基于大數(shù)據(jù)視域下的檔案管理研究

文/趙慧敏，遼源市民政局

1 前言

大數(shù)據(jù)化的檔案智慧化管理指的是在檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，通過利用大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)對檔案實(shí)體、檔案庫房進(jìn)行自動監(jiān)控和管理，對檔案進(jìn)行全過程維護(hù)與管理，以及對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析、預(yù)測與共享。現(xiàn)行的地方政府檔案管理模式多數(shù)還是管檔人員人工管理，存在著檔案利用率低、管理方式落后等弊端。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的意義在于通過對數(shù)量巨大且不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與管理，從而對核心價(jià)值進(jìn)行預(yù)測，正與解決以上問題的需要不謀而合。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下對檔案管理開展研究，目的是希望可以在理論上找到一條解決這些問題的途徑，以期能指導(dǎo)實(shí)踐，最終可以有效改善檔案管理現(xiàn)狀。

2 現(xiàn)行檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理理念落后

傳統(tǒng)檔案管理理念下的檔案管理流程是基本遵循信息采集、中間整理、儲存?zhèn)浞荨⒗貌樵冞@幾個(gè)步驟。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，面臨著數(shù)據(jù)呈現(xiàn)海量化發(fā)展，如果在檔案管理工作中繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念，以及相應(yīng)的工作流程，在很大程度上無法應(yīng)對大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題

現(xiàn)行檔案管理，以計(jì)算機(jī)為主要工具，聯(lián)合應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為相關(guān)部門提供信息化檔案服務(wù)。在實(shí)際生活中，忽視檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)，無法為檔案管理部門提供有效支持。有些內(nèi)部信息化的同時(shí)，沒有注意與外界的聯(lián)系，使檔案資源配置出現(xiàn)失衡現(xiàn)象。現(xiàn)階段，現(xiàn)階段檔案管理最大問題是資金不足，設(shè)備不能及時(shí)升級或更新，管理系統(tǒng)過于陳舊，降低檔案管理人員工作效率。檔案管理的資金投人較少，使得檔案管理缺乏資金基礎(chǔ)，難以推動檔案管理更高水平發(fā)展。

2.3 檔案管理保存質(zhì)量亟待加強(qiáng)

大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生使得傳統(tǒng)方式保存的資料存儲得到了更加有效地處理，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)保存檔案資料，在減小存儲空間的同時(shí)，還能有效提高檔案數(shù)據(jù)的存儲質(zhì)量。越重要的信息越需要長時(shí)間的保存，而紙質(zhì)信息作為以往檔案管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，在進(jìn)行長時(shí)間的保存后容易發(fā)生字跡模糊的問題，作為信息載體的紙質(zhì)材料也會發(fā)生老化的現(xiàn)象，這些狀況嚴(yán)重影響了檔案資料的保存質(zhì)量。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得檔案的儲存方式從以往的紙質(zhì)信息向以電子信息作為主要儲存模式的信息管理方式變化。

2.4 檔案管理員隊(duì)伍素質(zhì)有待提升

考慮到檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致而瑣碎的工作，因此要求從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備較高的責(zé)任心、能夠認(rèn)真對待檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，并且能夠全身心地投入于木職工作之中。不過從目前檔案管理工作的從業(yè)人員隊(duì)伍整體素質(zhì)來看，相當(dāng)一部分檔案管理機(jī)構(gòu)或部門的從業(yè)人員存在養(yǎng)整體素質(zhì)不高的現(xiàn)象，這對于當(dāng)前的檔案管理工作而高是一個(gè)不利的因素。一些機(jī)構(gòu)或部門將年齡較大或者是新入職的人員安排到檔案管理部門，由此使得檔案管理工作難以收到預(yù)期的成效。

3 大數(shù)據(jù)檔案管理價(jià)值

3.1 檔案信息資源共享。

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享與利用。可以利用云存儲技術(shù)，將有用的信息存儲在云平臺上，建設(shè)云檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)云存儲。這樣使用者可以在任何時(shí)間、任何地方，通過任何可聯(lián)網(wǎng)的裝置從客戶端連接到云平臺，從而方便地存取數(shù)據(jù)。檔案的存儲可以在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下具有這種發(fā)展新趨勢，云存儲不僅能方便檔案信息資源的共享，更能節(jié)省開發(fā)利用的時(shí)間以及存儲和管理的成本。

3.2 檔案信息價(jià)值挖掘。

以前檔案的整理是將相對完整的信息按“包裹”存儲，這些相對完整的信息最終形成檔案卷宗的主題。在服務(wù)利用時(shí)常通過“主題匹配”的方式查找檔案，而檔案卷宗中所包含的稀疏的信息價(jià)值，卻往往得不到利用。而這些包含的稀疏的信息多數(shù)是民生檔案。而如果能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)把這些民生檔案的價(jià)值挖掘出來，不僅能夠使檔案得到廣泛的運(yùn)用，使檔案的價(jià)值進(jìn)一步得以體現(xiàn)。

4 大數(shù)據(jù)檔案管理策略

4.1 更新檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們的思想觀念越來越現(xiàn)代化，作為檔案工作者也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，更新觀念，樹立大檔案觀、大數(shù)據(jù)、大平臺和大服務(wù)的現(xiàn)代化檔案管理理念，并用現(xiàn)代化的檔案管理理念去指導(dǎo)實(shí)際行動和工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4.2 完善檔案管理體制

檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)現(xiàn)了更大的提升，然而檔案管理者與信息的安全方面仍然還有許多需要完善的地方。大數(shù)據(jù)的到來使信息面臨新的處理方式，由于相關(guān)的檔案處理體制尚不健全。因此檔案的管理出現(xiàn)了混亂。為了提高檔案管理工作的效率，需要完善相關(guān)的檔案管理體制。在處理檔案信息時(shí)，檔案管理的有關(guān)部門要建立相應(yīng)的配套措施，使檔案管理的工作更加清晰。

4.3 檔案管理資源有效整合

大數(shù)據(jù)檔案管理要建立起檔案信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對接，對當(dāng)前存量信息資源便可以進(jìn)行有效的整合利用，在運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各種類型的檔案也可以直接存儲進(jìn)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行分析分類。檔案信息資源的整合不僅為檔案大數(shù)據(jù)的建設(shè)鋪開了一條星光大道，也為各部門更快的業(yè)務(wù)資源分享速率與更加高效的管理實(shí)施提供了一個(gè)可行的解決辦法。

4.4 完善保密措施

大數(shù)據(jù)以其獨(dú)特的整合和分析數(shù)據(jù)能力獲得了廣泛的關(guān)注，這就要求檔案管理人員必須對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案管理工作中存在著龐大的檔案數(shù)據(jù)，因此必須重視檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，為了防范檔案丟失或者泄露的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)對機(jī)密的檔案進(jìn)行加密處理，對于一些重要的、有丟失風(fēng)險(xiǎn)的檔案采取異地備份的措施，通過統(tǒng)一管理和統(tǒng)一備份的方式全面掌握檔案資源。

5 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理內(nèi)容、方式都是復(fù)雜多變的。由于檔案部門對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作仍然處于探索階段，檔案資源收集困難、電子檔案保護(hù)技術(shù)不成熟、檔案行政法能力薄弱等問題依然存在。這些都要求黨和政府加強(qiáng)檔案管理工作，要求檔案工作者不斷進(jìn)行理論探索和實(shí)踐創(chuàng)新。