辦公室工作精細化管理難點和策略研究

田競

摘 要 進入新時代以來，我國社會主義市場經濟的發展進一步趨向完善，這同時也對我國企業的發展建設提出了新的要求。辦公室工作作為企業管理的重要組成部分，不僅職能關鍵，而且涉及企業上下所有工作人員及企業的大部分事務。因此，提高辦公室工作的精細化程度就顯得尤為重要。

關鍵詞 辦公室工作 精細化管理 策略研究

就辦公室這一部門的工作職能而言，其在整個企業中起到了承上啟下的聯結作用，是協調各個部門工作的關鍵，也是建言獻策、輔助企業管理人員制定科學發展決策的關鍵所在。但反觀目前我國辦公室的管理工作現狀，仍不盡如人意，尚存在一些問題需要解決。提高辦公室精細化管理程度可提高辦公效率，避免出現責任推諉的狀況，對提升企業的市場競爭能力、增強企業的可持續發展能力而言，可謂十分重要。

一、提升辦公室工作精細化管理的難點

（一）對精細化管理的重視程度不高

對辦公室的管理工作而言，提升精細化管理工作的根本就在于提升人對辦公室管理工作精細化的認知程度。辦公室的工作人員作為精細化管理的核心所在，是推進辦公室精細化管理的核心驅動力。辦公室的工作具有瑣碎的特點，在實際工作中，事務煩冗、任務繁重的情況時有發生。這就很容易導致工作人員出現“十個指頭按跳蚤”的工作情況。由于沒有從全局去思考問題，且工作策劃缺乏整體性，這就容易導致很少有人能夠真正認識到辦公室工作精細化管理的重要性。辦公室工作人員往往把大部分工作時間用在了處理瑣碎事務上，用在精細化工作事項上的時間卻很少。這就很容易導致企業缺乏一個可以長期為之奮斗的發展目標，而且工作效率也會由于缺乏科學管理而降低。

總而言之，辦公室工作人員如若缺乏對工作精細化管理的認知與重視程度，就難以提高工作效率，辦公室工作的疏漏也更容易出現。這會嚴重破壞辦公室工作的和諧程度以及企業的效益。

（二）辦公室工作人員的素質有待提高

在一個企業內部，辦公室的工作與其他職能部門相比，具有一定的獨特性。辦公室工作的難度雖然較低，但是事務繁雜，需要工作人員有較強的耐心，更要求工作人員有極強的責任感以及使命感。

但我國辦公室管理的現狀卻不容樂觀，受種種因素影響，我國企業的辦公室人員素質往往是參差不齊的。大部分企業的辦公室工作人員都或多或少地存在工作敷衍應付，缺乏細心、耐心，辦事效率低，拖拉懶散等問題，這也是導致辦公室工作難以實現精細化管理的主要原因之一。

（三）辦公室精細化管理制度存在缺陷

“沒有規矩不成方圓”，對于一個企業而言更是如此。要想使一個企業的辦公室工作始終保持較高的精細化程度，就必須加強辦公室管理工作，建立健全企業辦公室精細化管理制度。

值得注意的是，現在我國企業的精細化管理制度普遍存在缺陷。一些企業的辦公室難以實現通過制度來管人、管事，這就導致企業內部難以形成較為有效的制度約束。毫無疑問，辦公室要想實現精細化管理就必須建立健全管理制度。唯有如此，工作人員在處理辦公室工作時才會條理清晰、有條不紊。實踐證明，沒有良好的規章制度來輔助工作人員處理辦公室事務，就很容易導致辦公室出現工作混亂的情況。盡管當前大部分企業對建立健全辦公室管理制度做了一些有益的嘗試，但進步的空間還是比較大，一些棘手的辦公室精細化管理問題，還有待進一步解決。

二、實現辦公室工作精細化管理的策略

（一）加強辦公室工作人員管理教育

進入新時代以來，我國企業的發展對人才素質的要求進一步提高。一個優秀的辦公室工作人員應該是一個復合型人才。

每個企業都會有很多新上崗的辦公室工作人員，一些企業為了壓縮成本，就不會給他們安排專業培訓，而是要求他們直接開展工作。這就容易導致這些員工在平時工作中出現敷衍應付的現象，在損毀公司形象的同時也會降低其他部門的總體工作效率。所以企業應注重細節把控，加強課程化、專業化的訓練，以提高工作人員的工作素質，進而實現辦公室精細化管理。[1]

（二）提高工作人員重視程度

一個企業辦公室工作人員的責任意識和服務意識事關辦公室工作效率的高低以及工作質量的好壞。因此，在實踐中，企業領導應帶頭宣傳辦公室精細化管理，進而加強辦公室工作人員對精細化管理的重視程度。

提高辦公室工作的精細化程度應從細節和小事入手，引導員工加強自身責任意識的培養，提高員工的服務意識、責任意識，這正是實現辦公室工作精細化管理的關鍵所在。[2]

（三）建立健全管理制度以及考評體系

在實踐中，要想提高辦公室工作的精細化程度，就必須根據企業的實際情況建立配套的辦公室管理制度，實現量化管理，進而達到明確每一個員工的工作職責的目標。這有利于減少員工出現工作懈怠、失誤的情況。[3]

除此之外，企業還必須完善科學的考評體系，將員工的績效與員工平日表現、工作業績、客戶回饋相掛鉤，這就可以極大地激發工作人員的工作積極性，使員工的工作積極性在無形之中得到提升。[4]

三、結語

一個優秀的新時代企業要想在商海中立于不敗之地，就必須實現辦公室精細化管理，不斷革新自身管理理念，從而提高企業發展活力，增強企業可持續發展力與創新能力。

（作者單位為山東省水利水電建筑工程承包有限公司）

參考文獻

[1] 黃慧萍.關于辦公室工作精細化管理難點和對策分析[J].農村經濟與科技，2019（14）：243-244.

[2] 吳芳.淺析辦公室工作精細化管理的難點與應對策略[J].辦公室業務，2018（10）：39.

[3] 周玉梅.淺析辦公室工作精細化管理難點和對策[J].辦公室業務，2017（11）：9.

[4] 張文.辦公室工作精細化管理難點與應對策略[J].企業改革與管理，2017（10）：41-42.