基于ERP系統環境下的企業內部控制研究

周利

摘 要 隨著市場競爭的日益激烈和信息化技術的飛速發展，ERP信息系統越來越多地被企業運用。企業在ERP系統環境下實施內部控制，所面臨的控制環境發生了根本變化，這使企業內部控制面臨新的挑戰和風險。如何將ERP系統與企業內部控制進行有效融合，使兩者在運營管理中充分地發揮協同效應，成為目前企業管理中值得研究的現實問題。本文結合企業實際，分析現階段ERP系統環境下內部控制存在的主要問題，并探尋對策建議，從而為提升企業總體管理水平、促使企業持續健康長遠發展提供借鑒意義。

關鍵詞 ERP系統 內部控制 信息技術

目前，ERP系統已逐漸成為企業提高經濟增長力和管理水平的有力工具。ERP系統的廣泛應用無疑為企業的經營發展注入了新的活力，但也對企業內部控制的規范提出了更高的要求。因此，探討ERP系統和內部控制融合的途徑，對ERP系統的應用及企業管理效率的提高尤為重要。

一、企業ERP系統與內部控制相融合的重要意義

在信息技術快速發展的今天，ERP系統與企業內部控制既緊密相連，又相互影響，兩者進行有效融合具有十分重要的意義。

ERP系統既要符合內部控制管理的要求，又要真正為提升內部控制服務。一方面，ERP系統是集信息技術和控制管理為一體的先進管理工具，它作為內部控制管理的重要手段之一，是為實現企業不斷提升管理效益服務的。另一方面，ERP系統的設計具有一定的主觀性，它是根據企業的業務本質和管理要求，由主觀意識的項目人員進行設計的，它在立項、開發、實施、操作等環節過程中，都受企業內部控制制度的指導和約束。

在實際工作中，推行及建設ERP系統的過程，不是簡單地從手工化到系統化的過程，而是對企業內部控制制度的制定、優化以及流程再造的過程。我們不能僅僅把ERP系統看作是辦公軟件，而是要將ERP系統與內部控制進行有效融合，將企業的管理思想和內部控制要求有效地嵌入ERP系統中，以ERP系統平臺承載內部控制，以內部控制管理思想來設計和運行ERP系統，從而有效提升企業的內部控制效率和企業的核心競爭力。

二、現階段ERP系統環境下企業內部控制存在的主要問題

盡管ERP系統是企業管理的有效工具和手段，但因其網絡環境的復雜性、管理水平的有限性、業務的多面性等特點，很多企業的內部控制無法與ERP系統有效融合，影響了ERP系統作用的發揮。現階段，ERP系統環境下，企業內部控制存在的問題主要體現在以下4個方面：

（一）內部控制體系不科學，與ERP系統脫節

內部控制體系的內容應涵蓋企業經營管理的所有方面，貫穿經營管理的所有環節，因此它應是一套科學規范的控制體系。

但有些企業內部控制體系與ERP信息系統的實際情況脫節，有的企業沒有根據ERP系統的要求來設置內部控制體系;有的沒有充分認識制度有效執行的重要性，沒有整體的網絡安全意識，沒有完善的監督機制和長效機制等。這些都嚴重影響了企業內部控制的有效實施。

（二）內部控制組織結構不合理，無法適應ERP系統帶來的控制環境變化

ERP系統的實施使得企業的內部控制環境發生變化，相應的內部組織結構和崗位設置較之以往也有很大改變。在規范的ERP系統環境下，管理結構呈現出流程化、扁平化的特點，主觀人為因素被削弱，內部控制層次明顯減少，控制效率更高。

但有些企業對內部控制環境的理解不夠深入，特別是管理層對內部控制的管理理念認識不到位。這導致企業沒有建立規范的內部控制環境，組織結構不合理，崗位分工不清晰，職責權限不明確，無法有效地將ERP系統應用到實際工作中，不能充分發揮內部控制的積極作用。

（三）業務流程控制不到位，ERP系統無法覆蓋全部關鍵控制點

ERP的應用，使企業的工作流程標準化、系統化，使部門間的配合更加順暢，使各生產運營環節無縫對接，減少損耗，有利于管理者全面客觀掌握經營的全過程。

但有些企業業務流程沒有跟上企業發展的步伐，不能滿足內部控制的要求;有的業務流程并不是全面的控制，對生產運營各環節沒有實現全覆蓋;有的只針對重要業務部門或部分業務流程進行控制，未將有效關鍵控制點全部引入ERP系統中，導致控制環節出現了漏洞，影響了內部控制的效果。

（四）人員業務素質不足，影響ERP系統運行效果

ERP系統的設計運行與信息管理人員是分不開的。有些系統管理人員缺乏責任心，缺乏主動性，缺乏應對變化的能力，只負責系統正常運行的維護;對ERP系統相關技術掌握不夠深入，對內部控制知識了解不夠全面，對ERP系統整體的內部控制管理考慮不到位。這使得系統中很多問題得不到真正的解決，很多統計分析功能未被充分挖掘運用。

ERP管理模式采用的是集成系統，覆蓋了供產銷、人財物等管理工作，幾乎涉及企業所有部門和員工。但很多員工對系統認知不足，對流程不熟悉，責任心不夠，學習主動性不強，這導致一些人為的不當操作，從而出現很多錯誤信息、問題數據等，直接影響系統運行的效果。

三、改進ERP系統環境下企業內部控制的對策建議

（一）建立科學的內部控制體系

科學規范的內部控制體系，是企業取得ERP系統下內部控制效果的前提和保障，對保證企業經濟目標的實現、提高管理效率、防范企業風險都有顯著的作用。該體系的構建包括以下4個方面：

1.制定和執行完善的內部控制制度。ERP系統集成了企業各業務功能模塊，企業要跟上時代的發展和信息技術的進步，就必須全面建設和優化ERP系統環境下企業的內部控制制度。如建立會計系統控制制度，包括會計崗位職責、會計工作流程、資金管理制度、資產管理制度、采購與付款管理、銷售與收款管理、財務風險控制等;另外，還包括建立不相容職務相分離制度、審批權限管理制度、客戶信用管理制度等。

建立完善的內部控制制度是企業提升管理水平的關鍵，但更重要的是，企業必須嚴格貫徹落實內部控制制度才能有效發揮其作用。在執行過程中，要不定期檢查制度執行的效果，發現不合理的地方及時改進。同時，通過內部控制制度的建設與執行，讓企業部門間建立起有效的聯動機制，促進部門間的協作和監督，以保證ERP系統下內部控制得到真正有效的發揮。

2.建立系統網絡安全管理制度。ERP系統是企業全部業務數據的基礎平臺，也是內部控制的有效手段。ERP系統的安全性十分重要，一旦被破壞，將給企業帶來巨大的損失。企業應當增強系統網絡安全意識，加強ERP系統的運行和維護。首先，依照國家相關法律法規政策，制定安全管理的總體方針和安全策略。其次，根據業務性質、重要程度、涉密等級等，確定系統的安全等級，根據安全等級建立系統網絡安全的各項管理制度和技術標準，規范基礎設施建設、系統和網絡平臺建設、應用系統開發、運行管理等重要環節。制定管理人員和操作人員的日常操作規程，從而形成由安全政策、管理制度、操作規程等構成的全面的、系統的系統網絡安全管理制度，以保證ERP系統數據的安全性和完整性。

3.建立完善的監督機制。積極實施內外部審計，建立完善的監督機制，降低ERP系統下的企業內部控制風險。企業應設立內部審計部門，加強內部控制評估，加強對ERP系統各環節的檢查與監督，特別是對風險控制環節，及時發現風險點。企業還應加強第三方外部審計機構對系統的維護和對操作過程進行檢查，對內部控制的設計和運行進行評估，及時發現內部控制缺陷，并加以整改，從而提高企業的內部控制管理水平。

4.建立長效機制。隨著企業的發展、業務流程的變化、內部控制要求的提高，ERP系統將不適應新的需求。企業應建立健全長效機制，適時對ERP系統進行評估，適時修改ERP系統的功能設置、控制流程和控制措施，及時優化內部控制體系，從而隨時保證系統和體系的規范性、健全性和合理性。

（二）優化和完善內部控制環境

企業內部環境是指對企業內部控制制度建立和運行產生影響和制約的各種內部因素，它是內部控制實施的基礎。具體體現為：

1.建立合理的組織結構。建立有利于ERP環境下的組織結構，包括依法設置股東大會、董事會、監事會、經理等，使得所設立的各職能部門真正發揮監管作用。

2.設置明確的崗位職責，建立完善的崗位管理體系。企業應根據ERP系統的設置來制定明確的崗位分工和職責，建立崗位管理制度，加強控制體系。企業應根據實際經營需要和內部牽制要求，實行關鍵崗位分離制與輪崗制，設置交叉崗位;各崗位既相互制約，又相互獨立，從而避免舞弊現象，以提高內部控制效率。

3.確立管理層在企業經營中的核心地位。管理層對內部控制和ERP系統的重視程度是優化內部控制環境的關鍵。為推動內部控制能在ERP系統下得到有效實施，必須得到管理層的大力支持，必須加強管理層的內部控制意識，從而實現ERP系統對企業的全面管控。

（三）加強業務流程控制

隨著企業規模的擴大，組織機構也逐漸龐大，分工也越來越細，現有業務流程已不能適應企業的管理需求。企業就必須對業務流程進行變革和優化，其核心是結合現有內部控制的需求，將優化后的業務流程嵌合在ERP系統中。首先，企業要對內部控制進行全面評估，對現有流程進行重新梳理，識別缺失的關鍵環節和需要改善的環節，細化核心業務環節和關鍵業務流程，使關鍵控制點發揮應有的控制作用;將ERP系統內部控制工作從制度優化、流程整合、措施貫徹等各個環節與生產經營緊密結合。其次，業務流程要進行動態管理、持續優化，適時調整流程崗位對應表，確保每個員工和相應流程準確對應，并切實執行，從而達到企業運行有序、管理效率更高的目的。

（四）加強全員的系統培訓

ERP系統的應用，對企業員工的職業素養和專業技能提出了更高的要求。因此，企業必須加強員工的培訓和培養。首先，加強系統管理人員職業道德和業務能力的培養，為其提供學習和培訓的機會，提高他們對系統的管理控制能力和功能模塊的開發維護能力。其次，加強全員職業素養、管理理念、安全意識等的培養，全面提高全員的責任心和管理意識。最后，加強全員系統知識的培訓，培訓全員系統操作知識、業務流程、運行邏輯及控制關鍵點等，從而讓全體員工全面了解內部控制環節，熟練掌握系統的操作知識，并能有效地將業務知識和系統管理知識高度融合，以此提高企業整體的管理水平。

四、結語

ERP系統的應用，給企業內部控制帶來了新的變化，同時也給企業帶來了機遇和風險。只有將ERP系統與內部控制進行有效融合，通過建立科學的內部控制制度、良好的內部控制環境、合理的業務控制流程、全員的系統培訓，才能有效地規避風險，提高經營效率，使企業走向健康持續發展的良性循環的軌道上，從而為企業的發展創造更大的價值。

（作者單位為重慶大學出版社有限公司）

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