市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案管理的研究

(山東省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院 山東 濟(jì)南 250102)

近年來，隨著我國(guó)改革開放進(jìn)程的加快，社會(huì)經(jīng)濟(jì)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)也取得了很大的進(jìn)步?？萍及l(fā)展帶來了社會(huì)各方面的變遷，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作也提出了新的要求。作為新時(shí)代背景下的企業(yè)，需要對(duì)企業(yè)的檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)管，并且要加大創(chuàng)新的力度，以此使企業(yè)能夠保持與時(shí)俱進(jìn)的能力，轉(zhuǎn)變管理的觀念，將企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式與新技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，以此來提高企業(yè)檔案管理工作的水平。

一、企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作的必要性

(一)有利于提高企業(yè)的整體水平

企業(yè)的檔案管理工作指的是對(duì)企業(yè)的文件資料進(jìn)行收集、整理、歸納、保管的過程。檔案的管理是為了企業(yè)在之后的管理過程中，可以隨時(shí)進(jìn)行利用，對(duì)于過期的檔案要進(jìn)行及時(shí)的銷毀處理，以此來保障企業(yè)檔案的質(zhì)量，使企業(yè)的檔案管理有章可循，以往檔案管理過程中的不足可以得到有效的彌補(bǔ)，保障企業(yè)的檔案管理工作的有序進(jìn)行。

企業(yè)建立健全的檔案管理體系，一方面可以使企業(yè)的檔案得到有效的管理，另一方面也可以促使企業(yè)的管理者能夠?qū)n案管理的工作提高重視度，使企業(yè)的全體員工都能參與到企業(yè)的檔案管理活動(dòng)當(dāng)中來，企業(yè)的全體員工都能夠認(rèn)識(shí)到企業(yè)的檔案管理對(duì)企業(yè)管理的重要性。尤其是近幾年來，越來越多的企業(yè)開始認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。但是與此同時(shí)，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的要求也越來越高，檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。

企業(yè)如果建立起完善的檔案管理體系，那么在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過程中，可以使檔案管理活動(dòng)滲透到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以使企業(yè)檔案管理機(jī)制得到完善，企業(yè)管理隊(duì)伍擴(kuò)大，企業(yè)的檔案管理工作更加具有準(zhǔn)確性。在企業(yè)對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化的過程中，應(yīng)加強(qiáng)其檔案管理和檔案信息開發(fā)工作，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的全面管理工作，這是企業(yè)在規(guī)范檔案管理工作中不可忽視的問題，它能對(duì)我國(guó)企業(yè)的發(fā)展起到極大的促進(jìn)作用。

(二)檔案管理是企業(yè)管理的重要的工作之一

企業(yè)的管理工作應(yīng)該是全面的管理，要以質(zhì)量管理作為管理的中心，促進(jìn)全員參與到企業(yè)管理工作中來，其主要的目的在于使企業(yè)內(nèi)部的員工能夠受益，并在此基礎(chǔ)上，更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃。在企業(yè)的管理工作中，檔案管理工作也是一個(gè)關(guān)鍵的組成部分，在實(shí)踐過程中可以促使企業(yè)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求來對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，企業(yè)需要將檔案管理納入企業(yè)全面的質(zhì)量管理體系工作中來。

二、企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的措施

由上文的研究結(jié)果可以看出，就目前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要想得到很好的發(fā)展，就一定要提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，使他們有能力做好相應(yīng)的檔案管理工作，去實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。對(duì)于企業(yè)的檔案管理，筆者認(rèn)為可以注重以下三點(diǎn)。

(一)強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)全員參與

企業(yè)的管理者應(yīng)對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)引起重視，企業(yè)的管理層需要具有超前的創(chuàng)新意識(shí)。在實(shí)踐活動(dòng)過程中，我們能夠看到的是，如果企業(yè)的管理層對(duì)企業(yè)的檔案管理工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)或者足夠的重視，那么企業(yè)的檔案管理工作就會(huì)受到一定的限制，檔案管理工作很難在企業(yè)當(dāng)中獲得充分和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。在企業(yè)的檔案管理推廣過程中，我們還發(fā)現(xiàn)了許多存在的問題，有的企業(yè)看起來十分重視檔案管理的工作，也將企業(yè)的檔案管理工作納入企業(yè)的管理活動(dòng)中來，但是在工作過程中缺少章法，流于形式。

筆者認(rèn)為想要提升企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度，在實(shí)踐活動(dòng)過程中，可以著重加強(qiáng)企業(yè)對(duì)管理者的認(rèn)識(shí)的培訓(xùn)，讓他們對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性有足夠的認(rèn)識(shí)。與此同時(shí)，我們還需要認(rèn)識(shí)到，企業(yè)的檔案管理工作對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性，以此來促使企業(yè)內(nèi)部的全體員工都參與到企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。要達(dá)到這個(gè)目的，要先讓員工對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重要性有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，并能夠提高企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)，調(diào)動(dòng)全體員工的積極性，才能切實(shí)推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作有效開展，使企業(yè)檔案管理工作的作用能夠被充分地發(fā)揮出來。在這個(gè)過程當(dāng)中，企業(yè)需要堅(jiān)持以人為本的理念，將企業(yè)的檔案管理工作由理念變?yōu)閷?shí)踐，使企業(yè)的檔案管理工作能夠得到有效的優(yōu)化和完善。企業(yè)的檔案管理工作要實(shí)行責(zé)任制，使檔案管理工作更加科學(xué)化和合理化。

(二)創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理模式

隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，現(xiàn)在我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息技術(shù)手段出現(xiàn)了多樣性的發(fā)展，并且被廣泛地應(yīng)用于實(shí)際的管理活動(dòng)當(dāng)中，這就使很多的信息能夠得到及時(shí)有效的處理，大量的有價(jià)值的信息能夠得到及時(shí)的保留，技術(shù)的進(jìn)步對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出了新的、更高的要求。

隨著科技的發(fā)展，當(dāng)前的大數(shù)據(jù)技術(shù)已與企業(yè)檔案管理工作結(jié)合在一起，并在實(shí)際中得以應(yīng)用，它沖擊了企業(yè)原有的檔案管理模式，為企業(yè)檔案管理提供新的開發(fā)方案，并為企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新起到了很大的推動(dòng)作用。

第一，在檔案管理過程中使用云存儲(chǔ)模式。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了逐步的完善，并且大數(shù)據(jù)技術(shù)云存儲(chǔ)模式能夠使企業(yè)有效地保存檔案資料,檔案信息的性價(jià)提高，為需用檔案的用戶提供高水平的服務(wù)。同時(shí)，還需要為企業(yè)的檔案管理工作做好服務(wù)，為企業(yè)的檔案管理提供基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理電子硬件系統(tǒng)的建設(shè)，為企業(yè)的檔案管理提供完善的系統(tǒng)并且配備相關(guān)的軟件，并基于此建立多媒體文件數(shù)據(jù)庫(kù)，以便更好地管理和檢索。

第二，對(duì)檔案資料的數(shù)據(jù)分析加強(qiáng)管理。在實(shí)際的管理活動(dòng)中，需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理活動(dòng)中，在新型的管理模式中，能夠有很多的模式可滿足企業(yè)的管理需求。與此同時(shí)，需要改善各種數(shù)據(jù)信息，改善文件管理系統(tǒng)的服務(wù)功能。在大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理活動(dòng)中，使用大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)分析方法，可以綜合調(diào)整用戶的需求，促進(jìn)檔案數(shù)字結(jié)構(gòu)的開發(fā)。值得關(guān)注的是，在目前大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用中，如何才能將各檔案之間的數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)系在一起，并且對(duì)價(jià)格數(shù)據(jù)資料進(jìn)行廣泛的使用,使企業(yè)檔案資料的管理和利用提升到一個(gè)新的高度。

第三，完善數(shù)字檔案的檢索功能。隨著技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，可以采用蘇子華可視系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，采用圖表的形式對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，在科學(xué)預(yù)測(cè)和分析企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，開展數(shù)據(jù)信息管理，全面推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理效率的提高，提升檔案管理的準(zhǔn)確性。

(三)構(gòu)建數(shù)字化共享平臺(tái)，提高企業(yè)檔案資源的利用效率

相對(duì)于傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作來說，根據(jù)檔案部門的需要，各部門向他們提供相關(guān)人員的信息，再根據(jù)個(gè)人需要，由檔案管理的負(fù)責(zé)人向需要方提供相關(guān)信息。這樣一來，不僅程序比較煩瑣，而且降低了工作效率。就目前來說，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案的管理需要打破傳統(tǒng)管理的局限性，將檔案管理工作從資料的收集、保管、查找、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都完成管理方式的轉(zhuǎn)變，加大力度推進(jìn)檔案資源管理數(shù)字化的開展，切實(shí)抓好檔案管理數(shù)字化的建設(shè)，有效地開展檔案資源的共建活動(dòng)。

在整個(gè)的活動(dòng)中，企業(yè)需要利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行規(guī)范化的建設(shè)，形成企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一的共享平臺(tái)，收集和整理原先發(fā)布在各個(gè)部門的檔案，使用先進(jìn)、科學(xué)的管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的有效管理，以此促進(jìn)OA與ERP和企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

三、結(jié)論

總而言之，在企業(yè)的管理工作中，檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，企業(yè)的管理者應(yīng)從思想上引起重視，樹立新的發(fā)展理念，全面加強(qiáng)檔案建設(shè)，開發(fā)新的檔案管理模式，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，發(fā)揮企業(yè)檔案管理的作用，與時(shí)俱進(jìn)，更好地推動(dòng)企業(yè)的最大化發(fā)展。