渝水區農村水系連通工程檔案管理實踐與探討

(1.新余市渝水區水利局，江西 新余 338000；2.江西省水利科學研究院，江西 南昌 330029；3.豐城市水利水電技術服務站，江西 豐城 331100)

工程檔案管理是全面、真實、準確、客觀、科學記錄工程建設全過程的重要手段[1]，更是工程竣工決算、后期運行管理和維修養護的關鍵資料，是水利工程全生命周期建設管理的重要組成部分[2]。檔案資料的收集、整理與歸檔，特別是建設現場原始資料的收集、整理，是工程檔案管理的重點工作，并將為整個項目驗收、移交和后續運行管理提供重要依據[3]。

渝水區農村水系連通工程在建設過程中，項目法人在強化檔案管理方面進行了大膽的嘗試，通過落實全部參建方責任、發揮業主核心作用、做好檔案管理頂層設計和聘用專業團隊管理等措施規范了項目的檔案管理，達到了項目檔案的規范性、時效性、真實性要求。

1 項目概況

渝水區位于江西省中部偏西，鄱陽湖流域贛江水系袁水中下游，總面積1773.67km2。區內大部分河流以南北向注入贛江一級支流袁水，水系呈葉脈狀。渝水區農村水系連通工程總投資29823萬元，主要任務是通過河道疏浚、水系溝通、岸坡整治、生態修復等措施，恢復區內主要河流基本功能，改善河流水生態水環境，保護河道、灘地自然形態，提高防洪除澇能力，改善人居環境，初步實現河暢、水清、岸綠、景美的目標。

項目清淤疏浚河道369km；清淤整治村塘2437畝；拆除阻水建筑物142座；更新改造引排水溝渠及配套工程154座(長度93.6km)，堰壩36座(長度1225m)，涵閘67座(長度632m)治理斷頭河2.5km；岸坡整治180km，更新改造建筑物680座。共劃分項目區11個，覆蓋全縣11個鄉鎮，項目于2012年開工建設，2019年主要工程基本完工。

2 點多面廣型項目檔案管理的特點

2.1 建設過程全生命周期長

以渝水區農村水系連通工程為例，項目檔案管理包括從項目策劃開始，市縣召開各種研討會、項目建議書、規劃、初步設計、施工圖設計、招標投標、項目建設、試運行、驗收、運行管理等各階段的工作。該項目從2011年策劃開始，到目前驗收階段已歷經8年多，在這個漫長的過程中，需要收集其全過程的會議紀要、各種報告、圖紙、批文、記錄等，而檔案管理還涉及到驗收后的運行管理階段，更是一個長期的過程。

2.2 參建單位多，建設內容復雜

農村水系連通工程項目投資大、分標段多、建設涉及面廣、內容復雜。以渝水區農村水系連通工程為例，項目檔案管理主要涉及建設單位項目法人、4個規劃設計單位、2個監理組織、11個施工單位，還包括項目沿線涉及的各鄉鎮單位、村委，行政管理方面的環保局、審計局、財政局、紀檢等部門，以及設備加工廠、原材料供應方、各種分包商等多個企業。建設內容包括水利工程、生態環保、道路橋梁、景觀綠化、金屬結構、機電設備等多個領域。

2.3 實施過程多變性突出

渝水區農村水系連通工程覆蓋370km河道、2400多畝村塘、數百座水工建筑物，在長達8年多的建設過程中，由于水文、氣象、地質原因引起的各種問題經常出現，涉及全區11個鄉鎮250多個行政村，老百姓在建設過程中對于農村水系連通項目的認識和需要也在逐步變化，導致在實施過程中，經常會由于各種條件的變化而需要設計變更、更改施工方案。

2.4 真實性和時效性要求高

工程檔案是工程建設全過程的證明材料，影響到項目決策、資金支付、項目驗收移交、運行管理等多個環節，因此檔案的記錄、收集和整理必須及時，與工程建設同步進行。因為時效性影響到工程的支付進度等問題，真實性是生命線，所以如果記錄數據不真實，最終的驗收等會出現很多糾紛，需要花更多的時間和精力去檢測，所以對工程檔案的真實性和時效性要求較高。

3 檔案管理實踐中的主要難題

3.1 重建輕檔現象嚴重

早期的各項合同中都對工程質量、進度有具體的要求，且明確了違約懲罰；而對于檔案管理，往往只要求跟工程建設同步進行，沒有明確違約懲罰，造成各方重視工程的進度管理，而失去了強化檔案管理的抓手[4]。快速推進的工程建設產生了合同、質量、進度等大量的檔案資料，但由于重視不夠，造成檔案資料無法及時收集整理，檔案資料與工程建設脫離、與管理工作脫節現象嚴重。

3.2 各單位檔案管理人員參差不齊

農村水系連通工程參與單位較多，尤其在施工建設時期，項目法人、設計、監理、施工等單位同時進行，且多標段同時進行，大量的檔案管理人員進行資料的收集和整理，各單位的重視程度不一導致檔案管理人員也參差不齊，特別是施工單位，從事檔案工作的人員多為兼職人員，且更換頻繁，難以專注于開展檔案管理，專業素質不高[5]。

3.3 檔案的時效性和真實性得不到保證

檔案收集整理工作在過程中的督促和檢查較少，尤其是施工過程中，大多數存在檔案整理不同步現象，而這往往導致工程在接受檢查、稽察或者驗收時資料缺失。為應付各種要求，施工單位往往臨時組織人員猛“補”資料，致使檔案資料缺乏真實性[6]。

3.4 各階段各單位檔案一致性較差

項目的建設周期長，技術人員變動大，加上部分人員的責任感不強，導致有的技術參數存在前后不一致的現象；其次同一項目同一標段各參建單位之間的技術數據沒有進行匯總核對，也經常存在不一致的現象，比如工程計量方面，施工單位和監理單位對于清淤工程量經常會存在出入，工程質量指標也經常不一致。

4 水系連通工程檔案管理嘗試

4.1 強化檔案管理約束機制和保障體系

項目法人結合農村水系連通工程情況，制定了《渝水區農村水系連通工程檔案管理辦法》等制度以規范管理。在項目管理費中列支了專項經費用于檔案管理，保障檔案資金投入。

按照“工程檔案工作與工程建設進程同步管理”的要求，從落實檔案工作責任制、強化制度建設、設施配置、科技和技術檔案質量要求、資金保障等方面，健全檔案保障體系，做到了機構、制度、人員、設施、資金到位[4]。自項目法人成立起，就成立了以項目法人代表為組長、各職能部門和參加單位為組員的項目檔案工作領導小組，將工程檔案管理作為一項重要工作，各標段和參建單位相繼成立了檔案管理部門，配備了相應數量的檔案管理員。

在工程合同簽訂時對檔案管理提出具體的要求，涵蓋了檔案的收集、整理和移交全過程。例如，合同要求在每筆項目進度資金支付前，須對各相關方的工程檔案資料進行核查，須由檔案人員簽字確認才可進行支付的相關手續；其次在分部、單位和完工驗收前，均須對檔案進度、質量和具體內容進行審查，以合同條款保障檔案工作的順利進行。

4.2 發揮項目法人核心作用，形成檔案管理合力

檔案管理需要全部參建單位共同完成，協調難度較大，需要項目法人厘清職責，明確各方的具體分工，建立良好的溝通機制，搭建信息交換平臺。在項目中制定定期會議制度、建立工程檔案工作微信群、定期或不定期地增強溝通頻率，可以使檔案管理過程中的回答問題、核對數據以及安排工作更便捷，相關經驗交流更順暢。

項目法人針對施工單位檔案管理人員素質不高、流動性大的問題，邀請省內檔案管理方面的專家多次到項目部開展檔案業務基礎、操作實務、檔案驗收等講座，使得檔案管理的時效性和規范性得到保證。根據工程點多面廣的特點，通過實地考察和現場講學，加強了各標段、各參建單位之間的交流，形成互相學習、互相促進的良好氛圍。

4.3 聘請專業團隊外包檔案管理工作

通過從項目管理費中落實檔案管理專項資金，聘請專業團隊外包檔案管理工作，檔案管理專業團隊除負責項目法人的檔案管理組織、策劃、收集、整理和歸檔外，同時還負責參建各方檔案人員的培訓、答疑和指導工作。團隊由科技檔案方面的專家、文書檔案方面的專家和工程技術方面的專家共同組成。讓專業的人做專業的事，有利于工程檔案管理工作系統、全面、規范地進行。通過合同進行約束，明確雙方責任和義務，使工程檔案收集、整理、立卷、歸檔工作得到技術和人才保障[1]。

4.4 科學規劃、系統組織，分階段歸檔

項目法人做好項目檔案管理的頂層設計，科學分類、系統組織，使工程檔案管理工作走在項目實施之前。做好檔案規劃，分別提出各分標段、單位技術檔案收集、整理要求，科技檔案整編、歸檔要求，項目階段檔案管理數量和深度要求等。緊跟“大數據”“互聯網+”技術，加強檔案信息化、影像化，注重數字檔案規范化，運用合理的檔案管理系統，實行電子和紙質兩套檔案的同步存檔，不斷完善工程檔案管理信息化[7]。通過科學規劃、系統組織，達到分階段分標段歸檔的要求。

5 結 語

工程檔案是建設過程中各種項目結算、驗收和移交的重要依據，通過查閱紙質、電子、影音資料可以重現建設現場，管理規范的工程檔案既可以為工程信息查詢帶來便利，也能為工程運行使用提供保障。

渝水區農村水系連通工程在檔案管理方面進行了一些嘗試，通過發揮項目法人核心作用、建立保障體系和約束機制，聘請專業團隊進行管理，科學規劃、系統組織，變被動為主動，達到了分階段歸檔的要求，形成了完整規范的檔案，為竣工驗收打下了堅實的基礎。