對加強城鄉居民社會養老保險檔案管理的探究

文/王潤玲，吉林省洮南市勞動保障事務所

1 城鄉居民社會養老保險檔案管理的必要性

隨著我國社會保障體系的逐漸建立健全以及養老保險制度改革的不斷推進，城鄉居民養老保險管理形式以及執行制度發生了翻天覆地的變化，能夠更加滿足人們的實際需求，維護人們的合法權益。城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的順利開展直接關系著城鄉居民的自身利益，當參保人達到領取退休金的年限之后，在獲得養老福利的過程中需要辦理很多手續和文件，保險檔案作為提供參保人保險信息的重要途徑，在城鄉居民合法利益維護過程中承擔著重要的任務。社會養老保險檔案會保存參保人完善的個人信息數據，并幫助參保人構建個人賬戶，及時將所交的保險費劃歸到參保人的個人賬戶中，實現保險之間的有效續接以及基金的轉移，為居民合法權益的維護提供重要依據。

2 城鄉居民社會養老保險檔案管理存在的主要問題分析

2.1 檔案意識問題。從目前城鄉居民養老保險發展的進程來看，檔案管理意識淡薄。某些地區對檔案工作資金投入不足，檔案保管設備短缺，檔案保管不善。檔案管理的人員身兼多職、臨時機動，對檔案工作放任自流、聽之任之，認為只要抓好平時的日常業務工作開展，檔案管理工作可有可無，看不到長遠利益，只注重直接利益、自身利益。這些原因的存在直接導致檔案資料收集不齊全、不及時，質量要求不高，檔案保管存在風險等檔案管理不規范現象。從根本上說這些存在的種種現象都是檔案管理意識不強、重視程度不夠造成的。

2.2 檔案管理軟件問題。目前各省出臺了相應的檔案管理辦法，并沒有一個統一的軟件來全面進行檔案管理，從而使得所有檔案管理工作變得異常瑣碎而繁雜。而由于整體檔案管理的范圍、分類和整理方式有所不同，隨著時間的推移就會出現諸多問題。在實際工作中，工作量的增多，檔案管理實際操作參差不齊，缺乏統一操作的尺度與要求，整體工作的水平及效率低下，人力物力耗費巨大，對以后養老保險數據的統計和管理以及轉移工作帶來許多不便。另一方面現代人參加養老保險的意識增強，參保對象越來越多，檔案資料越來越要求規范齊全，這勢必會增加管理者的工作量。新時代的社會保障對檔案管理水平提出更高層次的要求。

3 加強城鄉居民社會養老保險檔案管理的策略

3.1 重視城鄉居民社會養老保險檔案管理工作。第一是加強城鄉居民社會養老保險檔案管理決策人員和管理層對城鄉居民社會養老保險檔案管理工作重要性的認識，為了避免管理工作的混亂，可以成立檔案管理小組，對整個檔案管理工作進行統籌安排，與此同時，把城鄉居民社會養老保險檔案管理工作列入相關人員的績效考核中，以此來凸顯城鄉居民社會養老保險檔案管理工作在整個社保體系中的重要地位。第二，從城鄉居民社會養老保險檔案管理人員入手，提高其對檔案管理工作的重視，主要的方式還是通過加強他們對檔案管理工作和構建和諧社會關系的認識，使其明白他們的工作關系著人民生活的穩定性，從而在日常的工作中端正態度，表現出積極性，提高城鄉居民社會養老保險檔案管理的工作水平。

3.2 完善檔案管理制度建設。城鄉居民養老保險檔案與當地居民的利益息息相關，因此，完善居民養老保險檔案的管理體系，將信息的手機與互聯網技術相結合，可以更好地為居民服務，相關人員應當不斷提升自身素質，努力更新自身知識體系，運用專業的知識和良好的素質為城鄉居民服務，對于紙質版的檔案，應當按照相關規定進行管理和保護，在保證紙質版資料完好的同時應當建立一套完整的信息索引體系，方便在之后的工作中進行查閱，對于電子檔案，應當建立完善的備份，避免之后因為一些意外情況導致檔案丟失，與此同時還應當保證電子檔案的安全，絕不能出現信息泄露的情況。

3.3 提升管理水平。各級特別是鄉鎮一級城鄉居民社會養老保險部門應克服資金緊張的困難，購置先進的微機設備，裝備檔案室。要盡力做到統一標準，以便計算機聯網及共享社會保險檔案數據。同時應著力進行檔案管理的軟件開發工作，由上級城鄉居民社會養老保險部門統一組織實施。軟件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索，可以實現對檔案資料的快速查詢統計。

3.4 加強檔案信息化建設。計算機技術的快速發展給城鄉居民社會養老保險檔案管理工作提供了新的途徑。傳統的紙制檔案管理模式管理效率低下，檔案查詢與調用的速度慢，而且紙質檔案還容易受到自然災害、人為損壞以及各種因素的影響而出現紙質檔案丟失或缺損問題，影響檔案的完整性。社會養老保險檔案管理部門需要建立專項的電子信息庫，將所有關于養老保險檔案的紙質信息電子輸入到信息庫當中，將原有的紙質檔案轉變為信息檔案，從而可以減少檔案的存儲空間，降低檔案的保管費用。同時，還可以利用信息技術構建檔案管理的官方網站，提高檔案的收集速度和應用效果，并利用各種即時通信平臺收集群眾對檔案管理工作的意見，調整和優化當前的檔案管理活動，保證檔案管理效率。

4 結束語

綜上所述，城鄉居民社會養老保險是社會基礎保障機制的重要組成部分，其可以為社會保障服務的順利開展提供數據支持，因此必須加強社會養老保險檔案管理。并且作為國家檔案資源的主要內容之一，社會養老保險檔案能夠真實反映參保人義務繳費履行情況以及所需要享受的社保待遇，可以維護城鄉居民的合法權益，因此對加強城鄉居民社會養老保險檔案管理進行分析具有重要意義。