關于做好辦公室文秘綜合管理工作對策研究

杜鴻

中圖分類號：C931.3 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-101-01

摘 要 辦公室文秘工作在企業各項管理工作中發揮著承上啟下的重要作用。但由于各種內外因素的影響，文秘工作也還有很多問題需要解決。文章就詳細的論述了辦公室文秘綜合管理工作的主要內容，分析了存在的一些問題，并提出了對應的解決對策。

關鍵詞 文秘 綜合管理 存在問題 優化對策

隨著市場經濟的不斷推進，辦公室管理工作作為企業管理活動最核心的部分也被賦予了新的更高的要求和標準。文秘人員也要不斷地提升和建設自己來滿足當前綜合管理工作的需求，以便更好地提高工作質量，服務企業。但由于辦公室管理工作的復雜多樣、崗位實際定員與工作任務之間存在著較大的不平衡，以及文秘人員心理和思想不穩定，辦公室文秘工作開展的效果仍然與預期的效果相差甚遠。因此創新辦公室綜合管理工作勢在必行。

一、辦公室文秘綜合管理工作概述

在綜合管理工作中，文秘人員要針對領導要求和命令起草和撰寫各類文書、會議籌備資料、記錄工作會議內容、年度工作報告、企業規章制度、工作計劃與規劃書、制度改革方案、文件及信函等書面資料的收發和傳遞、各部門之間任務的分配和協調、落實和執行情況跟蹤、對外接待和談判等行政方面的工作；同時還要協助領導負責人事調動、勞動合同的管理、人事檔案的管理、離退休職工的管理、各項企業政策和人文關懷的落實、勞保用品的發放、工傷事故的調查、取證和落實等人事管理方面的工作；最后還有一線工作現場所有生活設備、車輛的管理、飲食安全、物資管理等后勤工作。尤其是作為國家能源保障且危險系數高的電力行業，更是要做到全面系統的管理。

二、目前綜合辦公室文秘工作中存在的問題

1.工作繁瑣。從上述對綜合管理工作的職責范圍分析可知，綜合管理工作內容是瑣碎的，重復性也較高，久而久之會讓文秘產生職業倦怠感，并且一旦在工作中有所疏忽，很多信息內容的收集、傳達都無法保障全面和及時，由此也就削弱了文秘之于領導所起到的輔助作用。企業的經濟活動日益頻繁，業務越來越多，文秘的崗位數量又是固定的、有限的甚至是不足的，因此文秘人員的數量與巨大的工作量之間是不平衡的；另外，由此延伸出來的加班加點也會讓文秘人員產生巨大的工作壓力，甚至已經影響到了他們的身體健康。

2.能力不足。一些文秘工作人員沒有積極、主動學習的意識，不更新和完善自己的知識構架，提高自己的辦公技能，也不深入一線和行業去獲取第一手資料，無法在更大的空間、范圍以及更高的層次上發現、思考、分析問題，也就無法系統、真實、準確的反映和應對行業改革帶來的沖擊。

三、優化辦公室文秘工作的對策

1.加大隊伍的能力建設。文秘工作隊伍的素質和能力直接決定著辦公室工作的質量和整體的管理水平。因此為了更好地滿足工作需求，企業要定期組織專項教育培訓活動，組織文秘人員積極參加，可以聘請專業講師向他們傳輸文秘專業知識和技能，包括文書寫作、資料管理與運用、商務禮儀等，尤其是對于現代信息技術的學習和運用，讓專業的信息技術人才上課，教授知識，讓文秘人員全面掌握和熟練運用各類現代化辦公設備及軟件；還可以讓優秀員工上臺分享工作經驗和學習經驗；除了理論學習之外，還要鼓勵文秘深入一線，將所學知識運用于實踐，或者采用輪崗制來鍛煉和提升文秘的綜合能力。比如，企業可以將本單位的文秘人員調任至本單位的不同崗位，將不同部門、不同崗位的職工進行一定時期的調崗。

2.制定完善的工作機制。完善的工作機制可以讓工作方向更加清晰，讓自己的工作行為更加規范，以此讓辦公室的整個工作流程都有序、穩定。企業要根據發展情況、辦公室工作的實際特點來制定有針對性工作機制，并與本辦公室文秘、其他各部門進行研究和討論，去除不合理的部分、添加一些新的元素，尤其是要尊重文秘人員的意見和看法，他們是工作的組織者和實施者，是對辦公室業務最了解的群體，因此他們的意見或者建議都是基于辦公室具體工作的。這樣制定出的工作制度才會引起大家的共鳴，才會讓大家共同遵守和執行，具有更強的可操作性。比如考勤制度，按時上下班是必須要遵守的，但在上班期間文秘的個人生理需求還是需要被尊重的，針對具體情況可以將其中的一個時間點放寬一些。這樣人性化的機制會更受到文秘的尊重和支持。

四、結語

辦公室綜合管理工作不論是在內容上還是在數量上都會給文秘帶來巨大的壓力，而文秘人員要想適應這種工作節奏不僅需要企業提供各種平臺來滿足自己的工作和學習需求，自身也要不斷的充電，讓自己更專業，為企業提供更優質的服務。

參考文獻：

[1]李春芬.做好綜合辦公室文秘工作的對策探討[J].產業與科技論壇，2012（2）：249-250.

[2]佚名.做好辦公室文秘綜合管理工作優化對策[J].現代國企研究，2018，150（24）：108-108.