加強建設項目檔案管理工作的探討

孫文靖

（常州信息職業技術學院 江蘇常州 213164）

一、建設項目檔案歸檔時存在的主要問題

目前，有些單位及個人還缺乏對檔案工作的正確認識，特別是建設工程項目檔案資料的歸檔工作重視不夠，重工程建設進度、輕檔案資料歸檔的現象普遍存在[1]。建設項目檔案管理工作沒有嚴格依照《檔案法》及相關的管理規范認真執行，工程管理、設計、施工及監理單位相互制約機制不完善，對各家施工單位沒有制定具有約束力的檔案管理機制。在任務重、時間緊、施工隊伍多的情況下，外加上趕時間、搶進度，項目檔案管理工作中諸多問題也隨之出現。主要有：

①項目檔案歸格不及時。項目檔案存在拖延、催交歸檔的現象，表明項目參建單位未按照《建設項目竣工文件編制及檔案整理規范》等規范標準認真履行其相應的檔案管理責任。

②項目檔案材料不夠齊全。項目檔案材料存在漏歸檔、少歸檔現象，尤其是相對應的電子檔案歸檔更不齊全。

③項目檔案記錄嚴謹性較差。工程名稱不統一、不準確、不規范等現象經常呈現。

④檔案書寫字跡不符合要求。簽名等沒有采用耐久性好的書寫材料進行書寫，而采用鉛筆、油筆等不符合要求的書寫字跡。

⑤部分材料上日期沒有標注年，只有月和日，形成時間模糊不清。

⑥竣工圖上有隨意涂改、勾畫和標注痕跡，有的用復印后的白圖替代藍圖，有的沒有竣工圖章，或圖章上填寫內容不全、字跡潦草，更有甚者還會出現手繪圖紙。

⑦很多文字性材料上未簽名蓋章，無法追查相關責任人，也缺乏必要的法律效力。

⑧歸檔圖紙和技術資料中有的被嚴重污損，個別之處已無法清晰辨認相關內容。

二、問題出現的原因

①重視程度不夠，同步管理不到位。各參建單位沒有意識到建設項目檔案的重要性，沒有很好地做到把項目檔案的收集、整理、歸檔工作列人工程項目建設規劃、合同管理與目標責任制中，沒有細化具體到相關部門和工作人員的崗位責任制和工作標準里，對其沒有相應的檢查、控制和考核舉措。有的雖有措施，但形同虛設，未嚴格執行。

②專業技術人員和個別工程項目檔案管理人員責任心差，業務技能不高，對所負責的項目不熟知，未履行好應有的收集、積累、整理等檔案工作責任，最終造成歸檔材料不全或漏歸，缺失的又沒有及時追回。

③個別施工單位未指定專職的檔案管理人員，通常指派某人兼職或臨時負責。這些非專職檔案管理人員沒有項目檔案管理專業知識，不熟悉歸檔整理規范，或者知之甚少。因此，檔案的整理歸檔工作從項目建設一開始就處于松散、脫節的管理狀態，很難做到項目檔案材料準確、完整、系統。

④監理單位監管意識淡薄，對項目檔案形成積累收集等方面監督管理不到住，未嚴格要求和督促施工單位認真做好施工檔案材料的積累、整理，也未及時對項目施工檔案材料內容進行審核把關。

三、解決問題的方法

①提高檔案歸檔意識，增強重視程度，明確各相關單位的管理職責。在制定項目計劃、安排施工步驟時，就要將檔案管理相關規定列入其中、各級項目管理部門，勘測、設計、工程管理、監理、施工單位應知曉各自職責，落實到人，確保竣工檔案的系統、準確，方便日后提供利用[2]。作為建設單位更要重視建設項目檔案工作，把項目檔案的形成和歸檔工作納入工程項目建設計劃、合同內容、職責范圍、工作標準和責任制中。建立嚴格、完善的檢查、控制及考核措施。明確分管領導，配備專職資料管理人員，負責項目檔案的收集、整理、歸檔。在合同內容中、針對各施工單位職責、違約條款予以細化，職責嚴明，措施得力，保障項目檔案及時、全面歸檔。

②完善制度，加強檔案法及建設項目檔案收集整理規范的宣傳、學習和培訓。◆進行檔案法及檔案收集整理規范的宣傳學習培訓。通過學習、宣傳檔案法規和項目檔案整理規范，讓每一個參建單位充分認識到依法治檔的重要性，從思想意識上時刻樹立責任意識，并了解和掌握相關檔案整理規范。◆制定適用項目竣工文件管理統一標準和規范。在工程開工前，對各相關單位必須強化竣工文件的標準規范化培訓，制定適用本項目竣工文件管理的統一標準和規范。◆適時組織檔案工作事宜協調會，處理好相關問題。建設單位應經常組織監理、施工、設計等單位，會同檔案管理部門就項目檔案工作事宜做好協調，把項目檔案工作真正落到實處，細化并強化管理，定期召開檔案工作協調會議，及時解決處理遇到的各類問題。

③監理單位應本著高度負責的態度，加大監管力度，緊隨工程建設進度，及時跟蹤、督促、檢查項目檔案資料收集整理工作。

④建設單位檔案人員應從項目立項開始，主動參與到工程各階段工作中，隨時了解進展情況，主動參與檔案工作的布置、指導、檢查和驗收，盡可能確保項目工程檔案完整、準確、系統，符合檔案規范的要求[3]。

綜上所述，思想重視、培訓到位、機制完善、執行嚴格，是有效保證重大建設項目檔案歸檔完整、準確、系統、及時、全面的重要前提。人員素質提升，監管與同步管理到位，將檔案工作貫穿于工程建設、設計、施工、監理、竣工驗收等各個環節，是促進建設項目檔案規范達標的有力保障。