“雙一流”建設(shè)背景下林業(yè)高校檔案管理探究

方 瑩

(南京林業(yè)大學(xué)檔案館 江蘇南京 210037)

為了提升我國的教育發(fā)展水平、增強(qiáng)國家核心競爭力、奠定長遠(yuǎn)發(fā)展基礎(chǔ)，黨中央、國務(wù)院提出建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科的重大戰(zhàn)略決策，分別于2015年和2017年制定出臺(tái)《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》和《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)實(shí)施辦法》。2017年9月，教育部公布了世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)高校及建設(shè)學(xué)科的名單，其中三所林業(yè)高校入選一流學(xué)科建設(shè)高校，三個(gè)林業(yè)類學(xué)科入選一流建設(shè)學(xué)科，這意味著林業(yè)高校迎來了全新的發(fā)展階段。高校檔案部門是學(xué)校重要的服務(wù)型單位，是學(xué)校雙一流建設(shè)工作中不可或缺的一部分。

林業(yè)高校檔案部門在學(xué)?！半p一流”建設(shè)的背景下，要“立足學(xué)校、立足師生、立足館藏”，不斷發(fā)現(xiàn)檔案工作中的問題和不足，更新觀念、完善制度、完善設(shè)施配備、改進(jìn)工作方法，全方位提升檔案管理工作水平。本文從林業(yè)高校檔案館的現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討：高校的檔案意識(shí)、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案的收集方法、檔案信息化建設(shè)、智能庫房建設(shè)和檔案的服務(wù)利用。

一、強(qiáng)化高校管理人員檔案意識(shí)

現(xiàn)今，高校管理層逐步認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，檔案事業(yè)獲得了長足發(fā)展。林業(yè)高?；境闪⒘擞歇?dú)立建制的檔案館。過去，由于歷史原因和學(xué)校條件制約，檔案部門往往只是一個(gè)隸屬于校辦的檔案室。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案室無法滿足檔案工作的需求，檔案室逐漸改制成為檔案館。檔案館保存著各學(xué)校從建校初期到現(xiàn)今的各種檔案資料，對(duì)于學(xué)校的各項(xiàng)工作起到重要的憑證和參考作用。隨著社會(huì)歷史的發(fā)展和變遷，高校歷史檔案在服務(wù)高校建設(shè)中發(fā)揮的作用越來越明顯，尤其是在高校“雙一流”學(xué)科評(píng)估過程中，文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等能顯示高校學(xué)科發(fā)展的進(jìn)程和每個(gè)科研項(xiàng)目的推進(jìn)。在高校人才培養(yǎng)、校園文化建設(shè)、校史文化傳承中，檔案依然起到非常重要的作用。新時(shí)代，高校需要從上到下加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，使各級(jí)管理人員都能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。管理層要把檔案工作視為高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略和重要議事日程[1]。各行政部門管理人員在實(shí)際工作中要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，利用現(xiàn)代化的理念和方式積極做好檔案收集和整理工作。同時(shí)，要強(qiáng)化兼職檔案員的檔案意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，使其能協(xié)助檔案館做好部門檔案的立卷歸檔，全面提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、注重高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

林業(yè)高校檔案部門要建立一支具備林業(yè)綜合知識(shí)的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍，推動(dòng)林業(yè)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，林業(yè)高校檔案部門注重人才隊(duì)伍建設(shè)，配備了檔案專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。但這些新進(jìn)人員往往缺乏與林業(yè)專業(yè)相關(guān)的知識(shí)，對(duì)他們不僅需要開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還要進(jìn)行林業(yè)綜合知識(shí)的培訓(xùn)，包括林業(yè)發(fā)展歷史、林業(yè)學(xué)科體系架構(gòu)等。對(duì)所有檔案從業(yè)人員，要有計(jì)劃地開展進(jìn)修訪學(xué)、崗位練兵、技能競賽和學(xué)術(shù)交流，切實(shí)提升他們的業(yè)務(wù)水平和總體素質(zhì)。日常要通過完善人員編制、考核評(píng)價(jià)和激勵(lì)約束機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。林業(yè)高校要立足學(xué)校，利用優(yōu)勢(shì)和長處，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、有特色的檔案從業(yè)隊(duì)伍，凝聚團(tuán)隊(duì)力量，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展，為林業(yè)高校的“雙一流”建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

三、改進(jìn)部門檔案收集方法

立卷歸檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)。高校的立卷歸檔部門包括黨群組織、行政部門和圖書館、期刊部等其他直屬單位，檔案種類繁多，各部門管理人員輪崗頻繁，對(duì)檔案工作重視程度不同，兼職檔案員經(jīng)常更換，高校檔案收集呈現(xiàn)涉及面廣、時(shí)間長、資料不全的特點(diǎn)。在工作中發(fā)現(xiàn)，除了財(cái)會(huì)檔案和教學(xué)檔案中的研究生學(xué)位材料收集較齊全，黨群行政類文書檔案、科技檔案、基建檔案和其他教學(xué)檔案往往收集有缺漏，而音像檔案、出版類檔案和實(shí)物檔案等由于缺乏明確的分類和收集制度，歸檔并不規(guī)范。為了更好地完成立卷歸檔工作，檔案部門首先要完善規(guī)章制度，制定針對(duì)不同類別檔案的收集制度。其次，要對(duì)兼職檔案員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，熟悉立卷歸檔的規(guī)章制度，了解檔案收集和整理的細(xì)節(jié)。要建立檔案部門和兼職檔案員的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，使立卷歸檔工作上傳下達(dá)暢通。兼職檔案員平時(shí)及時(shí)收集文件資料，便于歸檔齊全。對(duì)于照片影像類檔案和實(shí)物檔案，要另外開辟收集渠道，與紙質(zhì)檔案分開收集、整理與保管。

四、加快數(shù)字化檔案館建設(shè)

經(jīng)過多年的發(fā)展，高校檔案館的庫藏越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的管理要求。林業(yè)高校基本建立了完整的檔案資源數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，以便于工作人員在管理過程中對(duì)其中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢索查詢。而對(duì)于過去的紙質(zhì)檔案，也正在通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將其掃描進(jìn)電腦或保存在硬盤中，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和轉(zhuǎn)換處理，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞和丟失。新時(shí)期，隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，還需要提高自動(dòng)化辦公水平，使查詢和利用更加方便快捷，比如，在檔案館網(wǎng)站上，除具備文章發(fā)布、欄目管理等功能，還應(yīng)具備檔案信息發(fā)布、檔案查詢、在線預(yù)約等功能，可與數(shù)字檔案館軟件系統(tǒng)協(xié)同實(shí)現(xiàn)物理隔離條件下的數(shù)據(jù)交換。當(dāng)然，在信息化建設(shè)的同時(shí)，還要建立數(shù)字化安全制度體系，做好數(shù)字化安全技術(shù)保障，以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和保密性。

五、建設(shè)現(xiàn)代化智能庫房

隨著檔案數(shù)量和種類越來越多，高校檔案庫房建設(shè)需要升級(jí)。當(dāng)前，最好的檔案裝具是檔案密集架，使用密集架不僅可以節(jié)省空間，同時(shí)可以將檔案、資料等進(jìn)行有序分類管理，方便存取使用，提高工作效率。密集架具有良好的防塵、防鼠、防潮功能；與傳統(tǒng)檔案柜相比，其資料存放容量增加50%以上；每列裝有手剎車自動(dòng)裝置，緩沖裝置，邊列裝有鎖具，存取安全方便，不易傾斜，有防震功能；擱板與有扣勾的支承板，組合后平整牢固，層與層的間距根據(jù)需要可自由調(diào)整；架體搖動(dòng)時(shí)輕便無阻力和響聲，牢固美觀大方，且干凈整潔；每層擱板均勻承重在90公斤以上，如需增大時(shí)，可專門設(shè)計(jì)；密集架的表面經(jīng)高溫處理過，有防火功能。

配備檔案密集架系統(tǒng)的同時(shí)還要安裝智能庫房管理系統(tǒng)，為檔案庫房提供一種高智能綜合管理方案。智能庫房管理系統(tǒng)優(yōu)化集合了檔案智能管理、庫房溫濕度控制、高壓細(xì)水霧消防滅火、監(jiān)視報(bào)警、門禁巡更等多個(gè)智能子系統(tǒng)。以檔案智能管理系統(tǒng)為中心，把庫房溫濕度控制、高壓細(xì)水霧消防滅火集成在一個(gè)中央控制計(jì)算機(jī)的操作軟件上，實(shí)現(xiàn)多種操作聯(lián)控、一機(jī)多用功能。并同時(shí)將消防滅火、門禁與監(jiān)視系統(tǒng)與庫房溫濕度控制子系統(tǒng)的監(jiān)視軟件建立信息傳遞，使兩者同時(shí)具有狀態(tài)監(jiān)視功能，一旦發(fā)現(xiàn)災(zāi)情或盜情，按約定程序?qū)崿F(xiàn)操作轉(zhuǎn)移。

六、加強(qiáng)館藏檔案開發(fā)利用

高校檔案館要圍繞學(xué)校中心工作，利用館藏，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)提供多角度、多形式服務(wù)。比如，服務(wù)師生查詢利用、服務(wù)學(xué)校校慶活動(dòng)、服務(wù)學(xué)校重大活動(dòng)[2]。例如，南京林業(yè)大學(xué)檔案館與博物館、校史館三館合一，秉持“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的工作方針和出發(fā)點(diǎn)，利用檔案資源，切實(shí)推動(dòng)校史文化陣地建設(shè)與資源開發(fā)利用工作，編印了南林名師人物年譜，啟動(dòng)了《南林名師傳略》編寫。在“雙一流”建設(shè)視域下，檔案部門要打破傳統(tǒng)思維下的服務(wù)方式和理念，充分挖掘檔案信息資源，借助新技術(shù)、新手段，切實(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，滿足“雙一流”建設(shè)對(duì)檔案利用的需求，更好地為“雙一流”建設(shè)服務(wù)。

“雙一流”建設(shè)為林業(yè)高校檔案事業(yè)發(fā)展帶來了新機(jī)遇，檔案部門要不斷提高管理水平和創(chuàng)新檔案資源服務(wù)利用的能力，為建設(shè)高水平大學(xué)和一流學(xué)科提供強(qiáng)有力的支持和高質(zhì)量的服務(wù)。