漯河市檔案館近五年民生檔案利用情況調查

■周云霞/河南省漯河市檔案館

一、近五年民生檔案利用情況分析

（一）從民生檔案利用人次分析

2014 年檔案利用總人次為274人次，其中民生檔案利用人次為201人次，占檔案利用總人次的73%；2015 年檔案利用總人次為501 人次，其中民生檔案利用人次為357 人次，占檔案利用總人次的71%；2016 年檔案利用總人次為303 人次，其中民生檔案利用人次為206 人次，占檔案利用總人次的68%；2017 年檔案利用總人次為852 人次，其中民生檔案利用人次為710 人次，占檔案利用總人次的83%；2018 年檔案利用總人次為661 人次，其中民生檔案利用人次為517 人，占檔案利用總人次的78%。可見，民生檔案利用人次在檔案查閱總人次中占絕對優勢，利用率在整個館藏檔案中遙遙領先。

表1 漯河市檔案館2014-2018 年民生檔案利用類型統計表

（二）從民生檔案利用卷/件次分析

2014年共查閱民生檔案453卷/件，2015 年共查閱民生檔案1333 卷/件，2016 年共查閱民生檔案1535 卷/件，2017 年共查閱民生檔案2808 卷/件，2018 年共查閱民生檔案3636 卷/件。五年間人均查閱4.9 卷/件，查閱卷/件次總量呈上升趨勢。

（三）從民生檔案利用目的分析

當前，民生檔案利用目的豐富多樣，與經濟社會的發展，日常社會活動的結合越來越緊密。具體情況如表1：

從表1 中可以看出，在2014-2018年的民生檔案利用中，退休核實工齡、學籍學歷認證、落實個人待遇是近幾年利用的重點，通過查考憑證，切實解決個人人權、物權等切身利益問題。這些檔案主要分布在知青辦、師范、藝術師范、市政府、政府辦、勞動局、人事局、教育局、房管局等全宗中，可見，這些全宗是近些年民生檔案利用的重點。

二、民生檔案利用存在的問題

（一）檔案干部隊伍素質有待提高

民生檔案分散分布在各門類檔案之中，各系統、各行業檔案整理方法、重點及要求不盡相同，而相關檔案工作人員，專兼職不一，專業水平參差不齊，檔案隊伍整體素質不高。尤其是一些兼職檔案員，未接受過正規的檔案工作人員崗前培訓，缺乏檔案專業知識。再加上有些部門檔案工作人員更換頻繁，直接影響檔案工作水平。這些情況都給民生檔案收集整理的規范化、標準化帶來了困難，影響了民生檔案的質量。

（二）民生檔案種類有待豐富

漯河市檔案館現存建國前檔案7個全宗、80 卷，建國后檔案258 個全宗、24 萬余卷（件)，專門檔案30 種，資料3萬多冊。但在檔案征收過程中，個別部門為了平時業務工作使用上的方便，不愿意移交相關民生檔案，再加上受庫房容量的限制，館藏民生檔案種類及總量相對偏少。

（三）民生檔案專題數據庫建設有待充實

漯河市檔案館非常重視檔案信息化建設工作，截止目前，2000 年以前永久檔案、民生檔案已全部完成數字化，部分利用率較高的全宗2015 年以前永久檔案也已全部完成數字化。但建立民生檔案專題數據庫的只有知青檔案、學籍檔案、招工檔案、聘干檔案等為數較少的幾個全宗。其他利用率較高的如個人表彰類、干部任命類、職稱評定類、建設項目規劃類、政策落實類等民生檔案仍分散分布在各門類檔案中，這就給檔案的利用帶來了困難，影響了檔案的查全率和查準率。

（四）民生檔案檢索工具有待完善

當前使用的檢索工具，是針對全部檔案編制而成的，具有共通性、普遍性的特點。沒有針對民生檔案本身及民生檔案使用特點編制專門的檢索工具，這就影響了民生檔案查找利用的效率。再者，很多民生檔案都是分散保存在各門類檔案之中，如果沒有專門專業的檢索工具，會給準確及時的篩選出所有與查檔目的相關的檔案帶來困難，直接影響查檔利用效果。

三、加強民生檔案利用的幾點思考

（一）增強檔案干部隊伍素質

一是對檔案工作人員進行職業道德教育，用新時代新思想武裝頭腦，增強其責任意識、擔當意識，要從利用者心理需求出發，耐心細致做好服務，盡一切努力滿足利用者需求，樹立檔案工作者履職盡責、愛崗敬業、無私奉獻的良好形象。二是加強專業技能培訓。選派專兼職檔案工作人員參加市級、省級專業技能培訓班。定期組織業務學習，邀請經驗豐富、業務能力強的骨干介紹經驗、分享心得。以提高檔案隊伍整體理論知識水平和業務能力。

（二）充實民生檔案種類總量

一是加強民生檔案知識宣傳，提高各行業、各部門對民生檔案的重視程度，為民生檔案工作奠定堅實的思想基礎。二是做好對各部門、各行業民生檔案的監督指導工作。通過電話溝通、不定期走訪、召開專題會議等形式，加強與各行業、各部門檔案工作人員的溝通聯系，確保其保質保量、及時準確、規范有序的做好民生檔案的收集整理工作，為充實民生檔案資源提供源頭保障。三是拓寬民生檔案征收渠道，在常規檔案征收的基礎上，定期開展民生檔案專題征收活動、對散存的民生檔案指定專人跟蹤鑒定接收、重要活動產生的民生檔案提前接收等，通過靈活多樣的形式，充實民生檔案資源。

（三）加強民生檔案專題數據庫建設

不斷加大館藏民生檔案資源整合力度，充實完善知青檔案、學籍檔案、招工檔案等民生檔案專題數據庫。加快鑒定建設個人表彰、干部任命等專題數據庫。并以專題數據庫為單位，編制個性化、針對性強的檢索工具，以提高民生檔案利用效率。

（四）豐富民生檔案服務社會的形式

當前檔案查閱形式主要有現場閱覽、來電來函咨詢、電話預約查詢、授權查詢、計算機查閱等。在新時代的社會背景下，應積極拓寬服務渠道，適時開展網絡自助查詢、網絡在線咨詢服務等，及時準確地為社會各界提供優質服務。