信息技術在圖書館檔案管理中的應用分析

崔虹

（山東商業職業技術學院，山東濟南 250103）

隨著網絡信息技術的飛速發展和進步，網絡信息技術已經滲透到各行各業之中，并且為不同行業的工作者提供了便捷的工作服務，充分滿足了企事業單位的工作開展需求。在圖書館檔案管理工作開展中，應用信息技術對于各項具體工作的開展都有一定的益處，能夠改變傳統的圖書館檔案管理工作模式，提升工作效率，減輕工作人員的工作負擔。實現檔案管理工作的信息化在一定程度上也會加速圖書館工作信息化的步伐，提高圖書館的現代化建設能力和水平。

1 信息技術與圖書館檔案管理工作概述

想要對信息技術在圖書館檔案管理工作中的應用進行更為深入的了解，首先就應該明確信息技術、圖書館檔案管理工作等相關概念和作用，現對相關內容做具體分析。

1.1 信息技術分析

信息技術主要指的是一類技術的總稱，它指的是用于信息采集、信息處理和信息管理等相關技術。具體來說，該技術主要是運用互聯網這一渠道，利用計算機、服務器等硬件設備實現的一種技術應用。具體來說，信息技術主要分為3 個大的類別，主要有傳感技術、計算機與智能技術、通信技術和控制技術。

在當今社會，信息技術的應用十分廣泛，并且已經深入發展到各個領域當中，例如，人們最常見的電話、電腦等設備都是信息技術應用的結果。同時應用信息技術也能夠幫助不同行業的人員解決工作問題，例如，工作系統的構建、各類工作軟件的建設等，都應用了信息技術，該技術的應用已經改變了人們的工作方式和工作內容，甚至對人們的生活方式都帶來新的變化。

1.2 圖書館檔案管理工作

有序的檔案管理工作的開展，對圖書館各項工作開展都起到重要的作用。檔案管理工作關系到圖書館工作的秩序問題，簡單來說，圖書館檔案管理工作主要指的是對各部門檔案實體以及相關信息進行登記、整理、收集、保管、統計，并且提供檔案內容資源的查看分享等服務工作。

圖書館的檔案資源信息較為復雜多樣，對檔案資源的內容來說主要包括圖書館讀者檔案信息、財產檔案信息、人事檔案信息、借閱檔案信息、講座會談檔案信息，除此之外，還包括各類音頻、圖像、實物等信息資源。可以說圖書館檔案信息種類多樣，管理起來具有一定的難度，想要有效管理各項工作，需要圖書館投入一定的人力、物力等資源，這樣才能夠確保各類檔案信息能夠有序保存，可以得到妥善的保管。

1.3 信息技術在檔案管理工作中的作用

在信息社會中，圖書館檔案管理工作中應用信息技術，起到重要的作用，具體表現在以下幾個方面。一是能夠實現檔案信息的數字化保存。將檔案信息轉化為數字化的電子信息，有利于實現檔案資料信息的保存，更好地提高信息資源的管理能力。二是有利于充分利用檔案電子信息，發揮電子信息的價值。同以往的紙質的檔案信息相比，電子信息可以隨時調閱、隨時查看，并且省時省力，不會對文本造成損害，因此說有利于圖書館更加高效地開展檔案管理工作。三是有利于減輕檔案管理工作壓力，提高工作效率。應用信息技術進行檔案管理工作，工作人員通過電腦就能夠完成檔案的處理工作，大大減少了工作任務量，提高了工作效率。四有利于提高圖書館檔案管理工作的信息化水平，建設現代化的圖書館系統是未來圖書館的發展方向和目標，實現檔案管理工作的信息化作為其中一項工作，有利于提高圖書館工作的信息化水平，推動相關工作不斷進步與發展。

2 圖書館檔案的作用

2.1 促使管理水平得到提升

在政策、方針、戰略目標以及計劃的制定工作以及執行方面，圖書館檔案均能夠起到重要的影響作用，并且在對決策實施以及開展組織、協調、控制等多方面工作的過程中，根據圖書館檔案之中的內容開展分析和研究工作，并對其中的經驗進行總結，之后以此為基礎提出對工作進行改進的方案和措施，有利于促使整體管理工作的水平得到大幅度提升。

2.2 作為考核評估工作的重要依據

圖書館的基礎業務建設情況、辦館條件、讀者服務工作、管理工作以及業務研究工作等各個方面，均能夠在圖書館檔案之中得到全面、深刻地反映，通過對圖書館檔案的查看，上級領導人員能夠對圖書館各項工作開展更加科學、合理的考核及評估，同時也能夠將其作為對圖書館工作人員進行考核以及評估的重要依據，并且有利于提升考核及評估工作的科學性和準確性。

2.3 對總結以及計劃制定工作進行完善

對檔案進行整理、對比以及分析工作，能夠對既往的經驗進行總結，對既往已經取得的成績進行肯定，還能夠找尋和確定其中仍然存在的不足之處，之后以此為基礎，結合各方面工作的實際情況，對相應的改進目標進行明確，對改進措施進行設計，對改進計劃進行制訂，以對不足之處進行有效彌補。與此同時，圖書館檔案可以作為各個部門對年度工作目標進行量化的重要參考依據，根據圖書館檔案對年度目標進行科學合理的量化，有利于圖書館的整體工作水平得到持續、穩定的提升。

2.4 針對讀者開展宣傳教育功能工作

圖書館在開展教學、科研、管理活動以及實施各方面服務時，均能夠為圖書館檔案提供相應的信息資料，同時其也能夠作為針對讀者開展宣傳教育工作的重要資料。在圖書館之中，保存了多方面的館藏數據、管理數據以及讀者數據等相關資料，能夠向讀者全面、深入的展現出圖書館各個部分的館情館貌，例如現代化的服務設施、各項管理工作的目標、實現目標的方法以及當前的進度等，從而有效激發和調動讀者對圖書館進行充分應用的積極性，使圖書館面向讀者的推薦工作得到更加順利地開展[1]。

2.5 對圖書館整體形象進行體現

當前我國已基本全面進入信息化時代，為了保障圖書館的健康生存和可持續發展，就必須促使圖書館積極向社會開放，并在此過程中對自身的發展途徑進行尋求和確認。以此為基礎，通過對圖書館檔案進行應用，圖書館的宣傳工作能夠具有更加真實的資料作為輔助，從而有利于人民群眾更加充分的對圖書館所具有的社會價值進行認知，也就能夠使圖書館的整體形象得到充分體現，并實現圖書館社會地位的提升。

3 信息技術在圖書館檔案管理應用中存在的問題

對于圖書館來說，想要實現檔案管理工作信息化，就必須要注重信息技術的應用，在技術應用方面存在的問題主要有以下幾點： 一是相關網絡配套設施不完善。進行信息技術的應用，需要使用計算機、服務器、儲存器等設備設施，這樣才能夠構建起一個完善的網絡系統，因此要求圖書館完善相關設施，這樣才能夠進行技術應用。

二是信息化建設工作不明確。這一問題是很多圖書館面臨的難題，實際上想要真正做好信息化工作，對于圖書館檔案管理者來說，首先應該明確自身需求，明確應用信息技術的目標和工作規劃，這樣利于更好地進行技術應用，通過信息技術，設計出一套完善的工作方案，能夠更好地開展系統設計工作，充分滿足圖書館檔案管理工作的需求[2]。對于不同的圖書館來說，檔案管理工作內容與需求有所差別，因此要求工作人員首先要制定出一套具體的工作方案，這樣能夠有效指導信息技術的應用工作。

三是信息技術人才素質有待提升。信息技術人員缺乏是圖書館面臨的一個情況，因此在信息技術應用過程中，圖書館會采用同相關技術單位合作的方式開展相關工作，但是信息化建設工作需要人力投入，對于圖書館來說，應該注重相關人才的培養與引進，這樣更利于信息系統建設工作的開展，更利于相關信息系統升級與維護工作的進行。

4 信息技術在圖書館檔案管理中的應用策略

4.1 建設圖書館的網絡設施

想要實現信息技術的有效應用，需要結合圖書館檔案管理工作實際進行相關前期工作準備，注重各類網絡配套設施的引進。在具體工作開展中，一方面應該注重硬件設施需求工作的進行，例如，購買用于工作的專用計算機、服務器、音頻視頻采集器、掃描儀等設備。在進行設備購買的過程中，可以采用招標或者統一采購的方式，這樣能夠確保供貨商的資質，有效減少工作量，提高工作效率，采購到符合要求的產品設備。同時，還應該通過專業人士進行數字化系統的構建，在進行系統構建之前，需要進行各類信息的收集與處理，對于需要實現信息化的內容進行整理歸檔，便于檔案信息的統一調度和操作[3]。

另一方面技術人員需要構建起一個安全、 可靠的管理儲存系統，用于所有檔案管理資料的動態化、分類化的儲存，并且通過技術操作，能夠確保檔案信息具有一定的安全性。基礎網絡設施的準備，是開展各項工作的前提和基礎，在進行信息技術應用的過程中，需要運用相關設備、設施等，這樣才能夠提高技術工作的開展效率。

4.2 提高工作效率，實現資源共享

信息技術在圖書館檔案管理工作中的應用，是通過構建一個信息化的操作系統，來提高檔案管理的工作效率，進一步實現各類檔案資源的共享。在信息技術出現以前，檔案管理工作十分復雜，需要占用很大的空間，浪費很多的時間以及人力物力等資源，但是通過信息技術的應用，能夠提高檔案管理工作的效率，這對于圖書館來說，能夠充分彰顯利用信息技術的優勢，提升圖書館的綜合發展實例，創造更多的經濟效益[4]。實際上，信息技術的應用能夠提高檔案管理工作的效率，確保各項工作的有序進行，減少工作誤差。

此外，在信息共享方面，信息技術的應用能夠打破時間、空間的限制，提高檔案資源的利用效率。在以往的檔案管理工作開展中，需要管理人員注重檔案的存留，甚至對于部分具有一定文獻價值、參考價值或者殘破的文獻信息，圖書館都會對其進行館藏，并且其使用、 利用程度很低。但是在信息技術應用后，各類信息資源都能夠被充分地挖掘出來，讀者通過手機閱讀軟件、 圖書館軟件就能夠隨時閱讀電子版的信息內容，節約時間，充分滿足不同讀者的閱讀需求。

4.3 增加信息資源容量

信息技術在圖書館檔案管理工作中實現應用以后，可以通過服務器存儲大量的檔案資源信息，能夠在讀者和資源之間構架起一個紐帶和橋梁，能夠收納海量的信息資源，可以為讀者提供更為便捷的信息資源服務。

實際上，圖書館的一個重要功能就是公共服務功能，因此說檔案資源的有效管理，能夠幫助圖書館更好的構建檔案系統，提高各類資源的利用效率，通過在制定檔案管理工作目標，實現既定的檔案管理工作規劃與目的。海量的檔案信息資源能夠通過信息技術進行分類檢索，進行整理歸納，甚至是能夠結合檔案資源進行信息分析，更好地指導圖書館檔案管理工作的開展[5]。

4.4 構建現代化工作管理體系

隨著信息技術與圖書館檔案管理工作的深度融合發展，圖書館的檔案管理工作體系將會更加現代化。在信息社會之中，除了個別縣級村級圖書館之外，我國的圖書館已經基本實現了信息化，信息化水平也會越來越高。信息技術作為一項應用技術，在圖書館檔案管理工作中也將發揮更為重要的作用，有利于幫助檔案部門構建起一個現代化的檔案管理工作體系。

通過信息技術的應用，所有的工作都能夠實現網絡化操作，并且也能夠通過網絡及時發現問題，進行各項工作問題的解決與反饋，避免出現人工操作失誤的情況。信息技術還能夠為檔案管理人員提供決策支持，工作人員能夠結合系統情況，以及信息分析報告等內容，進行工作決策，開展檔案管理工作[6]。實際上，信息技術的有效應用對于推動圖書館檔案管理工作的智能化也會起到一定的作用。相信在未來，智能化的管理工作平臺也會被設計搭建出來，更好地提高圖書館管理工作能力和水平，保障圖書館順應時代發展而不斷實現新的進步。

5 結語

實際上，信息化建設工作是大勢所趨，對于圖書館來說，想要實現長足的發展和進步，提升工作的信息化水平勢在必行，在相關工作開展中，檔案管理人員應該結合自身工作實際進行技術應用，提高工作素養，以應對信息化工作的開展。在檔案管理工作開展中也應該注重結合工作情況不斷進行相關工作系統的升級優化，實現管理工作水平的提高。