時(shí)代信息化背景下實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)高校檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變研究

胡傳珠

（山東體育學(xué)院 山東·濟(jì)南 250100）

高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案以信息的方式記錄了學(xué)校各個(gè)活動，使學(xué)校進(jìn)行的每一項(xiàng)工作有理有據(jù)，有跡可循，因此高校檔案的保存和管理對于學(xué)校的良好發(fā)展具有重要意義。而在時(shí)代不斷發(fā)展的過程中，無論是從信息的數(shù)量還是種類上都呈現(xiàn)出近乎爆炸式的劇增趨勢，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為高校檔案管理工作提出嶄新的要求和挑戰(zhàn)。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展走向，并且從實(shí)踐意義上來說也無法滿足高校的實(shí)際需求。因此，在信息化時(shí)代背景下，要求高校認(rèn)識到信息化檔案管理的重要性，明確當(dāng)前在高校檔案管理工作開展過程中存在的問題，并且制定及時(shí)有效的解決方法并加以實(shí)施，進(jìn)而為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 高校檔案信息化管理的重要意義

1.1 高校檔案信息化管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新形勢

高校作為青年人文化教育中的主要陣地，是當(dāng)前形勢下我國文化事業(yè)發(fā)展的重要核心。隨著世界多極化趨勢的發(fā)展，世界各國聯(lián)系越來越密切，一個(gè)國家強(qiáng)盛的標(biāo)志在很大一部分上取決于這個(gè)國家的軟實(shí)力，同樣一所高校育人水平的高低也在很大程度上受到自身文化積淀的影響，我們能夠看到大部分有名的高校其自信來源于長久以來文化和價(jià)值觀的相傳，而高校自身發(fā)展歷史的記載、文化知識的沉淀、轉(zhuǎn)變發(fā)展理念的重要參考依據(jù)、凝聚發(fā)展共識的主要形式就是高校的檔案管理工作。但是在社會不斷發(fā)展的背景下，檔案資源數(shù)量急劇提升，并且檔案內(nèi)容也朝著多元化的方向發(fā)展，使得傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下的實(shí)際需求。再加之電子政務(wù)的普及，高校檔案管理的信息化的建設(shè)轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為一種發(fā)展的新形勢。

1.2 高校檔案信息化管理符合時(shí)代發(fā)展的新需要

時(shí)代快速發(fā)展帶給我們諸多便利，但是在帶來便利的同時(shí)，我們所生活的環(huán)境也在面臨資源短缺的問題，我們不難看出，我們的生活中，越來越多依靠不可再生資源存在的物品在逐漸減少，環(huán)境保護(hù)、綠色出行、勤儉節(jié)約，這些時(shí)代為我們提出的需要更需要我們在方方面面去執(zhí)行。高校的信息化管理符合時(shí)代發(fā)展的需要，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，信息化的檔案管理將節(jié)省大量成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式在整理、保存、查閱方面都需要大量的人力物力資源予以支持，拋去使用的紙質(zhì)和檔案盒等資源不說，單單在檔案保存方面，對場地環(huán)境等客觀因素要求就比較高，并且會占用大量的空間資源。相比較而言，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案后，信息化檔案在保存方面的優(yōu)勢明顯，信息化檔案服務(wù)旨在使高校檔案管理機(jī)構(gòu)更輕松，更環(huán)保、更便利地保存和提供有關(guān)高校的人員信息、學(xué)術(shù)成果等相應(yīng)文件。

1.3 高校檔案信息化管理適合時(shí)代發(fā)展的新要求

隨著信息時(shí)代4G網(wǎng)絡(luò)的普及甚至當(dāng)今5G網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息時(shí)代告訴我們屬于這個(gè)時(shí)代的特點(diǎn)——快。時(shí)代發(fā)展將實(shí)質(zhì)信息化變成現(xiàn)實(shí)，極大的釋放了信息傳輸和信息處理的速度，高校作為創(chuàng)新知識的主要基地之一，聚集了大量的現(xiàn)代化的信息資源。而高校要想順應(yīng)時(shí)代的變遷進(jìn)行可持續(xù)性的發(fā)展，需要對這些信息資源進(jìn)行充分的挖掘，將其功能有效發(fā)揮出來，進(jìn)而提升高校的實(shí)際發(fā)展價(jià)值。基于此，需要對檔案資源管理的效率與質(zhì)量進(jìn)行提升，而提升檔案資源管理最有效的方法就是將傳統(tǒng)的檔案管理方法信息化，借助科技手段為高校檔案管理賦能，以此為有效發(fā)揮檔案資源的實(shí)際使用價(jià)值奠定良好的基礎(chǔ)。因此，對于當(dāng)下檔案管理質(zhì)量與效率的提升，進(jìn)行合理性的高校檔案管理信息化建設(shè)顯得極為重要。

2 高校檔案管理在信息化過程中存在的問題

2.1 高校檔案信息化管理意識薄弱

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)開始逐步向信息化進(jìn)行轉(zhuǎn)變。但是在實(shí)際工作過程中，部分高校負(fù)責(zé)人以及管理人員自身的管理理念較為滯后，對信息化檔案管理的建設(shè)沒有足夠的認(rèn)識，在檔案管理過程中仍側(cè)重于使用傳統(tǒng)的管理方式，沒有進(jìn)行有效的優(yōu)化和創(chuàng)新，使得信息化檔案管理的建設(shè)受到嚴(yán)重的阻礙。具體分析來看，第一，不少高校師生、高校檔案管理人員甚至高校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的開展，認(rèn)為檔案管理工作對于高校教學(xué)水平的提高沒有實(shí)質(zhì)性的作用，從而忽視對于檔案管理工作開展的督促和落實(shí)。第二，即使部分高校人員認(rèn)識到檔案管理對于高校發(fā)展的重要性，但是在落實(shí)方面也存在問題，缺乏一定的執(zhí)行力，使得檔案管理工作與其他高校管理工作分隔開來，并不利于檔案管理服務(wù)水平的發(fā)揮。第三，部分高校檔案管理人員對于學(xué)校信息可持續(xù)發(fā)展意識淡薄，不重視學(xué)校文化及數(shù)據(jù)信息的傳承，對于長時(shí)間存放的檔案不關(guān)心、不重視，忽視檔案的長時(shí)間管理。

2.2 高校檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

高校檔案管理工作的創(chuàng)新離不開管理手段和硬件設(shè)施的革新，如果管理手段和硬件設(shè)施較為落后，那么高校檔案管理工作則難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。將紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)變，對整合、分配高校內(nèi)部的信息資源有著重要的作用，并且信息化的檔案管理也是將高校相應(yīng)有關(guān)資源信息化的主要途徑。但是在當(dāng)下實(shí)際建設(shè)過程中，受到資金條件、時(shí)間條件等因素的制約，使得高校信息化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)受到影響。第一，信息化基礎(chǔ)設(shè)備的引進(jìn)仍沒有實(shí)質(zhì)的進(jìn)展，紙質(zhì)檔案資源沒有進(jìn)行有效的數(shù)字化，使得信息化檔案管理的建設(shè)受到嚴(yán)重的制約。第二，針對信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)無法滿足高校的實(shí)際使用需求，呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化程度較低、規(guī)模小等問題，進(jìn)而對信息化檔案資源的開發(fā)與使用產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。第三，由于管理手段以及硬件設(shè)施較為落后，一些檔案資料的搜集、儲存以及查閱都受到不同程度的影響，難以有效提高檔案管理工作的效率和保障管理工作的質(zhì)量。

2.3 高校檔案信息化管理制度不夠完善

在教育部和國家檔案局制定《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，第八條明確規(guī)定高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)：擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)。但是隨著時(shí)代的變革和更新很多高校在開展高校檔案信息化管理建設(shè)工作的過程中忽視了規(guī)章制度的更新，甚至在實(shí)行檔案信息化管理之后，制度仍然為傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息化管理制度。另外，即便部分高校制定了信息化檔案管理的制度，但是其制度缺少可行性，部分內(nèi)容板塊沒有較大的改變，也沒有進(jìn)行有效的完善，使得相關(guān)管理人員在進(jìn)行實(shí)際管理工作時(shí)無據(jù)可依，對信息化檔案管理的建設(shè)產(chǎn)生重大的影響，無法滿足當(dāng)下時(shí)代對高校檔案信息化管理提出實(shí)際要求。

3 新時(shí)代高校檔案信息化管理建設(shè)的優(yōu)化策略

3.1 強(qiáng)化高校相關(guān)人員對檔案管理信息化的意識

在當(dāng)下高校檔案管理過程中，要想有效加快信息化檔案管理建設(shè)的速度，需要在開展工作的過程中注意以下幾點(diǎn)：第一，督促高校的負(fù)責(zé)人以及相關(guān)管理人員正確認(rèn)識信息化檔案管理工作的重要性，并且可以適當(dāng)開展對于檔案管理人員的思想教育工作，進(jìn)而幫助檔案管理相關(guān)人員突破傳統(tǒng)的檔案管理局限，從思想上接受高校檔案從紙質(zhì)到信息化轉(zhuǎn)變的過程。第二，明確信息化檔案建設(shè)對高校自身可持續(xù)性發(fā)展的作用，加強(qiáng)學(xué)校其他師生對于檔案管理工作的重視，使其積極配合檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，為信息化檔案管理的建設(shè)營造出良好的環(huán)境。第三，繼續(xù)強(qiáng)化人們檔案管理意識的同時(shí)，可以適當(dāng)采取借助科學(xué)有效的宣傳手段，潛移默化地影響人們的思想觀念，讓學(xué)校師生真正認(rèn)同、接受高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展道路。

3.2 提高高校對于檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

高校信息化檔案基礎(chǔ)建設(shè)大致可以分為兩個(gè)部分，即軟件設(shè)施建設(shè)和硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施的建設(shè)為實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理提供基礎(chǔ)和前提。因此，學(xué)校需要重視對信息化檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)，加大對其的資金投入，以此來有效提升高校在開展檔案信息化管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也為后續(xù)大數(shù)據(jù)技術(shù)加入檔案信息化管理建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。在實(shí)際建設(shè)過程中，學(xué)校可以根據(jù)自身實(shí)際情況，采取不同的改善措施，例如，追加資金投入，在硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，重視對計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)備的引進(jìn)及更新等等；針對軟件方面的建設(shè)，學(xué)校需要建設(shè)屬于本校的信息化管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等軟件，以此來實(shí)現(xiàn)對基礎(chǔ)設(shè)施的有效建設(shè)，為之后的檔案資源整合創(chuàng)造有利條件。

3.3 完善高校檔案信息化管理制度

高校可以結(jié)合本校的實(shí)際發(fā)展情況，制定出健全完善的信息化檔案管理制度。與高校檔案信息化管理制度的相關(guān)制定者可以依據(jù)教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定出規(guī)范、合理、健全、實(shí)施性高的制度與機(jī)制，以此來規(guī)范信息化檔案的管理。第一，在實(shí)際管理過程中，高校可以采取實(shí)施責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的制度，以此來規(guī)范檔案管理人員的行為，有效端正檔案管理人員的態(tài)度。第二，學(xué)校可以結(jié)合本校發(fā)展的實(shí)際情況，制定適合本校的績效考核制度，并且此機(jī)制需要與檔案管理人員的薪資報(bào)酬掛鉤，通過這種方式提升信息化檔案管理的質(zhì)量與效率。第三，學(xué)校可以設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對在實(shí)際工作中有突出表現(xiàn)者給予一定的精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此來激勵(lì)管理人員的工作熱情，調(diào)動員工的積極性。

4 結(jié)語

綜上所述，時(shí)代的革新，科技的進(jìn)步，對高校的檔案管理工作提出了更高的要求。信息時(shí)代環(huán)境下高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，既要滿足存儲量大、處理速度快的要求，又要依據(jù)本校的實(shí)際情況，構(gòu)建起科學(xué)合理的檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)還要提供實(shí)施高校檔案信息化管理的保障措施。總之，通過上述措施，可以讓高校檔案管理在信息時(shí)代的環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理從紙質(zhì)化到信息化的轉(zhuǎn)變，構(gòu)建科學(xué)合理的，適合時(shí)代發(fā)展趨勢的高校檔案管理模式。