高校數字檔案館建設路徑研究

顧 偉

(安徽大學 檔案館，安徽 合肥 230039)

近年來，我國數字檔案館建設工作邁出了實質性的步伐，取得了較好的成績。全國每年有越來越多的省、市、區、縣數字檔案館系統通過國家檔案局驗收，其中，建設水平較高的數字檔案館被認定為全國示范性數字檔案館。與傳統紙質檔案管理相比，數字檔案館建設是在遵循檔案管理各項業務要求的基礎上，充分利用“大、智、物、移、云”等信息技術所開展的檔案信息化建設工作。運用這些現代化的技術手段極大地擴展了檔案收集的范圍，豐富了檔案信息資源的種類，優化了檔案管理的方式，提升了檔案管理的質量，拓寬了檔案服務的對象，實現了檔案管理由傳統手工管理到現代科技管理的質的飛躍。在此過程中，出現了各種不同的數字檔案館建設路徑，有以“源于實踐，依托科研，注重實效”為特色的“蕭山路徑”[1]，也有以“標準規范，技術成熟，內容挖掘”為主體的理論路徑和以上海自貿區電子檔案單套制管理為代表的數字檔案館建設路徑[2]。

高校檔案館作為高校內設機構，與獨立建制的省、市、區、縣檔案館相比在工作職能、檔案管理體制和檔案服務方式等方面存在較大的區別。因此，高校數字檔案館的建設路徑不能完全照搬于省、市、區、縣數字檔案館的建設路徑。要切實推進高校數字檔案館建設工作，就必須選擇一條符合高校數字檔案館建設方式的建設路徑，按照高校檔案管理的實際要求，找準方向，大膽探索，在繼承的基礎上創新發展，開展科學有效的建設。本文在具體分析高校數字檔案館建設特點的基礎上，從現狀和建設目標兩個方面厘清現階段高校數字檔案館建設的現實基礎和目標定位，并以此為依據指明高校數字檔案館建設應該采取的建設路徑，最后，結合實際提出高校數字檔案館建設的實施措施。

1 高校數字檔案館的建設特點

國家檔案局頒布實施的《數字檔案館建設指南》明確指出：數字檔案館建設內容應包括基礎設施建設、管理系統建設、應用系統和服務平臺建設、數字檔案資源庫建設、檔案保障體系建設五個方面。高校檔案館作為全國檔案系統的重要組成部分，應按照該指南的要求開展數字檔案館建設工作，但高校數字檔案館在基礎設施建設、檔案服務平臺建設和檔案服務方式等方面與省、市、區、縣數字檔案館建設相比有較大的差異。因此，高校數字檔案館建設應依據高校檔案實際特點而開展。

1.1 基礎設施建設的特點

在《數字檔案館系統測試指標表》中，基礎設施的建設要求被細化為主機房、網絡平臺、服務器、存儲備份設備、基礎軟件等7個部分，涉及數字檔案館建設硬件、軟件、存儲、網絡、安全等內容。省、市、區、縣檔案館作為獨立的事業單位，基礎設施建設是由其自身負責建設、實施和維護的。但在高校中，檔案館作為高校二級部門，數字檔案館的基礎設施建設工作一般是由檔案館提出建設需求，報學校審批后交由相關職能部門(如網絡信息中心)建設完成的。這些基礎設施的建設工作不僅需要大量的財力支持，而且在建成后還需要一支穩定的專業技術人員去使用、維護，高校檔案館獨立開展上述建設工作不僅執行難度較大，而且現實可行性較低。因此，從高校檔案工作的實際和高校信息化建設整體角度出發，這些基礎設施建設最好是由專門職能部門完成。

1.2 檔案服務平臺建設的特點

省、市、區、縣數字檔案館服務平臺的建設一般是按照局域網-政務網-因特網三級網絡進行建設的，以此分別向檔案館內部人員、本級黨政機關和公眾用戶提供不同層次的數字檔案信息資源利用和共享服務，同時，根據檔案信息安全保護的要求，對局域網-政務網-因特網三級網絡實行物理隔離或邏輯隔離，以防止檔案信息的失密。相比而言，高校檔案館主要的服務對象是師生員工和畢業校友，檔案利用服務的業務場景較為簡單，檔案服務平臺提供的業務功能較少，因此，在具體實踐中，高校數字檔案館較少采用三級網絡的建設模式，而是采用邏輯隔離的方式按照校園網-因特網兩級網絡架構建設檔案服務平臺，為校內外檔案用戶提供檔案信息服務。

1.3 檔案服務方式的特點

在檔案服務方式上，省、市、區、縣檔案館的服務理念是在梳理檔案對外服務事項，做好電子檔案信息資源收集和檔案數字化加工工作的基礎上，盡可能將所有的對外檔案服務業務，如檔案利用的申請、登記、審核、檢索、查閱等，實現全流程在線辦理，落實“最多跑一次”“讓數據多跑路，群眾少跑路”的要求[3]。但是，由于高校各部門信息化程度的差異和不同門類檔案管理方式的差別，高校檔案工作在服務方式上不僅存在線上服務和線下服務兩種方式，而且還有線上和線下相結合的服務方式。

2 高校數字檔案館建設的路徑選擇

路徑選擇依賴于現實基礎、發展目標等多種因素。只有厘清高校數字檔案館建設現狀，明確現階段建設目標，并結合高校檔案工作的目標定位，形成清晰明確的建設思路，才能找出一條既符合高校檔案工作實際又帶有高校檔案工作特色的數字檔案館建設路徑。

2.1 現狀

數字檔案館的建設極大地改變了檔案工作方式，成為檔案事業創新發展的主要推動力量。高校數字檔案館建設亦是如此，在近十年的時間里得到了快速的發展，總體建設水平明顯提高，在服務學校、師生員工和社會方面發揮了重要作用[4]。雖然不同高校建設情況不盡相同，建設進度有快有慢，但就整體而言，高校數字檔案館在以下三個方面取得了顯著的成績：一是在數字檔案信息資源建設方面，按照“存量檔案數字化，增量檔案電子化”的要求，大力推進館藏檔案數字化外包和電子文件同步歸檔工作，基本建成了以館藏檔案數字化成果和電子檔案為主體的數字檔案資源體系。二是在檔案管理應用系統建設方面，按照“收集、管理、存儲、利用”的基本要求，與信息化程度較高的部門，如財務、教務、科研等部門，先行建成了電子文件在線接收和歸檔平臺，并按數字檔案資源長期保存的要求進行分類存儲，同時，針對不同檔案用戶的需要，建立了相應的檔案信息資源服務和共享平臺。三是在檔案利用服務方面，不僅能夠通過電腦、微信公眾號等多種渠道為檔案用戶提供檔案服務事項預約、業務在線辦理、在線查檔等檔案利用服務，而且也能利用網絡開展多種形式的檔案宣傳教育活動，如網上校史展、檔案專題展等。

另一方面，客觀地說，高校數字檔案館建設還處于發展階段，各方面建設還需要進一步完善和提高。具體來說，在數字檔案信息資源建設方面，數字檔案館建設不僅要有檔案數字化、電子文件接收等“量”上的要求，而且還要有對“量”上準確性、有序性、規范性的管控，以及對數字檔案信息資源進行數據治理、清洗等“質”上的要求，以此保證數字檔案信息資源的準確、可信。在檔案應用系統建設方面，許多系統在功能上還存在著需要改進、優化和細化的地方，同時，不同檔案業務系統之間的融合程度不夠，容易形成二元化的檔案信息管理模式，為檔案信息共享和業務協同制造障礙[5]。故此，我們應該在切實把握高校數字檔案館建設存在問題的基礎上，找準痛點，繼續高質量地推進高校數字檔案館建設。

2.2 建設目標

從長遠來看，高校數字檔案館建設只是高校檔案信息化整體建設過程的一個階段，同一階段的不同發展時期也有不同的建設目標。當前時期，高校數字檔案館正處在承前啟后的關鍵環節，各項建設工作均已開展但不夠完善。我們要在前期建設的基礎上，堅持用創新發展的理念，進一步做好涵蓋各項檔案業務內容的應用系統建設，并在信息化條件下，改進檔案工作方式和業務流程，推進各類應用系統協同化運行和檔案信息的共享共用。同時，在加大館藏紙質檔案數字化率和完整收集全校各部門電子文件的基礎上，完善檔案數據平臺建設，加強檔案信息資源的數據化程度，實現數字檔案信息資源細粒度管控，為后續高檔案信息化發展奠定堅實的數據基礎。在檔案管理與服務方面，部分檔案可以逐步實現“雙套制”向“單套制”“單軌制”的轉變，積極利用新技術，尤其是計算機智能技術和數字人文技術[6]，提高檔案信息資源開發利用的能力和水平，提升檔案工作對學校發展的貢獻力，為學校科學決策、師生員工信息查詢提供及時、便捷、安全、可靠的服務，變服務型數字檔案館為智能化、知識化的數字檔案館[7]。

2.3 路徑選擇

高校數字檔案館建設應依據本校檔案工作和校園信息化建設的實際，將數字檔案館建設納入學校信息化建設的總體規劃中，與學校信息化建設同步進行。高校數字檔案館建設應重點圍繞學校中心工作開展，樹立為教學、科研、管理服務的意識，突出“以人為本，師生主體”的服務理念。在業務層面，高校數字檔案館建設工作應始終圍繞檔案工作的實際業務需求展開，以檔案信息資源建設和檔案信息系統建設為抓手，一方面，按照《紙質檔案數字化規范》的要求繼續做好紙質檔案數字化工作，提高紙質檔案數字化率；另一方面，也應按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的要求，大力加強電子文件收集力度和管理、利用水平，不斷提高電子檔案的數量和質量。同時，也應根據《數字檔案館建設指南》的要求，切實做好數字檔案信息系統的建設工作，使數字檔案管理應用系統的各項功能符合檔案業務實際要求，實現檔案管理各業務環節的自動化、規范化和網絡化，并在有條件的高校中有針對性的利用技術手段開展檔案信息資源收集、整理和研究工作，通過提升館藏檔案信息資源開發利用的水平、改進檔案利用服務手段，為學校各項事業發展提供真實可信的檔案信息和便捷的檔案利用服務，形成以業務需求為導向，以適用實用為特色的高校數字檔案館建設路徑，從而實現高校數字檔案館建設與學校工作的高度融合和深度契合。

3 高校數字檔案館建設的實施路徑

3.1 科學定位，切實做好制度體系建設

在制度層面，應針對數字檔案館建設過程中存在的業務規范性不強、建設隨意性較大、人為影響因素較多的問題，出臺一系列具體可行的制度性文件，對人員、資金、管理過程進行管控，對建設方案的可行性和取得的成效進行監督，以此保證數字檔案館建設的合理、有序、規范。這些制度性文件不僅應含有具體的管理性規章，而且還應含有業務標準性規范，應能覆蓋數字檔案館建設、運行、維護和持續發展的各方面內容，例如，頒布關于數字檔案館建設領導體制和全校相關職能部門協調機制的規章制度，確立電子檔案歸檔范圍、數字檔案長期保存規范、電子檔案真實性保障的業務規范，以及建立立檔單位電子文件收集、整理和移交的實施辦法等。

另一方面，我們還應以發展的眼光，階段性的對這些制度性文件進行修訂和完善[8]。技術的發展會推動管理方式的變化，尤其是計算機人工智能技術日新月異的發展，必將迫使檔案管理系統業務功能的不斷升級，由此會導致數字檔案管理模式和方式的改變。制度建設如不能隨著技術的發展而及時更新，則必將對其產生阻力，因此，我們有必要及時修訂與技術、業務發展不相適應的規章制度，為數字檔案館建設提供制度保障。

3.2 創新發展，扎實做好頂層設計和總體規劃工作

數字檔案館建設一項實踐性非常強的建設工作，我們應該在充分了解業務需求的基礎上，將計算機技術應用于解決實際業務問題的過程中，形成一條以技術應用帶動業務創新和實踐創新的高校數字檔案館建設之路。同時，高校數字檔案館建設的頂層設計和總體規劃要依據各個高校的發展現狀，合理地提出相應的建設內容，既要“腳踏實地”也要“著眼未來”。基礎條件較好的高校可以在《數字檔案館建設指南》的基礎上，按照適度超前的原則，結合智能化、智慧化等未來數字檔案館發展趨勢，提出高水平的建設方案。基礎條件一般的高校應首先完成數字檔案館建設的基礎內容，然后，按計劃、分步驟地逐步提高數字檔案館建設的水平，最終達到建設要求。

3.3 找準痛點，著力解決數字檔案館建設的關鍵問題

高校數字檔案館作為全校各類檔案信息資源永久保存的基地和各方面利用檔案信息的中心，其建設的關鍵環節在于檔案信息資源建設和檔案應用系統建設兩方面。在檔案信息資源建設方面，要大力推進數字檔案信息資源由紙質檔案向電子檔案的轉變，提高紙質檔案數字化率，同時，也要積極利用OCR、數字簽名等技術做好電子檔案由數字向數據、可讀向可信方向的轉變，為電子檔案具備法律憑證效力做好準備。

在檔案應用系統建設方面，既要從信息化的角度，重新審視檔案業務流程，促進檔案業務的流程再造，也要從業務的角度出發，優化、細化檔案應用系統功能，實現檔案系統的再信息化。同時，要運用逆向思維的方法，善于從檔案利用服務工作中發現的問題入手，改進檔案應用系統功能。

3.4 館以才興，大力做好檔案人力資源建設

數字檔案館建設是檔案信息化發展過程中的新階段，在這一階段中，高校數字檔案館建設需求不斷增多、難度不斷增大，因此，對檔案工作者的工作能力提出了更高的要求，不僅需要檔案工作者能夠熟悉檔案管理的各項業務流程，而且還需要檔案工作者具有較高的信息素養，能夠將計算機技術與檔案業務工作相結合，懂得如何利用先進技術改進工作方式、優化工作流程，以提高工作效率和服務水平。同時，在數字檔案館建設過程中，我們也應該注意不同學科、不同年齡層次人才隊伍的培養和引進，加強人才之間的協作與交流，充分發揮其自身的主觀能動性，形成一支知識結構組成合理、團隊分工明確、既懂業務又懂技術的復合型人才梯隊，以滿足高校數字檔案館建設的人才需要。

4 結語

高校數字檔案館建設不是一蹴而就的工作，而是一個長期發展的過程，在不同的建設階段有不同的建設要求。因此，高校數字檔案館的建設路徑也應與之相適應，在堅持、實踐、總結、修正的過程中不斷完善，才能取得實效，為高校檔案事業的發展指明方向。