關于高職院校檔案管理工作的現狀分析與改進對策探討

文/王鑫鑫，赤峰工業職業技術學院

1 高職院校檔案管理工作的現狀分析

高職院校檔案管理工作關系著高職院校的健康發展，雖然很多高職院校領導已經認識到了檔案管理的重要性，并采取了一定的措施開展檔案管理工作，但是檔案管理仍然不是十分健全，其管理中還存在諸多問題。具體來看，高職院校檔案管理工作的現狀總結如下：

1.1 對檔案管理的重視力度不夠

高職院校是人才培養的重要基地，當前隨著社會的快速發展，高職院校的數量也在不斷增多，高職院校在實際發展中面臨著較大的壓力，因此院校領導往往都比較注重就業率和升學率，而忽視其它方面的管理，這就導致很多領導不注重檔案管理，使得檔案管理面臨著較多的問題。同時，雖然隨著高職院校的有效發展，部分領導認識到了檔案管理的重要性，但是由于受到經費以及其它方面原因的影響而導致檔案管理受到影響，無法引入現代化的設備，這就會導致檔案管理無法滿足院校的實際發展需求。

1.2 檔案管理專業化人才欠缺

檔案管理是一項復雜的工作，其中涉及到的內容較多，包含到高校的方方面面，因此只有專業化的人才才能夠做好檔案管理工作。然而就當前我國高職院校的實際發展情況來看，很多院校都比較缺乏專業化的檔案管理人員，往往是聘用退休的教師或者沒有經驗的學生來擔任檔案管理工作，這就導致檔案管理不夠專業，不利于高校的有效發展。另外，退休的教師往往年齡較大，對計算機的運用不夠熟悉，在檔案管理的過程中也無法進行創新，不能推動檔案管理現代化發展，從而不利于檔案管理的開展。因此，從這里來看，做好檔案管理人才的培養十分重要。

1.3 沒有構建健全的檔案管理制度

健全的檔案管理制度往往能夠對高職院校檔案管理工作進行規范，使得高職院校檔案管理更加科學。不過，當前我國很多高職院校并沒有構建規范化的檔案管理制度，沒有依據院校的實際發展情況進行檔案管理制度的制定，導致檔案管理人員在實際管理中沒有規范化的制度做參考，從而會導致檔案管理較為混亂，管理不夠科學，影響了檔案管理的效率。

2 高職院校檔案管理工作的改進對策

做好高職院校檔案管理工作對于高職院校的長遠十分有利，具體來看，其檔案管理工作的改進應當從提升重視力度、做好專業化人才培養以及健全管理制度等方面出發。

2.1 提升檔案管理的重視力度

首先，高職院校領導應當充分認識到檔案管理對于院校發展的重要性，不應當只重視升學率和就業率，應當將檔案管理放在一個全新的高度，如此才能夠使得檔案管理更加規范，提升檔案管理的整體水平和效率。其次，應當做好高校資金的分配，盡量為檔案管理部門分配足夠的資金，以便更好地進行檔案管理現代化設備的引進，推動檔案管理更加現代化和先進化。最后，應當在高校內部積極開展檔案管理方面的培訓，使得高校教師能夠認識到檔案管理的重要性，并在具體工作中積極配合檔案管理部門，積極為其提供有用的信息，做好各項信息的健全，為檔案管理的更好開展做好基礎。

2.2 做好檔案管理專業化人才的培養

一方面，高職院校應當積極進行專業化檔案管理人才的培養，定期對檔案管理人員進行新知識培訓，使得他們能夠定期進行知識更新，不斷提升檔案管理水平。另一方面，在選擇檔案管理人才的時候應當把好關，對其專業化技能以及綜合素質等進行考核，確保所選擇的檔案管理人員能夠具備較高的技能和素質，促進檔案管理水平的全面提升。另外，還應當加強檔案管理人員計算機技能的培訓，使得檔案管理人員具備較高的計算機水平，能夠積極運用現代化設備開展管理工作，為檔案管理的現代化進行提供應有的保障。

2.3 構建規范化、科學化的檔案管理制度

為了推動檔案管理更加科學、規范，高職院校應當根據自身的實際發展情況構建相對應的檔案管理制度，使得檔案管理人員能夠有明確的制度做參考，推動檔案管理更加規范。在制定制度的時候應當結合高校的實際發展情況，盡量細化各類管理標準，比如構建科學化的檔案分類標準、存放標準等。另外，國家相關部門也針對于檔案管理頒布了一系列相關的法律規范，高職院校在制定檔案管理制度和標準的時候，應當結合國家該方面的規定，使得檔案管理具有更強的信息化、現代化等特點，為檔案管理人員更方便地管理做好鋪墊，促進高校檔案管理向更加規范化的方向發展。

3 結束語

檔案管理是高職院校基礎性的工作，高職院校的健全發展離不開檔案管理工作的支持，不過當前我國高職院校檔案管理工作開展的還不是十分順利，很多院校檔案管理中都存在一些問題，院校領導應當正視這些問題，不斷進行制度以及管理模式的創新，推動檔案管理發揮更加有利的作用。