企業(yè)出租自有房屋全流程管理研究

(中國(guó)電信股份有限公司福建分公司 福建 福州 350001)

企業(yè)自有房屋出租是指企業(yè)將所有或經(jīng)營(yíng)的房屋交給承租人使用，承租人依照規(guī)定定期支付給出租人一定數(shù)額的租金，取得房屋的占有權(quán)和使用權(quán)的行為。房屋租賃是房屋使用價(jià)值零星出售的一種商品流通方式。房屋租賃期限超過(guò)六個(gè)月，雙方當(dāng)事人必須簽訂書面合同。

A企業(yè)屬于集團(tuán)下屬省級(jí)分公司，2018年12月?lián)碛腥》课葙Y產(chǎn)原值58.49億元，其中經(jīng)營(yíng)租賃租出房屋原值2.49億元。2018年A企業(yè)完成出租房屋租金收入1.47億元，占期末租出資產(chǎn)原值的58.9%。下面就A企業(yè)出租自有房屋的全流程管理闡述如下。

一、全流程管理概述

流程管理是企業(yè)管理者采用某種以規(guī)范化的構(gòu)造端對(duì)端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，持續(xù)不斷地提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效的系統(tǒng)化管理方法或技巧。流程管理的核心內(nèi)容是從流程的實(shí)施角度出發(fā)，關(guān)注企業(yè)采取的各項(xiàng)流程是否增值，借此建立一套符合企業(yè)實(shí)際并構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程的總稱。

企業(yè)自有房屋出租全流程管理是企業(yè)針對(duì)招租、簽訂合同、執(zhí)行合同和收款跟蹤等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)的融合，是能夠創(chuàng)造價(jià)值的流程管理。

二、全流程管理實(shí)施規(guī)則

(一)制度與管理辦法

基于企業(yè)實(shí)際情況，A企業(yè)下發(fā)《關(guān)于印發(fā)A企業(yè)房產(chǎn)租賃管理辦法的通知》和《關(guān)于明確土地房產(chǎn)實(shí)物管理責(zé)任部門及房屋租賃租金等相關(guān)費(fèi)用收繳流程的通知》，針對(duì)免租期、定價(jià)管理、審批權(quán)限和租賃合同等進(jìn)行了規(guī)范，充分發(fā)揮資源使用效益，用好、盤活房屋土地資源，維護(hù)企業(yè)利益。同時(shí)，加強(qiáng)租金、水電費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的收繳管理，避免漏收漏繳及欠費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)相關(guān)費(fèi)用的收繳職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、流程等相關(guān)要求進(jìn)行了梳理。

(二)落實(shí)責(zé)任部門

根據(jù)A企業(yè)的組織架構(gòu)，涉及辦公室、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部和法律部，分別承接自有房屋出租的不同環(huán)節(jié)的責(zé)任。其中辦公室系房屋實(shí)物牽頭管理部門，負(fù)責(zé)房屋資源的統(tǒng)籌規(guī)劃和日常運(yùn)營(yíng)管理;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)房屋土地資產(chǎn)的價(jià)值管理；采購(gòu)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、規(guī)范各單位房屋土地租賃和選聘評(píng)估機(jī)構(gòu)及拍租機(jī)構(gòu)的招租、競(jìng)標(biāo)等工作;法律部負(fù)責(zé)房屋土地租賃過(guò)程中的法律事務(wù)支撐。

按照土地房產(chǎn)所處物理區(qū)域劃歸各屬地分公司管理，按照使用部門將機(jī)房類房產(chǎn)統(tǒng)一劃歸網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)部管理，營(yíng)業(yè)廳劃歸銷售及渠道拓展部管理，土地房產(chǎn)租賃面積在1000平方米及以上的租賃統(tǒng)歸辦公室管控負(fù)責(zé)。

(三)信息公開(kāi)制度

辦公室定期公開(kāi)閑置房地產(chǎn)信息，推動(dòng)業(yè)務(wù)責(zé)任部門招租工作。財(cái)務(wù)部定期跟蹤租賃合同期限，到期前3個(gè)月通知責(zé)任部門落實(shí)后續(xù)簽約工作。

(四)房屋租賃管理系統(tǒng)

在企業(yè)門戶網(wǎng)站設(shè)立房屋租賃管理系統(tǒng)，做好租賃業(yè)務(wù)日常管理，通過(guò)房屋土地實(shí)物與合同的關(guān)聯(lián)，建立自有、租入、無(wú)償使用房屋土地實(shí)物管理臺(tái)賬，做好合同解析，嚴(yán)格執(zhí)行履約計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)租賃信息全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理。同時(shí),做好業(yè)財(cái)對(duì)賬，每月房租臺(tái)賬與房屋租賃管理系統(tǒng)導(dǎo)出的下賬成功記錄匹配，跟蹤遺漏單據(jù)及時(shí)補(bǔ)下賬。

(五)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)跟蹤制度

企業(yè)做好出租自有房屋的各流程關(guān)鍵點(diǎn)，做到責(zé)任分解到位、跟蹤到人、落實(shí)到底，并抓好跟蹤考核。重點(diǎn)是做到租賃合同到期跟蹤、房租下賬情況跟蹤、租金到賬認(rèn)領(lǐng)跟蹤、履約保證金收繳認(rèn)領(lǐng)跟蹤和代收水電、物業(yè)費(fèi)催繳跟蹤等。

三、全流程實(shí)施模式

企業(yè)房租收入全流程管理主要有可行性評(píng)估與招租、合同簽訂、收入履約計(jì)劃、開(kāi)票與轉(zhuǎn)款認(rèn)領(lǐng)和應(yīng)收賬款催繳五個(gè)方面，具體如下。

(一)可行性評(píng)估與招租

辦公室針對(duì)具體出租房屋對(duì)象進(jìn)行可行性評(píng)估，制定出租方案。可行性評(píng)估包括需求評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、價(jià)值評(píng)估、成本及凈收益測(cè)算等。

采購(gòu)部開(kāi)展招租工作。招租可采用公開(kāi)拍租、公開(kāi)競(jìng)價(jià)、比選、詢價(jià)、定向談判、競(jìng)爭(zhēng)性談判以及國(guó)家法律規(guī)定的其他形式,尋找和確定租賃對(duì)象。

(二)合同簽訂

經(jīng)過(guò)可行性評(píng)估、招租與公示后，房屋實(shí)物管理部門發(fā)起合同審批并在資產(chǎn)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)實(shí)物信息，同時(shí)根據(jù)招租結(jié)果與承租方簽訂合同。

(三)收入履約計(jì)劃

合同簽訂并歸檔后推送企業(yè)合同解析平臺(tái)，財(cái)務(wù)部的合同解析人員接收合同并完成解析，合同解析后生成租金收入計(jì)劃與項(xiàng)目編碼。將合同賬期、金額、套餐類型與項(xiàng)目編碼、合同編碼等關(guān)鍵解析信息進(jìn)行系統(tǒng)間的傳遞，自動(dòng)觸發(fā)CRM下賬，確保及時(shí)、準(zhǔn)確下賬，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)的交互。

(四)開(kāi)票與轉(zhuǎn)款認(rèn)領(lǐng)

財(cái)務(wù)部通過(guò)ITSM發(fā)起系統(tǒng)外開(kāi)票審核，開(kāi)具專票或推送電子票，后由房屋實(shí)物管理部門通知承租人轉(zhuǎn)款并進(jìn)行費(fèi)用認(rèn)領(lǐng)。

(五)應(yīng)收賬款催繳

房屋實(shí)物管理部門針對(duì)所屬房租按月做好房租臺(tái)賬工作，同時(shí)對(duì)未收繳的房屋租賃租金、合同履約保證金進(jìn)行催收。

四、全流程管理實(shí)施成效及意義

A企業(yè)通過(guò)出租自有房屋全流程管理，理清企業(yè)內(nèi)部房產(chǎn)概況，盤活企業(yè)自有資產(chǎn)，房租收入穩(wěn)步增長(zhǎng)。

(一)厘清企業(yè)房產(chǎn)

A企業(yè)通過(guò)房屋租賃管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，截至2019年7月全公司持有房產(chǎn)921宗，其中納入出租的自有房產(chǎn)95宗。將房屋租賃管理系統(tǒng)與企業(yè)SAP系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)匹配房屋原值、折舊、修理費(fèi)等成本關(guān)鍵信息，有利于提高租賃成本的核算。

(二)盤活企業(yè)資產(chǎn)

A企業(yè)基于房屋租賃管理系統(tǒng)，做到關(guān)鍵點(diǎn)五項(xiàng)跟蹤。根據(jù)辦公室房租通報(bào)，2019年1月至7月，租賃合同到期70宗，已盤活65宗；夯實(shí)核對(duì)房租下賬差錯(cuò)153萬(wàn)元，按合同要求補(bǔ)收履約保證金136萬(wàn)元和代收水電、物業(yè)費(fèi)262萬(wàn)元。

(三)收入穩(wěn)步增長(zhǎng)

通過(guò)出租自有房屋全流程管理，2019年A企業(yè)每月房租收入同比均高于上年每月房租收入水平，上半年房租收入累計(jì)完成1.23億元，較上年增長(zhǎng)15.8%，完成全年指標(biāo)的61.5%，超時(shí)序11.5%。