通信企業(yè)采購審計研究與分析
——以某市上市通信企業(yè)為例

(天津中審聯有限責任會計師事務所廣東分所 廣東 廣州 510000)

一、前言

采購審計是將財務審計、供應審計、需求審計、管理審計有機結合，對采購全過程實施的檢查與分析。其目的是提高采購對象的性價比，降低采購成本，杜絕不合規(guī)情況，促進企業(yè)經濟價值的提升和經營目標的實現。通信企業(yè)采購對象的特殊性，要求對采購開展的審計工作既要關注過程審計，更要從審計過程分析采購制度的不足、采購環(huán)節(jié)的風險、采購實務改進等更為重要的問題。制度設計、過程管理、審批控制、采購后評估應作為采購審計的四個主要關注點，下面筆者分別對其進行研究與分析。

二、通信企業(yè)采購審計的目標

尋找制度漏洞，不斷改進并確保制度得到有效執(zhí)行，是通信企業(yè)采購審計的首要目標。審計是指為了查明有關經濟活動和經濟現象的認定與所制定標準之間的一致程度，而客觀地收集和評估證據，并將結果傳遞給有利害關系的使用者的系統(tǒng)過程。通信企業(yè)采購審計的標準就是國家有關法律法規(guī)和單位有關制度。某市的上市企業(yè)還有上級省公司和中央集團公司，因此其制定的制度不能和省公司及集團公司的制度相抵觸。采購過程管理以采購制度為依據，因此，對制度的可行性和完善性進行審查和評價是采購審計的重要步驟。對市公司采購制度審計來說存在兩個難題。一是自采制度的審計標準，財務制度一般由企業(yè)會計準則作為指導依據，而通信行業(yè)采購制度則具有較強的企業(yè)特點，地市公司的采購分為集采和自采，集采是上級公司確定集中供應商范圍和采購單價，企業(yè)直接下訂單收貨。集采必須執(zhí)行上級的采購制度。自采是地市公司負責采購的全過程。由于地市公司采購對象的復雜性，上級對其采購制度的制定沒有具體和統(tǒng)一的要求，如何對制度進行正確分析并提出完善意見，這對審計人員來說是一個挑戰(zhàn)，首先，審計人員對采購管理流程和采購對象等缺乏深入了解，很難判斷制度的合理性。其次，自采制度審計的標準，同時它又可能存在設計上的毛病。通過審計，對自采制度進行評價，就是要解決這個矛盾，使自采制度不斷得到完善。

三、制度有效執(zhí)行

有完善的制度，還必須確保制度得到有效的執(zhí)行。首先，要從制度上規(guī)范采購各個環(huán)節(jié)相關人員的行為，對相關人員實行責任追究制度；其次，從管理體制上加強對采購決策者的監(jiān)督，要實行領導干部回避制度，禁止領導干部直接參與采購的評標工作，重要采購實行集體決策原則。在我們對該通信企業(yè)的采購審計中，發(fā)現發(fā)布的采購專家管理辦法中關于“公司領導可參與評標”的規(guī)定不符合采購“評標與定標”分離原則。

因此，審計人員應檢查與采購相關制度的制定與執(zhí)行情況，一是采購項目招投標執(zhí)行的規(guī)范性，國有上市通信企業(yè)采購的招投標制度通常由國際四大會計師事務所和其他專家參與制定，相對比較規(guī)范。重點檢查招投標組織程序是否嚴格，評委的抽取過程是否合理。

四、案例分析

在這家國有通信企業(yè)采購審計中，我們發(fā)現了以下情況。

(一)評委抽取過程不規(guī)范

查看項目“中國某公司2018—2019年機房土建及配套設計公開招標項目(地市)”評標過程中時，抽取評委的視頻錄像，發(fā)現工作人員在抽取評委過程中存在被抽取評委“廢棄”理由不成立。

(1)2018年8月27日開始從專家?guī)熘谐槿≡u委，第一輪第2次抽取，工作人員(視頻中07:30)撥打電話聯系評委李某(手機號碼：1380923XXXX)時，電話無人接聽，時隔31秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中08:01)，原因為“工作或時間沖突不參加評標”。

(2)第一輪第5次抽取，工作人員(視頻中24:31)撥打電話聯系評委容某(手機號碼：1392262XXXX)時，電話中提示“您撥打的電話正在通話中……”(視頻中24:42)，時隔1分13秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中25:55)，原因為“工作或時間沖突不參加評標”。

(3)第一輪第5次抽取，工作人員(視頻中27:01)撥打電話聯系評委李某(手機號碼：1392260XXXX)時，電話中提示“關機”(視頻中27:24)，工作人員判定為“廢棄”(視頻中28:00)，原因為“工作或時間沖突不參加評標”。

(4)第一輪第21次抽取，工作人員(視頻中44:30)撥打電話聯系評委劉某(手機號碼：185200XXXXX)時，電話無人接聽，時隔1分30秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中46：00)，原因為“工作或時間沖突不參加評標”。

(二)中標單位應答文件單位名稱與公章名稱不一致未進行澄清

中國某公司2018年窗簾采購公開詢價項目(地市)項目，預算金額92.44萬元(不含稅)，采用公開詢價方式采購。中標單位公司名稱與詢價應答文件中公司名稱不一致。中標單位為某市商貿有限公司，詢價應答文件中公司名稱為某市商務有限公司，經查詢訂單系統(tǒng)，該公司開標一覽表中公司名稱信息與詢價應答文件中該公司印章一致。紙質標書中詢價應答文件公司名稱與中標單位公司名稱不一致，評委未啟用澄清程序讓供應商進行澄清。

(三)中選供應商提供無效的審計報告

“中國某公司2018—2019年機房土建及配套施工公開招標項目(地市)”，預算金額7 600萬元，采用公開招標方式，共分5個標段，其中第1標段中選供應商為某控股集團有限公司。根據2012年8月15日某省注冊會計師協會發(fā)布的《某省注冊會計師行業(yè)業(yè)務報告防偽報備管理暫行辦法》第二章第七條：事務所按照《中華人民共和國注冊會計師法》規(guī)定開展的注冊會計師法定業(yè)務，即財務報表審計、專項審計、驗資及其他法定業(yè)務均應進行業(yè)務防偽報備。查看某控股集團有限公司提供的投標文件，2015年度、2016年度財務報表審計報告均由廣州某會計師事務所出具，其中根據2015年度財務報表審計報告的報備號在廣東省注冊會計師協會網站上查詢無記錄；2016年度財務報表審計報告出具日期為2017年3月29日，經查詢某省注冊會計師協會網站，該事務所于2016年X月X日被某省財政廳收回會計師事務所執(zhí)業(yè)證書，明確不得繼續(xù)執(zhí)業(yè)。中選供應商某控股集團有限公司出具的2015年度、2016年度財務報表審計報告均為無效審計報告。

五、總結

針對以上發(fā)生的采購問題，我們認為要通過采購審計，在以下四個方面得到提高。

一是要保證企業(yè)進一步建立和完善采購管理制度，重視采購法規(guī)的學習。審計發(fā)現該地市公司的管理機構最近制定了很多制度，由于通信產品物資更新換代快，采購管理制度必須隨之不斷更新。采購管理及相關人員必須不斷學習。要切實做好風險防范工作，涉及的知識面比較多。比如，要能看懂采購文件關鍵要點，要有一定的法律知識，要對所購買物資和服務特點、質量標準等有一定的了解等。

二是要將采購審計與工程審計、經濟責任審計有機結合起來。比如，一些工程審計發(fā)現設計遠超實際需要，這很容易造成過量采購，采購審計定能發(fā)現庫存物資積壓。要解決這類問題需要采購部門與工程部門相互配合，以減少損失。經濟責任審計發(fā)現一些代維舞弊多報銷費用，采購審計定能發(fā)現提供代維服務供應商的履約問題，將一些提供服務不到位的供應商拉入黑名單。

三是要提高驗收人員的技能。在對該市國有上市通信企業(yè)進行宣傳品采購審計時，現場測量海報銅版157G860|570發(fā)現，一張海報銅版實際重量為70g，長860mm，寬570mm，厚度0.12mm,故紙張克重142.80[70/(860×570)×1 000 000]g/m2，但訂單內容規(guī)定海報銅版紙張克重為157g/m2，差異14.2g/m2，差異率為9%，涉及含稅金額0.011 4萬元。在與驗貨人員溝通時，他們說不懂怎么計算克重，所以才有這種偷工減料的舞弊現象。

四是重視對整改情況的跟蹤，將建議落到實處。對采購審計發(fā)現的問題及提出的審計意見，相關業(yè)務部門按要求在規(guī)定的期限內進行整改，要建立整改情況跟蹤機制，通過電話回訪、上門督促、公開公示等各種形式，確保各項建議落到實處。