紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

文/林阿紅，煙臺業達熱電集團有限公司

1 紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理是檔案管理工作中的基本模式，但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

2 紙質檔案與電子檔案的主要特征

2.1 紙質檔案的特征。主要體現在：1）優勢特征。紙質檔案閱讀具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當事人印章、手印和簽字的檔案，具備相應的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質檔案具有耐久性，現代文件用紙的壽命能夠達到200年以上，可以較長時間保存重要檔案。2）劣勢特征。紙質檔案占據空間較大，能夠儲存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質檔案的信息共享性較差，在同一時間同一地點只能供一位用戶使用，同時傳遞速率也較差。

2.2 電子檔案的特征。主要體現在： 1）優勢特征。第一、電子檔案便于查詢。電子檔案僅僅需要相關的索引查找便可以實現快速借閱。第二、電子檔案管理提高了工作時效。電子檔案免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度。第三、有利于遺漏文件的補漏增缺。電子檔案管理可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下鍵盤。第四、有利于文檔的保密。電子檔案管理可以使利用者無法接觸其他無關的文件，從而達到文件保密要求。2）電子檔案的劣勢特征。主要表現為：第一、電子檔案的載體存在不同程度的不穩定、壽命短等問題，并且在長期存放過程中，容易因受潮、氧化等影響而導致載體損壞，最終導致文檔資料損壞。第二、電子檔案以計算機為媒介，在沒有計算機等相關設備后，人們無法從載體中直接獲取檔案信息，因此存在一定的依賴問題。第三、電子檔案容易遭到破壞，在計算機遭到病毒或者黑客入侵之后，電子文檔的信息安全就會受到影響。

3 紙質檔案管理與電子檔案管理的融合策略分析

3.1 建立相互配合的檔案管理制度。由于電子檔案管理與紙質檔案管理在方法上具有差異性，因此為了實現兩者工作的有效結合，就必須要建立相互配合的檔案管理制度，保證兩個管理工作能順利開展。在具體操作中，管理人員需要充分借助兩種檔案在信息儲存上的優勢進行互補，實現兩種管理方法的分別利用，并建立溝通渠道，保證單位能在信息儲存上保證業務的一致性。例如，對于關鍵的檔案信息，需要分別用紙質檔案與電子檔案的形式進行儲存，在對其進行歸檔之后，及時從計算機上拷貝，并輸出為紙質檔案。對于一些不會變動的檔案信息，可以用紙質的形式進行儲存，包括單位人員任職資格、學歷證明等；而對于經常變動的信息，可以用電子檔案的形式進行儲存，包括采購信息、考察信息等，保證能實時更改信息內容，并且所有更改都會有更改歷史，方便人們更好的開展工作。

3.2 合理實行“雙套歸檔制”。通過文本或影像的方式將電子與紙質文件的信息存儲在同一張儲存介質上，并通過軟件建立數據庫索引，這樣就能及時檢索到電子文件的內容，并實現自動化管理。同時還可以實行“雙套歸檔制”，也就是說，在對電子文件進行歸檔保存的同時還對紙質文件進行保存，對于歸檔的電子文件而言，在內容、描述說明上都要與紙質文件相同。也就是建立兩套不同的管理系統，在強調二者聯系的同時，還要突出各自的特點。并在兩者之間建立“通道”，這樣就能實現在閱讀某個文件同時及時找到相同內容的其他文件，從而在業務處理上達成一致，為信息取用提供方便。

3.3 加強檔案安全管理。電子檔案都是通過計算機網絡，或者電子設備來運行的。在運行過程中電子檔案信息具有無痕修改的特性，所以要特別注重電子檔案安全管理工作。因此，電子檔案從起草電子文件開始，經過修改和傳遞，直到最終存儲，對這一套檔案運行全過程要記錄監督。參與工作的相關人員要加強安全意識，所用的計算機設備的也加強安全管理，進而使電子檔案在開放性管理中，信息的完整與原始性也能得到保障，有利于電子檔案正常穩定運行。紙質檔案管理工作中要特別注重存儲環境的改善和優化，防止火災、防止潮濕等都是必須要做到的，以此來保障紙質檔案的安全性。

3.4 構建電子檔案與紙質檔案集成化管理機制。在電子檔案與紙質檔案并存的新形勢背景下，檔案工作人員加強對電子檔案與紙質檔案的管理是適應檔案事業變革發展的必然選擇。檔案工作者必須切實轉變自身思想觀念，加強對電子檔案與紙質檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內部環境。針對當前電子檔案與紙質檔案并存的局面，構建兩者的集成化管理機制，統一電子檔案與紙質檔案的收集、歸檔以及借閱的管理，規范電子檔案與紙質檔案管理工作的程序、內容與范圍。根據各個檔案之間的聯系，全程監督控制檔案的利用與保存過程，確保檔案管理工作健康有序進行下去。

4 結束語

綜上所述，紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的時期將互為補充，取長補短，長期并存。并且紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢，因此為了發揮檔案的作用，對紙質檔案管理與電子檔案管理的融合進行分析具有重要意義。