效管理與利用，一定程度上阻礙了高職院校各項工作的高效運行。在“互聯網+”信息化校園背景下，高職院校行政管理秘書機遇和挑戰并存，筆者將從高職院校行政管理秘書主要承擔的工作內容、行政秘書在工作中存在的主要問題及“互聯網+”背景下行政秘書工作效率提升策略三方面進行闡述分析。

1 ?高職院校行政秘書主要承擔的工作內容

在高職院校，行政管理秘書應對學院的軟硬件資源、師資情況、學院年度重要事件等做到了如指掌，隨時應答。據調查，江蘇信息職業技術學院（簡稱蘇信院）行政秘書主要負責辦公室日常工作、突發性工作、會務工作及事務性管理工作四方面的工作。辦公室日常工作主要包括辦公用品的領用和分發、勤工助學工作的管理、歸納整理各項工作的原始資料，并進行掃描、傳送、歸檔以及查閱等;突發性工作主要包括及時維修辦公室或教職工的故障電腦或打印機及臨時性工會工作;會務工作主要是負責二級學院內會議室的準備，會議投影儀、一體機等硬件設備的調試，會議主題背景調試，會議記錄并整理歸檔;事務性管理工作指對接高職院校的職能部門完成相關工作，例如對接人事處主要完成對二級學院教職工的考勤、職稱評聘、榮譽申報等;對接財務處主要完成經費預算、日常報銷、手機報賬、專家發放等工作;對接院辦主要完成二級學院黨政材料、教學材料及學生獲獎等信息歸檔上傳等工作。對接國有資產管理處主要完成二級學院國有資產的入庫、報廢、驗收等工作。

為了適應信息化校園的快速發展，行政管理秘書的一部分工作已經信息化，如蘇信院引入了信息化門戶平臺，在該門戶平臺上集成了人事信息管理系統、財務手機報賬系統、檔案管理系統、資產采購管理系統。在蘇信院，行政管理秘書的部分工作可以借助信息化門戶平臺來完成。蘇信院信息門戶平臺如圖1所示。

2 ?高職院校行政管理秘書工作中存在的主要問題

2.1 ?信息化管理能力不強

隨著科學技術和網絡技術的不斷發展，高職院校邁進了信息化校園時代，各高職院校均有或是正在建設符合自身需求的信息化管理系統，在蘇信院，自“十三五”規劃以來，先后引進了信息門戶大數據平臺（包含人事信息管理系統、財務手機報賬系統、檔案管理系統等），高職院校行政管理秘書不僅需要熟練操作大數據平臺中的信息化系統，還需要總結工作經驗，為優化信息化管理系統多提寶貴建議，但是大多數的高職院校行政管理秘書每天忙于本職工作，或者處理突發事件，首先無法為信息化系統更加完美地完成工作提出寶貴的建議，其次需要在不同的信息化系統中切換，無法熟練使用好信息化系統，在操作上遇到問題總是花很多時間去咨詢，導致行政管理秘書把自己的時間浪費在重復一個同樣的任務上，最后往往是應付差事。

2.2 ?考核指標難以量化

高職院校行政管理秘書崗從傳統觀念來看是個可替代性強的崗位。部分高職院校普遍認為行政秘書崗事務繁忙，無法創造出與教師一樣的社會效益和影響，所以不需要進行量化考核，久而久之行政管理秘書的工作積極性會受到影響。筆者通過調查問卷的形式調查了蘇信院行政管理秘書工作滿意度，根據調查問卷結果顯示，大部分行政管理秘書認為高職院校行政管理工作既忙又亂，還得不到認可，績效考核時難以量化，工作積極性受到影響。

3 ?“互聯網+”背景下高職院校行政秘書工作效率提升策略

隨著信息時代的到來和網絡運營商的提速，新的多媒體傳輸形式開始滲透到高職院校的生活和工作中。作為一種新的流媒體，微視頻在高職院校方興未艾，同時簡單高效的云服務平臺也受到高職院校的歡迎。在云端，行政管理秘書可以利用碎片化時間通過微視頻來學習信息化系統的操作方法，還可以制作有利于提高工作效率的微視頻上傳至云端用共享。搭建一個高職院校微視頻共享平臺，不僅可以提高職院校行政管理秘書的工作效率，也對高職院校信息化發展有極大的現實意義。

3.1 ?搭建云服務平臺

云服務平臺是新一代移動辦公服務平臺，是一種簡單高效、安全可靠、處理能力強的計算服務。作為“互聯網+”信息化校園的一名行政管理秘書，需要理解并學習搭建云服務平臺。在蘇信院，目前擁有完整的云服務平臺和標準化的云服務平臺管理方法，硬件資源（服務器、共享存儲、網絡設備等）和軟件資源（虛擬化軟件、云服務平臺）的維護不需要用戶考慮，由現代教育中心統一管理分配。蘇信院云管理平臺如圖2所示。

行政管理秘書只要按需向現代教育中心申請資源、創建虛擬機和網絡、管理微視頻共享平臺。搭建云服務平臺步具體操作流程如圖3所示。

行政管理秘書根據智能提示搭建好云服務平臺，可以為后期在云服務平臺上學習工作提供有力的保障。

3.2 ?開發和管理云服務平臺下微視頻資源

微視頻是指個體通過PC、手機、攝像頭等多種視頻終端攝錄、上傳至互聯網進而播放共享的短則30秒，長則20分鐘左右的視頻短片的統稱。由于科學技術的迅猛發展和數據存儲結構的巨大變革，云服務平臺下的微視頻資源在信息化校園時代受到了熱烈的歡迎，符合了碎片化與“微”時代下的必然要求。微視頻內容“短精快”，符合高職院校教職工在空閑時間學習的需求。行政管理秘書在搭建好的云環境下，可以將微視頻資源通過數據壓縮上傳到云端，進行統一管理。微視頻資源上傳云空間的界面如圖4所示。同時也可以使用電腦、手機等終端設備快速連接到云端獲取微視頻資源。面對層出不窮的新的信息化平臺，行政管理秘書要利用信息化平臺提高工作效率，例如利用碎片時間通在云平臺上點播學習信息化平臺操作方法的微視頻。可以說微視頻資源平臺已經變成了當下最常見的信息傳遞方式之一，有著自己獨特的地位。因此，新時代的高職院校行政管理秘書有必要掌握云環境下微視頻資源平臺的使用方法，以提高工作效率。

3.3 ?學習信息化技術提升信息化創新能力素養

隨著互聯網技術的深入發展，作為一名信息化校園的高職院校綜合秘書不僅需要走入、適應信息化校園，更應該融入信息化校園，為信息化校園的發展添磚加瓦，學習信息化技術提升創新能力素養。

3.3.1 ?提升開發系統能力

高職院校行政管理秘書每天處理的事情外人看來瑣碎繁雜，但是自己要理順思路，進行定期歸檔，為所做的工作留下痕跡，為績效考核提供有力的依據。例如教學工作量統計，筆者設計了教學工作量統計系統并上傳至云端，教職工只需要在云端按照要求錄入基本課時量和超課時量，單擊提交按鈕后教研室主任可以在線審批，教學院長可以第一時間根據需要查看匯總教學工作量，并可以導出教學工作量打印歸檔，不但方便歸檔，為后期績效考核提供重要依據，而且還可以讓行政管理秘書從反復處理、雜亂無章的事情中解放出來，使其更加專注于其他工作的研究，提高其工作積極性。

3.3.2 ?組建信息化團隊

依托本校現代教育中心的技術力量、硬件設備和人力資源，高職院校行政管理秘書可以組織開設一個信息化團隊，在架設好的云環境下部署微視頻共享資源。隨著“互聯網+”信息化校園的來臨，信息化數據平臺也越來越全面，作為新時代的一名秘書，不僅需要靈活運用信息化平臺提高工作效率，更需要集中集體智慧優化信息化平臺，錄制、拍攝微視頻并上傳微視頻至云環境下的微視頻資源平臺共享學習，行政管理秘書可以利用有限的時間做更多有意義的事情。

4 ?結 ?論

高職院校行政秘書是“互聯網+”信息化校園發展過程中的重要組成之一，也是一股重要的力量，高職院校應重視行政管理秘書的相關工作。在“互聯網+”信息化校園背景下，作為新時代信息化校園的行政管理秘書，應該利用信息化技術努力提高自身素養、業務能力素養以及創新能力素養，確保具有應對當前時代挑戰的能力，高效解決工作中出現的各種問題，從而更好地為高校教育現代化和高校行政管理工作發展做好服務。

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作者簡介：倪喜琴（1983—），女，漢族，江蘇無錫人，助理研究員，本科，研究方向：計算機科學與技術、教育管理研究。