醫院檔案管理信息化建設研究

文/董丹娜 李辰 李筱丹，華北理工大學附屬醫院

醫院管理非常重要的一個環節就是檔案的記錄、更新和保存。醫院檔案不僅記載著醫院建設過程中的人事、人才信息，也記錄著醫院發展所舉行的各種重要活動，它更是病人就診的直接依據。醫院的檔案實行信息化管理也就是把紙質的檔案信息通過電子的形式進行存檔。社會發展步伐加快，對信息化的要求越來越高，而醫院作為一個人流量大，信息更新快的場所，開展檔案信息化管理是非常必要的，檔案信息化不僅可以提高醫院的行政管理水平，還可以加快醫院的發展步伐，從檔案信息化的程度可以看出醫院的整體規劃及發展前景。對于醫院來說，檔案管理工作不單單是醫院管理的一部分，也體現著醫院的管理水平和醫院的發展水平。

1 醫院檔案信息化建設的意義

1.1 醫院檔案信息化是社會發展的客觀要求

某個地區的醫院發展水平一定程度地反映了某個地區的經濟水平和社會發展情況，所以說，醫院的發展要提高效率，醫院的服務要提升質量，能更好地服務更多的患者，在很大程度上能夠提升醫院整體水平，提高公共服務質量。提升醫院檔案信息化管理水平不僅可以提高工作人員為患者服務的意識，更重要的是提高了工作人員的工作效率，從而促進了醫院的整體發展，適應了時代和社會發展的客觀要求。

1.2 有助于提高醫院管理水平

要想實現醫院檔案信息化管理的目標必須依賴于現代先進的科技技術，現代化的科技技術不僅幫助醫院完善檔案信息還對醫院的管理方式產生了巨大的影響，在很大程度上促進了醫院的現代化、規范化發展。通過引進先進的現代化信息技術，能夠不斷完善醫院信息化管理水平。除以上優點之外，檔案信息化的實現能夠有效促進醫院人事管理、人才管理的規范性。醫院檔案信息化解決了傳統紙質檔案信息傳遞不及時、信息共享不便、交流問題阻礙多等問題，完善了醫院的管理體系。

1.3 有助于提高檔案管理效率

傳統的紙質檔案需要特定的人員編寫檔案，然后再對檔案進行標號分類，這種方法對于類型眾多、數量龐大的醫院檔案來說效率極低，耗費的各方面成本較高。檔案信息化就很好地解決了傳統醫院檔案管理暴露出來的問題，信息化的優勢就在于它直接將檔案信息輸入到計算機當中，然后借助計算機自身的運算和信息處理功能對檔案進行細化和分類，不僅節省了人力和物力，也為今后的查閱提供了方便，減少了醫院的運營成本，提高了醫院的經濟收益，加快了醫院的發展速度。

2 加強醫院檔案信息化建設的途徑

2.1 樹立檔案信息化理念

在信息化快速發展的大環境下，醫院要想發展就必須轉變傳統的醫院檔案管理理念，樹立新的管理理念，也就是信息化設計理念。為了實現檔案信息化管理，醫院首先要明確檔案信息化的目的。首先，醫院檔案信息化管理要始終堅持以“服務公眾”為出發點，醫院檔案管理必須保證及時準確、便于溝通管理，可以實現與醫院其他部門的統籌規劃和資源共享。在當前檔案管理基礎上切實做到完善信息網絡和落實信息化建設是實行醫院檔案信息化工作必不可少的步驟。再者就是為了發揮現代化技術在醫院檔案信息化當中的重大作用，還應該加強檔案設計方面的特色，例如，在設計檔案網頁的時候要以簡潔大方，美觀大氣為宗旨，不僅做到結構完整還要功能齊全。與此同時，為了方便醫院各用戶之間的交流和溝通還可以設計一個固定的郵箱。檔案信息網頁最核心部分還是內容，要將檔案概況、館藏內容清晰完整的呈現在用戶面前，方便用戶對業務種類、工作內容、調查評議和檔案利用等進行了解和監督，進一步提高醫院的管理水平。

2.2 提高信息化設備建設和軟件建設質量

進行檔案信息化管理的基礎就是設備建設和軟件建設，醫院領導要意識到設備建設和軟件建設在信息化檔案管理中的重要性。為了更好地進行檔案信息化的工作就需要醫院投入足夠的資金去購買先進的軟件和設備。另外，為了更好地進行檔案管理，醫院要建立專門的檔案室和統一的信息平臺，為用戶提供更加優質的服務。

2.3 提升醫院信息電子檔案管理的標準化和規范化。

完整的檔案信息管理體系應該有一套規范化和標準化的管理標準，無論是地方還是國家都應該按照規定進行檔案信息化管理，以檔案管理體系為依據實行統一的標準和要求。在進行醫院檔案信息化管理的過程中，一方面要完善信息化檔案管理的機構，一方面也要建立完善的責任機制，對檔案信息化的過程進行實時監督，對工作人員在工作中出現的問題做到獎賞分明，切實落實檔案信息化管理的工作。在實行以上措施的同時，醫院還要不斷地派工作人員出去學習檔案管理的工作經驗，吸取經驗并建立符合自身醫院發展的檔案管理工作機制。

2.4 強化檔案管理信息安全工作。

醫院檔案包含許多人事、人才材料，具有高度隱私性，然而在實施檔案信息化的過程中，需要通過計算機網絡來完成，這時候一旦醫院的檔案信息系統受到攻擊，醫院就會面臨著人事、人才隱私泄露的風險，會給醫院造成不可估計的損失。所以醫院要高度重視檔案信息化的安全問題，不但要提升醫院防火墻建設質量，還要對醫院檔案信息進行加密處理，同時，相關的工作人員也要加強安全防患意識，對于錄用管理系統的檔案信息及時進行備份，防止數據丟失。