事業單位兼職檔案人員培訓的問題與解決方案

姜衛杰

（牡丹江市就業局勞務市場管理辦公室，黑龍江牡丹江 157000）

事業單位應當提高兼職檔案管理員的工作能力，著力構建成體系、成規模、成建制的兼職檔案管理員隊伍。由于事業單位兼職檔案管理人員的專業能力低，工作積極性不足，缺乏有效持續的培訓機制，因此，在很大程度上影響兼職檔案管理工作的質量和工作水平，不利于達到高效開展檔案管理工作的目標。

1 事業單位兼職檔案員的重要價值

1.1 工作的主要特征

兼職檔案員主要負責部門的檔案管理工作。兼職檔案員有較強的專業知識，了解本部門的具體業務工作情況。擔任兼職檔案員的人員普遍熟悉本部門工作的基本情況，可以協調部門內部的所有人員。依靠兼職檔案員可以達到精細化的收集具體部門檔案信息的目標，解決了檔案信息傳遞不及時的問題。兼職檔案員可以獨立自主的基于專業知識對本部的重要檔案信息進行有效匯總。兼職檔案員通常是事業單位某個部門的綜合性人員，可以負責科室的一些系統性工作，是部門主任的主要幫手，而且有著豐富的專業知識，良好的綜合能力與較高的工作熱情［1］。

1.2 具體的工作任務

兼職檔案員的主要任務在于收集本部門的檔案信息，實現本部門關鍵檔案數據信息的存儲與管理工作。兼職檔案員是方便、快捷、有效傳遞檔案信息的重要載體。兼職檔案員負責與專職檔案員銜接，負責做好專職檔案員交辦的工作任務，實現對本部門檔案數據信息進行分類整理的目標，兼職檔案員可以做好檔案管理的具體環節任務，是保證事業單位檔案質量的基礎力量。

1.3 兼職檔案員現狀

兼職檔案員是做好事業單位檔案管理工作的基礎力量，有些事業單位不重視兼職檔案員的建設，兼職檔案員的專業技術能力相對較弱，兼職檔案員往往由各部門的“閑人”擔任，有些兼職檔案員的工作能力不足，工作的熱情不高，不能有效的勝任復雜的兼職檔案管理工作。在信息化的環境下，一些兼職檔案員通常情況下，只熟悉紙質的檔案管理方法，并不能充分掌握相對應的計算機應用技能和操作方法，更無法以計算機手段進行相對應的工作實踐，不具備崗位適應能力，不能充分履行兼職檔案管理的職責。

2 事業單位兼職檔案員培訓工作特點

事業單位兼職檔案員的培訓主要由各事業單位根據本單位實際情況自行開展，與檔案專業培訓比較具有如下特點：第一，從培訓目標看，事業單位兼職檔案員培訓是為了兼職檔案員的業務行為規范、準確，從而提高工作效率，減少工作失誤。第二，從培訓對象看，事業單位兼職檔案員具有自己的本職工作，一般都未受過檔案專業方面的教育。第三，從培訓內容看，兼職檔案員的培訓內容相對淺顯且單一，側重于基本理論的介紹、檔案業務工作方法與技術的傳授，主要圍繞如何進行整理、組卷等實際操作展開，起點較低，課程內容基本屬于入門培訓或初級業務培訓。第四，從培訓師資看，兼職檔案員的培訓一般由檔案部門負責人或檔案員來講授，很少外請檔案專業教師，因而崗位培訓師資力量薄弱。

3 事業單位兼職檔案員培訓的問題

3.1 培訓內容的問題

有些事業單位未能根據兼職檔案員的實際情況組織開展培訓活動，培訓內容存在理論性較強和實踐性較弱的問題?，F有的培訓內容與兼職檔案員的工作需要不符，有時一些培訓內容過于基礎，兼職檔案員可以通過自學習得，有時一些培訓內容過于深奧，培訓內容不符合兼職檔案員工作的需要，培訓對檔案管理工作影響不大，培訓內容不夠科學合理，缺乏時效性和針對性，不能真正意義上解決檔案管理工作的實際問題。

3.2 培訓方式的問題

事業單位的兼職檔案員的工作較為系統性，兼職檔案員往往有自己的本職工人生，現有的培訓方式有時不滿足檔案管理的需要。傳統的培訓方式主要以理論講授為主，培訓活動缺乏實踐性，不能根據典型的工作場景組織開展培訓，培訓時不能集中解決兼職檔案員日常工作中遇到的具體問題。有些培訓主要以集中講座為主，缺乏實地演練，不能有效進行線上線下的互相融合，通常情況下互聯網渠道的培訓活動受到很大的阻礙，無法取得應有的培訓成效，對其培訓質量和培訓效率都會造成很大的影響。

3.3 考核評價的問題

當前事業單位過于注重組織檔案管理人員的培訓活動，強調根據檔案管理員的需要進行培訓內容的優化改革。但是，現有的培訓活動往往缺乏綜合性的考核機制，由于不能在兼職檔案員參與培訓后進行必要的考核，因此不能收集培訓活動的信息，不了解檔案員參與培訓的具體情況與質量，不能切實有效的進行動態考核和評價，所呈現出的考核和評價效果不夠理想，缺乏全面性和高效性，不能針對兼職檔案員的素質與學習能力優化培訓形式，降低了培訓活動的整體質量［2］。

4 事業單位兼職檔案員培訓的策略

4.1 積極爭取領導重視

檔案管理是事業單位發展的重要保障條件，事業單位領導需要充分的重視檔案員培訓工作的重要意義。檔案管理部門的主任應當促進事業單位主要領導關注和支持開展檔案員的技術培訓活動。首先，由事業單位領導給予檔案管理工作以必要的支持，能夠在重要工作會議和檔案管理部署工作中明確兼職檔案員的地位，鼓勵兼職檔案員積極的履行義務，促進兼職檔案員主動做好檔案管理工作。其次，事業單位領導應當充分的肯定兼職檔案員的價值，組織上應用關心和支持兼職檔案員，能夠開辟必要的條件加強相關的教育活動，樹立兼職檔案員正確積極的工作思路，為兼職檔案員的成長創造條件。第三，專職檔案員應當充分的尊重和信任兼職檔案員，專職檔案員應當保持與兼職檔案員的有效互動，在工作中肯定和理解兼職檔案員的辛苦，從而形成良好的檔案員工作氛圍，讓兼職檔案員在事業單位發展中獲得良好的空間。

4.2 開展宣傳教育工作

事業單位應當加大對兼職檔案員的教育工作力度，注重積極的宣傳檔案管理工作的重要性，增強兼職檔案員的自主工作與主動工作的意識。首先，積極向兼職檔案員普及檔案管理的專業法規，促進兼職檔案員了解事業單位檔案管理的工作標準，引導兼職檔案員掌握正確的檔案管理工作標準，強調兼職檔案員的責任意識、標準意識，提高兼職檔案員工作的精細程度［3］。其次，積極以有效的形式和多樣的方式傳遞檔案管理的業務知識，運用信息化的渠道達到經常的宣傳普及檔案管理辦法與操作技能的目標。促進兼職檔案員有渠道不斷的充實和學習檔案管理工作的辦法，圍繞著兼職檔案員的工作需要，提高檔案處理效率，降低檔案工作成本進行技能宣講。第三，加強對兼職檔案員的管理工作，發揮事業單位各基層部門領導對兼職檔案員的關懷作用，能夠認真的體諒兼職檔案員的辛苦，在良好的一級抓一線管理體系中提高兼職檔案員的工作效率，針對實際工作中存在的問題，進行著重分析和探究，并且從根本上充分解決兼職檔案員工作中的問題，促進兼職檔案員隊伍建設能夠實現更加良好的發展，從而體現出更加良好的管理質量和效率，推進事業單位檔案管理工作更上一個臺階。

4.3 完善技能培訓體系

為了全面提高兼職檔案管理員的工作能力，還要組織開展一系列的培訓活動，幫助兼職檔案員快速的成長工。首先，定期舉辦針對兼職檔案員的培訓班，圍繞著兼職檔案員的工作內容與任務需要進行業務技能的培訓，委派專家教師對兼職檔案員進行業務指導，根據兼職檔案員的工作變換頻繁，兼職檔案員新手多，檔案業務技能水平低的現實，全面強化基礎業務培訓活動［4］。其次，適當的減少理論培訓，增加實踐技能的培訓，在事業單位真實的檔案管理工作環境中開展檔案業務技能的培訓活動。兼職檔案員缺什么就補什么，重點介紹檔案管理的基礎知識和基本內容，引導兼職檔案員掌握鑒定、操作檔案的方法，由此改變以往照本宣科培訓的問題。第三，在實際的培訓過程中，可以通過融入真實的案例，通過這種形式進一步有效提升兼職檔案員的思想認識和對事實的把握，運用實例促進兼職檔案員能夠把相應的理論知識和實踐情況進行充分的融合，從而在綜合性全面性方面，對檔案管理有清晰的認識，讓檔案員結合專業工作的領域提高檔案整理的水平，達到以有效分類立卷工作目標。

4.4 創新培訓活動形式

事業單位兼職檔案員培訓還要創新形式，豐富培訓活動的內容，針對培訓活動的形式進行不斷的優化和完善，結合具體情況，使培訓活動能夠呈現出應有的效果和價值。在具體的活動形式創新過程中，首先，可以設立一對一的幫扶機制，促進兼職檔案員與專職檔案員結成幫扶對子，兼職檔案員有問題時可以隨時請教［5］。其次，還要基于互聯網加大對兼職檔案員的幫扶力度，運用兼職檔案員的業務交流群進行信息交流，集中性的溝通解決兼職檔案員工作中遇到的問題。第三，圍繞著重點檔案管理項目進行業務指導，對抽調開展重大項目檔案管理工作的兼職檔案員進行崗前專門的培訓，集中提升兼職檔案員的業務技能，達到針對性提高培訓效率目標。第四，建立檔案員的良性競爭機制，針對獎懲力度要進一步有效加強，以此激發黨員的積極性主動性和創造性，基于檔案員的業務水平提高和工作實績進行獎勵，從而鼓勵兼職檔案員提高業務水平，達到推動事業單位檔案管理不斷提升檔案管理效率，在最大程度上完成相對應的管理目標和既定任務［6］。

4.5 搭建空中課堂進行網絡自學

針對檔案人員文化程度高、中青年人員多等情況要進行充分的了解，具體問題具體分析，切實有效的體現出信息化網絡化的作用和價值，在更大程度上充分發揮網上培訓覆蓋面廣、共享性好、靈活性強等優勢，在檔案信息網上開辟學習園地進行自學，發揮和挖掘其自主學習能力，使其積極性、主動性得到充分的調動，在空中課堂的搭建過程中，要精選切實有效的學習內容，使相關內容具有高效性和針對性，能夠真正意義上有效增強其綜合技能和業務水準。針對具體的內容而言，主要包括歸檔指南、系統操作指南、常見錯誤分析等。兼職檔案員要結合自身的實際情況，查漏補缺，進行自主的學習和進步，可以有針對性的利用網絡資源，針對自身的專業技能和業務素養進一步切實增強，在創新能力方面有更顯著的提升，以此從根本上有效加強兼職檔案員業務能力［7］。

5 結論

通過上面的分析和探討，我們能夠進一步看出，事業單位在經營發展過程中，要著重關注檔案管理工作，進一步建立健全更系統完善的兼職檔案管理隊伍，提高兼職檔案管理人員的專業性與工作積極性。在良好的培訓體系、激勵機制、幫助機制與業務鉆研機制下促進兼職檔案員獲得全面成長。根據兼職檔案員的工作需要，逐步的完善培訓活動機制，達到提高培訓有效性目標。