基于大數據視域下的檔案管理研究

文/趙慧敏，遼源市民政局

1 前言

大數據化的檔案智慧化管理指的是在檔案信息化管理的基礎上，通過利用大數據及其相關技術對檔案實體、檔案庫房進行自動監控和管理，對檔案進行全過程維護與管理，以及對檔案的相關數據信息進行分析、預測與共享。現行的地方政府檔案管理模式多數還是管檔人員人工管理，存在著檔案利用率低、管理方式落后等弊端。因為大數據的意義在于通過對數量巨大且不同類型的數據進行分析與管理，從而對核心價值進行預測，正與解決以上問題的需要不謀而合。在大數據環境下對檔案管理開展研究，目的是希望可以在理論上找到一條解決這些問題的途徑，以期能指導實踐，最終可以有效改善檔案管理現狀。

2 現行檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理理念落后

傳統檔案管理理念下的檔案管理流程是基本遵循信息采集、中間整理、儲存備份、利用查詢這幾個步驟。在大數據時代，面臨著數據呈現海量化發展，如果在檔案管理工作中繼續沿用傳統的檔案管理理念，以及相應的工作流程，在很大程度上無法應對大數據的挑戰。

2.2 基礎設施建設問題

現行檔案管理，以計算機為主要工具，聯合應用信息技術和網絡技術，為相關部門提供信息化檔案服務。在實際生活中，忽視檔案管理數據化建設，無法為檔案管理部門提供有效支持。有些內部信息化的同時，沒有注意與外界的聯系，使檔案資源配置出現失衡現象。現階段，現階段檔案管理最大問題是資金不足，設備不能及時升級或更新，管理系統過于陳舊，降低檔案管理人員工作效率。檔案管理的資金投人較少，使得檔案管理缺乏資金基礎，難以推動檔案管理更高水平發展。

2.3 檔案管理保存質量亟待加強

大數據的產生使得傳統方式保存的資料存儲得到了更加有效地處理，利用大數據系統保存檔案資料，在減小存儲空間的同時，還能有效提高檔案數據的存儲質量。越重要的信息越需要長時間的保存，而紙質信息作為以往檔案管理中的關鍵內容，在進行長時間的保存后容易發生字跡模糊的問題，作為信息載體的紙質材料也會發生老化的現象，這些狀況嚴重影響了檔案資料的保存質量。而大數據時代的到來，使得檔案的儲存方式從以往的紙質信息向以電子信息作為主要儲存模式的信息管理方式變化。

2.4 檔案管理員隊伍素質有待提升

考慮到檔案管理工作是一項細致而瑣碎的工作，因此要求從業人員應當具備較高的責任心、能夠認真對待檔案管理中的每一個環節，并且能夠全身心地投入于木職工作之中。不過從目前檔案管理工作的從業人員隊伍整體素質來看，相當一部分檔案管理機構或部門的從業人員存在養整體素質不高的現象，這對于當前的檔案管理工作而高是一個不利的因素。一些機構或部門將年齡較大或者是新入職的人員安排到檔案管理部門，由此使得檔案管理工作難以收到預期的成效。

3 大數據檔案管理價值

3.1 檔案信息資源共享。

應用大數據技術可以真正實現檔案信息資源的共享與利用。可以利用云存儲技術，將有用的信息存儲在云平臺上，建設云檔案系統，實現云存儲。這樣使用者可以在任何時間、任何地方，通過任何可聯網的裝置從客戶端連接到云平臺，從而方便地存取數據。檔案的存儲可以在大數據時代背景下具有這種發展新趨勢，云存儲不僅能方便檔案信息資源的共享，更能節省開發利用的時間以及存儲和管理的成本。

3.2 檔案信息價值挖掘。

以前檔案的整理是將相對完整的信息按“包裹”存儲，這些相對完整的信息最終形成檔案卷宗的主題。在服務利用時常通過“主題匹配”的方式查找檔案，而檔案卷宗中所包含的稀疏的信息價值，卻往往得不到利用。而這些包含的稀疏的信息多數是民生檔案。而如果能夠利用大數據技術把這些民生檔案的價值挖掘出來，不僅能夠使檔案得到廣泛的運用，使檔案的價值進一步得以體現。

4 大數據檔案管理策略

4.1 更新檔案管理理念

大數據時代，人們的思想觀念越來越現代化，作為檔案工作者也應該與時俱進，解放思想，更新觀念，樹立大檔案觀、大數據、大平臺和大服務的現代化檔案管理理念，并用現代化的檔案管理理念去指導實際行動和工作，實現檔案管理工作的現代化。

4.2 完善檔案管理體制

檔案管理工作在大數據時代下實現了更大的提升，然而檔案管理者與信息的安全方面仍然還有許多需要完善的地方。大數據的到來使信息面臨新的處理方式，由于相關的檔案處理體制尚不健全。因此檔案的管理出現了混亂。為了提高檔案管理工作的效率，需要完善相關的檔案管理體制。在處理檔案信息時，檔案管理的有關部門要建立相應的配套措施，使檔案管理的工作更加清晰。

4.3 檔案管理資源有效整合

大數據檔案管理要建立起檔案信息系統與其他業務信息系統的對接，對當前存量信息資源便可以進行有效的整合利用，在運營過程中產生的各種類型的檔案也可以直接存儲進檔案信息系統進行分析分類。檔案信息資源的整合不僅為檔案大數據的建設鋪開了一條星光大道，也為各部門更快的業務資源分享速率與更加高效的管理實施提供了一個可行的解決辦法。

4.4 完善保密措施

大數據以其獨特的整合和分析數據能力獲得了廣泛的關注，這就要求檔案管理人員必須對檔案資源進行統一管理。檔案管理工作中存在著龐大的檔案數據，因此必須重視檔案數據信息的安全性，為了防范檔案丟失或者泄露的風險，應當對機密的檔案進行加密處理，對于一些重要的、有丟失風險的檔案采取異地備份的措施，通過統一管理和統一備份的方式全面掌握檔案資源。

5 結束語

在大數據時代，檔案管理內容、方式都是復雜多變的。由于檔案部門對大數據環境下的檔案管理工作仍然處于探索階段，檔案資源收集困難、電子檔案保護技術不成熟、檔案行政法能力薄弱等問題依然存在。這些都要求黨和政府加強檔案管理工作，要求檔案工作者不斷進行理論探索和實踐創新。