關于推進檔案管理工作重要性認識的幾點思考

文/蔡彩貞，浙江煥華檔案管理有限公司

1 檔案管理工作重要性闡述

檔案作為“信息之源”，是社會信息資源的重要組成部分。自上個世紀90年代以來，計算機技術與現代通訊技術的結合，使世界各國的檔案工作朝著數字化、網絡化的方向發展。美國最早建成了全國檔案信息導航系統，實現了全國數字資源的網上集成化查詢、檢索和利用，成為首個實現檔案信息網絡一體化的國家。隨后，加拿大、英國、澳大利亞等國也先后著手推進檔案信息化建設。我國在此情形下也開始了檔案信息化建設的步伐。《全國檔案事業發展“十五”計劃》拉開了我國檔案信息化建設的序幕，《全國檔案信息化建設綱要》明確了檔案信息化建設的方向、基本內容和要求，加快檔案信息化建設進程已被提上各級各類檔案機構重要工作日程，成為各檔案機構開展工作的重點內容。

2 檔案管理工作現狀

檔案管理工作相對于機關、企事業單位的其他工作而言，不管是從重視程度還是執行力度上來看都是處于相對弱勢狀態。目前機關、企事業單位內部的檔案管理工作力量薄弱。

2.1 對檔案管理工作重要性認識不夠。檔案管理工作是單位內部管理的一項重要內容。基于人力物力等原因，許多單位檔案管理人員只盡到保管員的責任，檔案的價值并沒有真正發揮出來，甚至一些單位，沒有配備專職檔案管理人員，對于檔案的收集整理歸檔問題不重視，還存在很多不完善的問題，使得許多歸檔材料的整理和保管不規范。

2.2 檔案管理的信息化水平不高。隨著社會的發展進步，對檔案信息化工作要求越來越高，雖然目前許多單位不同程度地實行檔案管理信息化建設，但絕大部分只是初步實現了利用管理軟件進行檔案目錄著錄、編目、排序及檢索，并沒有真正實現的檔案信息實現數字化，還不能夠實現網上資源共享，使得檔案資源利用率低，工作效率低，降低了檔案在社會中的需求作用。

3 推進檔案管理工作的對策建議

提升檔案管理的水平和能力，要從根本上轉變傳統管理思想和理念，充分明確提升檔案管理的必要性

3.1 提高對檔案管理工作重要性的認識。《全國檔案事業發展“十五”計劃》的序幕拉開，檔案管理服務中介機構應運而生，更多的人財物等資源投入到檔案管理事業中來，給檔案規范化管理提供了專業解決途經。有關單位要做迫切做好以下幾方面工作：一是檔案管理制度要進一步健全完善。要從規章制度抓起，建立完善合理、合規、可操作性強的管理制度。如要實施檔案整理數字化工作委托管理機制，委托專業檔案管理中介服務機構管理。二是檔案管理工作資金投入要進一步加大。建議要把檔案管理費用作為每年專項費用列入財政預算，徹底改變目前各個部門檔案工作參差不齊的現狀。三是檔案管理工作機構要進一步明確。單位要配備專門的檔案工作管理員，明確檔案工作主管領導，責任人員，確保檔案管理工作取得實效。

3.2 加強檔案管理的信息化建設。當前，信息技術已經被廣泛應用到社會各個領域，做好檔案的信息管理工作也是現代檔案管理工作的需要，實現檔案管理的信息化，不僅能夠減少管理工作中人為處理的工作，使計算機發揮理在的作用，提高工作效率，還能夠更加清晰 的做好檔案管理，可通過信息管理軟件，準確快速的查找，避免人工查問的耗時耗力。為了順利的實現檔案現代化管理，借力檔案管理中介服務機構，加強檔案管理數字化，有效地發揮檔案的利用工作。

檔案管理工作對機關、企事業單位的發展至關重要，然而現階段機關、企事業單位檔案管理工作的狀況不容樂觀，隨著我國社會主義現代化進程的不斷發展，檔案管理的重要性逐步體現，為實現檔案管理工作科學化、信息化和規范化，不斷提升檔案工作的管理水平，我們必須充分認識檔案管理工作的重要性，抓住機遇，創新思維，以科學理論為指導，利用科學的辦法不斷完善檔案管理制度，面對新機遇，迎接新挑戰，采取新措施，不斷推動檔案管理工作取得新成效，為機關、企事業單位的發展提供有較高價值的參考，走上可持續發展的道路！