高職院校基建檔案管理的創新策略探究

賀麗紅

（三門峽職業技術學院，河南三門峽 472000）

高職教育在目前的教育領域占據重要地位，高職院校新校區也在不斷建設中，相關基建項目開展火熱，相應的基建檔案主要是對于項目從立項到竣工驗收的全程進行數據信息等記錄，對此，其在基建工作中的地位重大，必須要做好高職院校基建檔案管理工作。

1 基建檔案的特點

基建檔案是檔案的一種，它包含了一般檔案具有的原始記錄性、信息性以及價值性特點，也有自身的特殊性，其自身的建設周期長、專業要求高、涉及范圍廣等特點要求在相關管理工作中也要區別對待。

1.1 建設周期長

一般高職院校的基建項目都是具有一定的建設周期的，相關建設項目需要完成立項審批、 建筑設計、招投標、施工階段、竣工驗收、決算階段等較長的過程，在具體的基建檔案管理中，包含的檔案內容多，受到的影響因素也比較多，這就往往導致一些基建項目可能需要長達幾年的時間來完成，在相應的工程建設完工后，使用的時限也比較長，這漫長的建設周期中，相關高職院校要做好基建檔案管理需要按照自己專業建設需要，進行實訓場的裝修改造，對于建筑內部結構進行細微調整等，這些都是需要基建檔案保存和管理的，可以說，基建檔案管理的周期長，相關管理工作和建筑發展是持續進行的。

1.2 專業要求高

相關基建工程中的工序比較多，涉及的相關部門多，施工中的技術和環節紛繁復雜，在具體的工程開展中，需要管理和保存的檔案信息種類多種多樣，涉及不同領域，且都具有較強的專業性特點。每一個環節都涉及眾多的檔案資料，且檔案資料的內容都統一規范，要求按照統一的專業性檔案文件進行填寫，對管理人員和檔案內容的填寫均有著專業性的要求。

1.3 涉及范圍廣

在高職院校基建項目管理中，相關工程建設中包含了建設單位、地質勘查機構、設計單位、施工單位、監理部門等，相關工作是需要相互配合和監督來完成，基建檔案對于相關的信息內容進行記錄，涉及范圍廣是其主要特點之一。

2 高職院校基建檔案管理中存在的問題

2.1 重視度不足，檔案管理隨意性大

目前，高職院校對于基建項目檔案管理工作的重視度嚴重不足，相對于學校的其他管理工作，高職院校對于基建檔案管理缺乏認識，認為基建檔案管理無關緊要，導致在實際的管理中，相關管理工作的隨意性比較大，相關檔案管理缺乏規范性，檔案缺失，檔案更新不及時，檔案混亂等情況比較普遍[1]。

2.2 缺乏專業管理部門，管理信息化水平不高

目前大多數高職院校基建檔案管理依然停留在紙質化管理階段，相關基建檔案多以紙質文件形式保存和管理，相關基建檔案管理中，一些高職院校也沒有建立專門的管理部門，導致基建檔案管理缺乏專業性和針對性，在具體的基建檔案管理工作中，很多高職院校都是以相關項目部門送來資料，沒有主動的資料信息獲取意識，在具體的項目開展中，缺乏分工，可能基建檔案管理只有一個人來開展，這樣就很難做到面面俱到，不能形成有效的檔案管理體系[2]。在具體的管理工作中，相關管理人員對于信息化技術應用比較少，不能實現基建檔案數字化，導致檔案管理方法落后，資源利用率較低。

2.3 缺乏優質管理人才，管理動力不足

現階段，很多高職院校的基建檔案管理中，專業的檔案管理人才十分短缺，很多高職院校的基建檔案管理主要是學校教師來進行，導致實際管理工作缺乏規范性和專業性，管理的實際效果并不好。一些高職院校沒有專職基建檔案管理人才，對于先進的技術培訓開展不足，導致長期以來，學校的基建檔案管理工作得不到進步，影響基建檔案作用的發揮。高職院校在引進優質人才方面努力不足，在人才隊伍培養上也缺乏實踐行動。

3 新時代高職院校基建檔案管理創新策略

新時期，相關高職院校要充分認識基建檔案事業發展的新形勢新任務，增強做好基建檔案工作的使命感和責任感。要分析研究基建檔案工作特點，強化檔案信息化建設，完善高職院校基建檔案門類，加強高職院校檔案人才隊伍建設。

3.1 提升基建檔案管理重視度，規范檔案管理工作

高職院校要提升對于基建檔案管理的重視度，牢牢守住檔案安全生命線，不斷強化檔案安全意識，不斷增強憂患意識和戒懼之心，扎扎實實做好檔案安全工作[3]。要深入學習和把握基建檔案的基礎知識、歸檔范圍和檔案編號等方面，有效加深相關基建檔案工作人員對檔案管理工作的理解和認識，促進高職院校基建檔案整理工作的順利開展。校區建設項目屬于自治區層面統籌推進重大項目，規劃建設時間長，在建設過程中形成的檔案資料很多、 很珍貴，全體人員要增強檔案管理意識，高度重視檔案工作，認真學習檔案管理業務知識和規章制度，嚴格執行相關規定，學精學通檔案管理業務，認真負責，做到及時收集、及時整理、及時歸檔，嚴格落實指揮部檔案管理工作責任制[4]。高職院校相關基建檔案管理人員要按照檔案管理要求，結合新校區規劃建設實際，從工作流程、歸檔范圍、歸檔要求等方面進行業務開展，要做到與項目規劃建設同步收集、 同步整理、同步歸檔，保證檔案材料的真實性、準確性、完整性及連續性[5]。通過提升基建檔案管理重視度，促進指揮部檔案管理工作的規范化建設，提高案卷的立卷質量。

3.2 明確管理責任，提升信息化管理水平

針對高職院校基建檔案管理工作，相關高職院校要高度重視檔案管理工作，特別是相關負責人要加強檔案意識，要切實了解檔案相關法律法規，在日常工作中嚴格執行檔案管理相關規范。要明確檔案管理分工，參與建設的各單位要配備檔案管理人員，責任到人，是要求會后把此次講座的相關法律法規匯編成工作手冊，供各參建單位進一步學習，并嚴格執行，真正做到將基建項目檔案管理工作貫穿項目建設全過程[6]。為切實加強基建檔案管理的科學化、規范化，提高工程建設管理人員的業務能力和管理水平。學校檔案館、規建處要積極開展基建檔案規范化管理專題培訓會，組織學校規建處、檔案館、計財處、 審計處等相關人員和學校產教融合項目施工單位、監理單位、設計單位和審計單位等項目負責人和管理人員參加培訓會，重點圍繞基建檔案的“作用與價值”“法規與要求”“形成與積累”“整理與歸檔”、信息化管理等方面，深入解讀建設工程歸檔規范及辦理流程，建設、監理、施工單位工作職責，工程文件的立卷，工程檔案的驗收與移交等方面內容[7]。講座全面、 客觀的分析當前高職院校基本建設檔案管理面臨的形勢和存在問題，詳細介紹檔案管理的法規和相關制度，并從強化檔案采集意識、如何規范制檔交檔存檔、 以及提高檔案管理人員的業務技能等方面做深入細致的講解。

在產教融合項目啟動之機，通過積極召開基建檔案專題培訓會非常必要，要求施工單位、 監理單位、 設計單位和審計單位等參建單位要高度重視檔案管理工作，提升信息化在基建檔案管理中的應用，要認真學習檔案管理相關規范，要在項目實施過程中嚴格執行檔案管理相關規范要求。

3.3 注重隊伍培養，提升基建檔案管理實力

高職院校結合目前基建檔案管理中的問題，要加強檔案干部隊伍建設，提高檔案人員素質，積極研究檔案工作中出現的新形勢、新情況、新問題；要圍繞國家深化“放管服”改革和“互聯網+監管”的不斷推進，加強項目電子文件歸檔與電子檔案管理，探索建設項目檔案工作的新機制，確保檔案安全。要注重相關基建檔案管理人員系統培訓，提升“業務能力”。積極選送干部參加國家、省、市各類檔案業務培訓，著力培養一批適應現代檔案事業發展需要、掌握一定現代檔案科技與管理的基建檔案人才。要注重基建檔案管理人才的繼續教育，提升“綜合能力”。充分利用檔案信息網、撫州電子文檔中心、QQ 工作交流群等遠程平臺和爭取上門服務指導、現場交流、實地觀摩實踐、 遠程業務指導等靈活多樣的方式開展基層檔案干部教育，組織機關、企事業單位檔案干部到大唐發電廠參加學習，現場觀摩檔案整理、分類、歸檔等工作流程。進一步提升基層檔案業務水平。同時，鼓勵檔案干部參加在職學習教育、職稱考試，改善知識結構，增強創新能力，提升綜合素質。

高職院校基建檔案管理至關重要，要切實提升高職院校基建檔案管理水平，相關高職院校要提升思想認識，強化基建檔案管理工作開展，要結合目前基建檔案管理中存在的突出問題，提升基建檔案管理重視度，規范管理工作，優化管理方法，引入信息化管理技術，注重人才隊伍建設，切實提升基建檔案管理效益。