婦幼保健院后勤檔案管理存在的主要問題及對策

吳大臣

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261011）

前言

時代的不斷進步，婦女和兒童在社會中的地位也日漸突出，婦幼保健院是服務于婦女和幼兒的重要場所，其后勤檔案管理質量的高與低都會影響服務水平，但是實際管理過程中依然存在著諸多問題。因此筆者本文就婦幼保健院后勤檔案管理存在的問題做出探討，同時也提出了一些有效的解決策略，以此來提高婦幼保健院后勤檔案管理的質量，從而不斷提高我婦幼保健院的整體服務水平以及促進穩定發展。

一、婦幼保健院后勤檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理制度不健全

一個健全的檔案管理制度是任何企業發展中必須遵循的原則，因為只有健全檔案管理制度才能提高管理質量，尤其是在婦幼保健院后勤檔案管理中，這是確保管理工作順利高效進行的關鍵[1]。但是實際上并沒有設立健全的檔案管理制度，使得檔案管理范圍不明確且內容界定不清楚，嚴重影響著婦幼保健院后勤檔案管理的質量和水平，一定程度上也會造成檔案收集效率不高的問題，從而阻礙我國婦幼保健院蓬勃穩定發展的步伐。

（二）檔案管理意識較淡薄

婦幼保健院后勤檔案管理效率不理想的另一個因素是管理人員檔案意識淡薄，部分人員認為檔案管理工作可有可無并不十分重要，很多時候管理工作做得也是不到位，基于這種管理意識淡薄且重視程度不夠，就會造成檔案資料使用效率不高且信息資源開發不足。再者檔案資料分散且重復性出現就會造成重復保存，一定程度上就會造成人力、物力以及空間的浪費，而檔案管理人員業務水平的高于低也會影響管理質量。

（三）檔案管理硬件資金投入不足

婦幼保健院后勤檔案管理工作所涉及的內容往往比較多，是需要先進技術和設備來輔助的，但是實際上部分后勤檔案管理中所使用的設備比較陳舊，再者落后的管理技術和空間較小也會影響管理水平[2]。隨著高新技術的飛速發展，計算機網絡技術也得到推廣，婦幼保健院后勤檔案管理也應當與時俱進，但是就當前婦幼保健院后勤檔案管理情況并沒有運用，依舊采取傳統的手工收集、檢索等方式，這種情況極大地影響著檔案管理工作的效率。

二、婦幼保健院后勤檔案管理存在問題的解決對策

（一）健全檔案管理制度

要想提高婦幼保健院后勤檔案管理質量，必須健全檔案管理制度，這是確保管理工作順利高效進行的關鍵，也是提高婦幼保健院服務質量和水平的有效途徑。為此，我們可以通過建立科學合理的檔案管理制度體系來提高管理質量，不僅可以改變檔案管理范圍不明確且內容界定不清楚的問題，還能使檔案管理工作內容和范圍變得富有條理，讓工作人員在進行管理的過程中能夠及時找到相應的數據信息，進一步提升婦幼保健院后勤檔案管理的質量。當然檔案管理制度的設立應當結合實際情況，依據國家已經頒布的《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》等相關法律法規，制定出一套完整、統一、科學且切實可行的管理制度，如此一來可以大幅度提高后勤檔案管理的效率[3]。此外，還應對各個科室的數據信息進行統一管理，切不可對其進行分散式的管理，這樣才能使檔案管理工作變得規范性，進而既能實現提升檔案管理工作的質量又能促進婦幼保健院快速發展的目標。

（二）提高檔案管理意識

對于檔案管理意識淡薄的問題應加強員工學習《檔案法》，這是提高婦幼保健院后勤檔案管理水平的關鍵，通過不斷的學習檔案法工作人員會意識到檔案管理的重要性，明白檔案管理工作與自身的日常工作有著密不可分的關聯，只有不斷提高管理意識才能更好地支配管理工作，進一步提高檔案資料的使用效率和信息資源開發，使這些檔案信息資源能夠得到有效的利用和支配[4]。同時為了更好地提高檔案管理水平還應實行統一領導、分級管理的原則，這樣一來可以避免檔案資料管理出現重復性保存的現象，這就為婦幼保健院節省了大量的人力、物力以及空間。此外還應加強員工專業技能培訓，因為檔案管理人員素質的高與低會直接影響管理水平，所以可以通過技能培訓來提高檔案管理人員的綜合素質。比如，實施進修學習、知識更新等，這些方式都是提高檔案管理人員專業技能和素質的有效途徑，從而實現提高提高婦幼保健院后勤檔案管理水平的目標。

（三）加大檔案管理硬件資金投入

隨著科學信息技術的飛速發展，計算進技術也被廣泛應用，對提高各行各業的檔案管理水平具有促進作用。因為對于婦幼保健院后期檔案管理硬件資金投入不足的問題，我們應加大在檔案管理硬件上的資金投入，不斷的引進現代化高新技術來升級檔案管理，因為先進技術和設備的引進是實現檔案管理現代化的必要條件。同時也要擴大檔案管理的使用空間，要確保管理環境的整潔、干燥以及無蟲，這樣才能確保檔案資源的完整性和整潔性。此外，計算機設備的應用可以打破傳統手工收集和檢索模式，進一步為使用者節省了大量的查找和閱讀時間，如此一來不僅可以發揮現代化信息技術的作用，還可以提高整體檔案管理工作的水平，最終實現婦幼保健院后期檔案管理自動化、現代化的目的。

三、結語

綜上所述，婦幼保健院后勤檔案管理中存在的問題會直接影響服務質量，所以要想做好新時代婦幼保健院后勤檔案管理工作，針對管理中的問題必須采取有效的對策來給予解決，可以通過健全檔案管理制度、提高檔案管理意識來優化管理，并加大檔案管理硬件資金投入，這樣才能不斷地提升檔案管理效率，從而促進我國婦幼保健院能夠快速穩定發展。