探究數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施

閆小鶴

近年來，隨著國家越來越重視醫(yī)療衛(wèi)生部門改革，醫(yī)院檔案信息化管理也受到了普遍的重視。在這種情況下，各級各類醫(yī)院都必須要與時俱進，找到醫(yī)院檔案數(shù)字信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，促進數(shù)字信息化建設(shè)，發(fā)揚醫(yī)院文化，更好的滿足患者的身心健康實際需求。

一、目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）醫(yī)院忽視檔案管理

目前，許多醫(yī)院在檔案管理中都沿用傳統(tǒng)的管理方法，是造成目前醫(yī)院檔案管理守舊的主要原因。由于對于醫(yī)院而言檔案管理是不能直接創(chuàng)造收益的項目，所以很多醫(yī)院都不想在該工作上投入大量的時間和精力。這樣做的后果，毋庸置疑，必定會造成醫(yī)院不能高度重視檔案管理工作，而且很難準(zhǔn)確認(rèn)識到對于檔案管理來說信息化的重要性。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化意識薄弱

就目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程能夠發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理信息化意識薄弱的情況，有些檔案管理者并不是專業(yè)的，也有可能是其他崗位的人員兼職的，需要做好自身的工作，只有在完成好本身的工作或者在閑暇時間才可以管理檔案。并且管理者自身缺乏豐富的檔案管理專業(yè)信息化知識，又缺乏足夠的精力進行鉆研學(xué)習(xí)，這樣就很有可能造成檔案管理依舊停留在相對落后的層面，而且很多管理者所學(xué)習(xí)的專業(yè)都不是管理專業(yè)，而是其他專業(yè)，也是造成醫(yī)院檔案信息化管理速度較慢的關(guān)鍵原因。

（三）醫(yī)院檔案管理機制有待健全

管理機制有待健全，通常也是造成醫(yī)院檔案管理守舊的主要原因。就現(xiàn)階段來講，許多醫(yī)院在構(gòu)建檔案時都沒有指定統(tǒng)一的管理模式以及管理機制，特別是在一些基層醫(yī)院是更加顯著的。造成醫(yī)院檔案資源有效利用率不高，喪失檔案本身的價值。當(dāng)前，盡管許多醫(yī)院都已經(jīng)制定相關(guān)的檔案管理機制，但通常都只是記錄各類以及各級工作人員的工作職責(zé)等等，幾乎不會深入探討和研究檔案制度，這樣就很有可能造成醫(yī)院檔案管理工作具有較強的隨意性。此外，醫(yī)院檔案管理也尚未制定對應(yīng)的制度進行管理以及考核，工作中也多次出現(xiàn)問題。最普遍的是，檔案借閱機制有待健全，造成不能在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸還，往往會發(fā)生破損的情況，而且還可能出現(xiàn)檔案丟頁或者丟失的情況，在查閱時，由于時間過長和責(zé)任不能落實到位，很難落實到個人，所以這樣會導(dǎo)致檔案管理工作有很大的損失。

二、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）有助于提升醫(yī)院管理效率

在醫(yī)院每項管理工作中檔案管理起著至關(guān)重要的作用。有關(guān)部門必須要對醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展引起高度重視，積極創(chuàng)新管理方法和管理理念，不斷改革傳統(tǒng)的管理模式，以提升醫(yī)院整體管理效率和檔案管理水平。

（二）適應(yīng)社會主義信息化發(fā)展的需求

醫(yī)院檔案管理工作量相當(dāng)大，而且檔案數(shù)據(jù)信息更新次數(shù)多，傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)難以滿足社會發(fā)展的實際需求，所以只有創(chuàng)新檔案管理方法，才可以更好地適應(yīng)信息化時代的需求，滿足人們對檔案信息的實際需求，確保醫(yī)院臨床工作可以正常開展。

（三）可以有效保護醫(yī)院寶貴的檔案原件

醫(yī)院檔案信息中涵蓋到許多數(shù)據(jù)信息以及重要的文件，比如：重要資料、醫(yī)學(xué)病理以及圖片等等，所以對醫(yī)院檔案信息的存儲以及檔案管理提出越來越高的要求。[2]而通過應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)，可以合理劃分存儲以及整理醫(yī)院所有檔案，采用電子存儲方法有利于保護重要文件，避免檔案被泄露或者檔案破損。

（四）可以更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享以及整合

實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化及信息化，既可以減少檔案管理的人力以及物力消耗，提升管理工作水平，又可以更好地實現(xiàn)檔案信息資源共享。在醫(yī)院管理中，最主要的管理內(nèi)容是資源整合，對資源信息共享具有一定的要求。通過實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化可以為有關(guān)人員提供便捷的服務(wù)，醫(yī)院工作人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)搜索準(zhǔn)確迅速查詢出自己所需的數(shù)據(jù)信息以及資料，顯著擴大了原始檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，而且檔案管理信息化可以使不同部門之間增強信息溝通，滿足每個科室的瀏覽需求。整體來講，醫(yī)院檔案管理信息化可以使檔案管理資源得到最大限度的優(yōu)化，提升管理水平。

三、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）加強檔案管理者的意識

檔案是醫(yī)院在發(fā)展中日益積累的無形寶貴財富，也是醫(yī)院采用和了解原來臨床經(jīng)驗的有效渠道，其可以為醫(yī)療創(chuàng)新以及課題研究等等提供重要的參考依據(jù)，科學(xué)運用檔案資料有利于醫(yī)院降低人力以及物力的不必要支出，實現(xiàn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。因此，對于醫(yī)院檔案管理者來說，必須要創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理理念，準(zhǔn)確認(rèn)識到檔案自身的各項價值，進而不斷學(xué)習(xí)、及時跟上時代發(fā)展的步伐，盡可能做到醫(yī)院檔案管理工作與數(shù)字信息化時代的有關(guān)要求相符。

（二）進一步完善醫(yī)院檔案管理體系

作為醫(yī)院檔案管理部門，必須要結(jié)合自身的各方面情況，合理制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理及價值，統(tǒng)一規(guī)范管理每個工作環(huán)節(jié)，比如：檔案資料完善、分類以及錄入等等，這樣在很大程度上可以保證醫(yī)院檔案管理工作正常進行。只有實現(xiàn)合理制定統(tǒng)一的規(guī)章機制，才可以讓工作人員在平時的管理中按照制度做好工作職責(zé)，真正做到有據(jù)可依，有據(jù)可循，保證檔案管理工作效率。并且需要在績效考核中列入檔案管理工作，將員工工作績效和檔案管理工作水平進行掛鉤，全方位實行崗位責(zé)任制度，嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理者的平時工作，進而提升檔案管理水平。

（三）重視檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)

在數(shù)字信息化技術(shù)日益發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案管理信息化已經(jīng)逐漸成為主要發(fā)展方向。因此，對于醫(yī)院而言，必須要重視檔案管理信息化建設(shè)，不斷為檔案工作管理者提供有關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，比如：軟件以及硬件等等，讓檔案管理工作可以隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展而不斷發(fā)展，以更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化目標(biāo)。比如：通過積極引進有關(guān)電子信息錄入系統(tǒng)，可以讓檔案管理者采用與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)的方法構(gòu)建完善的電子檔案，真正實現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)共享，進而做好健康檔案的多途徑動態(tài)管理。通過這樣做既可以降低醫(yī)院人力以及物力的消耗，又有利于將來檔案信息迅速查詢，還可以極大提升檔案管理水平。

（四）運用碎片化時間不斷完善檔案管理工作

檔案管理人員可以利用下班時間多學(xué)習(xí)關(guān)于管理的方式和電腦檔案歸納總結(jié)知識，認(rèn)真做好自身的職責(zé)，仔細(xì)錄入以及搜集檔案資料，保證檔案內(nèi)容的精準(zhǔn)性和時效性，盡最大努力做好自身的工作，認(rèn)真執(zhí)行保密機制，保證檔案信息不會泄露出去，而且在平時工作中需要提升自身的專業(yè)素質(zhì)，做好恪盡職守。并且需要分類存放以及整理紙質(zhì)檔案，方便將來查詢或者更改，能夠在工作量不多的情況下，運用碎片化時間在計算機中錄入以前的紙質(zhì)資料，而且將其上傳到網(wǎng)絡(luò)上進行保存，這樣既可以提升檔案管理效率，又可以促進醫(yī)院健康有序發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院想要提升工作質(zhì)量，必須要認(rèn)識到當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題，而且采取有效的措施進行創(chuàng)新，加強檔案管理者的意識，進一步完善醫(yī)院檔案管理體系，重視檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)，運用碎片化時間不斷完善檔案管理工作，只有這樣才可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理。