OA報(bào)銷平臺(tái)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用和分析

袁沙沙

關(guān)鍵詞：OA報(bào)銷系統(tǒng) ?費(fèi)用同步 ?內(nèi)部控制

以筆者單位為例，OA信息化綜合管理平臺(tái)集企業(yè)單位相關(guān)公告、工作討論、新聞、經(jīng)濟(jì)快遞，以及個(gè)人辦公、辦公處理等，融合公司費(fèi)用報(bào)銷、采購計(jì)劃、銷售管理、生產(chǎn)管理、公司各項(xiàng)制度等信息一體化的辦公協(xié)同系統(tǒng)，員工既可了解公司的相關(guān)新聞動(dòng)態(tài)，也可處理涉及的各項(xiàng)工作。

員工通過個(gè)人賬號(hào)即可隨時(shí)隨地的上網(wǎng)發(fā)起費(fèi)用報(bào)銷流程，以及采購付款的流程，通過特定權(quán)限組審批后到達(dá)財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷處理，減少紙質(zhì)化傳遞流程。

日常費(fèi)用勞保費(fèi)、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、汽車費(fèi)、辦公費(fèi)、物料維修費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、招聘費(fèi)、綠化費(fèi)以及房產(chǎn)稅、土地增值稅、印花稅等計(jì)入費(fèi)用的相關(guān)稅費(fèi)的費(fèi)用。在一個(gè)預(yù)算期間內(nèi)，累計(jì)支出原則上不得超出預(yù)算。

采購付款主要是根據(jù)生產(chǎn)車間的材料需求，將原材料采購按計(jì)劃進(jìn)行采購付款，原則上采購業(yè)務(wù)不能影響生產(chǎn)進(jìn)度，但是采購付款需要結(jié)合公司整體資金流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行采購。

一、OA流程前期投入和設(shè)計(jì)

每個(gè)流程，都需根據(jù)組織架構(gòu)審批權(quán)限進(jìn)行設(shè)計(jì)，比如，探親費(fèi)，發(fā)起人所屬部門不同，審批人員的二級(jí)主管、主管副總、一級(jí)主管的負(fù)責(zé)人是不同的，將各個(gè)部門都設(shè)定好之后，整個(gè)探親費(fèi)報(bào)銷將大大的提高工作效率，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地的處理，避免紙質(zhì)傳遞、簽字所浪費(fèi)的時(shí)間。

二、OA費(fèi)用報(bào)銷和預(yù)算控制

（1）與個(gè)人預(yù)算費(fèi)用報(bào)銷部分融合。 例采購人員一般有一定金額的備用金進(jìn)行周轉(zhuǎn)，OA可設(shè)置系統(tǒng)控制，將采購信息和備用金剩余金額進(jìn)行控制，如有剩余備用金可支取，則系統(tǒng)會(huì)直接顯示可支取金額，如無，則不可支取，無法制單。

（2）預(yù)算的執(zhí)行及反饋。涉及費(fèi)用的單據(jù)在報(bào)銷同步財(cái)務(wù)軟件時(shí)需要填入對應(yīng)的科目，該科目則是OA報(bào)銷與預(yù)算管理的連接梁，通過系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)，費(fèi)用類科目按月分部門統(tǒng)計(jì)出具費(fèi)用支出明細(xì)，與預(yù)算進(jìn)行對比分析，使業(yè)務(wù)部門及時(shí)把控預(yù)算管理，更好地執(zhí)行預(yù)算。

（3）預(yù)算的考評(píng)。年終通過OA出具的各部門費(fèi)用表及公司層面預(yù)算的執(zhí)行情況， 方便管理部門，對各業(yè)務(wù)部門預(yù)算的完成情況進(jìn)行績效考核和獎(jiǎng)懲。

三、OA費(fèi)用報(bào)銷的內(nèi)部管控

（1）差旅費(fèi)出差時(shí)間自動(dòng)計(jì)算。 系統(tǒng)可以自動(dòng)計(jì)算出差過程中的早、中、晚的餐費(fèi)次數(shù);根據(jù)人員級(jí)別，自動(dòng)甄別乘坐交通工具的合理性。

（2）報(bào)銷節(jié)點(diǎn)實(shí)時(shí)查詢;報(bào)銷流程簽批便捷、高效，移動(dòng)辦公。

（3）系統(tǒng)會(huì)根據(jù)填具的項(xiàng)目名稱或者部門名稱進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偅淮嬖谪?cái)務(wù)人員手工記賬錯(cuò)誤的問題。

（4）在移動(dòng)端直接審批上傳的各類報(bào)銷數(shù)據(jù)，對于超標(biāo)或不合理的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)直接給出不合格理由，讓報(bào)銷人清晰明了。

（5）與財(cái)務(wù)軟件對接。系統(tǒng)與財(cái)務(wù)用友NC對接，可直接根據(jù)將該同步單據(jù)生成憑證，不需財(cái)務(wù)人員再手工錄入，提高工作效率，降低出錯(cuò)概率。

（6）杜絕重復(fù)報(bào)銷。流程結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)結(jié)束，杜絕了重復(fù)報(bào)銷的可能性。

四、目前OA報(bào)銷存在的缺點(diǎn)

（1）系統(tǒng)無法自動(dòng)核算差旅費(fèi)出差地住宿標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，還需要人工進(jìn)行咨詢、查看，才可進(jìn)行住宿費(fèi)的控制情況。

（2）系統(tǒng)未與金稅三期系統(tǒng)對接，無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)查驗(yàn)發(fā)票、發(fā)票認(rèn)證等相關(guān)工作。

（3）系統(tǒng)目前還未開發(fā)其他的相關(guān)報(bào)表數(shù)據(jù)，比如報(bào)銷的時(shí)長、填報(bào)被駁回的次數(shù)統(tǒng)計(jì)、部門費(fèi)用報(bào)銷中超預(yù)算的把控等。

（4）可將各種報(bào)銷事項(xiàng)的前端文件自動(dòng)生成報(bào)銷單據(jù)，比如，探親費(fèi)申請、出差申請、汽車申請等，這樣由專人進(jìn)行審批，節(jié)省后續(xù)單據(jù)重復(fù)復(fù)審，也可避免同一事項(xiàng)的重復(fù)發(fā)起報(bào)銷。

（5）稅務(wù)政策變動(dòng)后，OA無法實(shí)現(xiàn)將火車票、飛機(jī)票、汽車票可抵扣增值稅核算出來，必須手工進(jìn)行核算。

五、結(jié)束語

OA報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用，有效地促進(jìn)了業(yè)財(cái)融合，實(shí)現(xiàn)了全流程跟蹤和全過程管理：提高了報(bào)銷的效率，減少重復(fù)報(bào)銷;實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員由“核算會(huì)計(jì)”向“管理會(huì)計(jì)”轉(zhuǎn)型。

參考文獻(xiàn)

[1]孫杰.OA系統(tǒng)在校園網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用及其重要性[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2017（9）.