關于行政事業單位內部控制信息化建設的思考

張毅

（湖北漢牛會計師事務有限公司，湖北 武漢 430071）

引言

現階段行政事業單位內部控制在信息化建設中，還存在著一些問題，嚴重制約了其長遠發展。主要表現在管理人員不夠重視、缺少人力、資金與設備的投入、缺乏系統科學性。因此在今后的工作中，就要針對以上問題，提出針對性的解決措施，來不斷提高工作效率與質量。

一、行政事業單位內部控制信息化建設的重要性

內部控制是將行政事業單位的業務管理部門與財務管理部門有機結合的銜接點，促使行政事業單位內部工作走向標準化、規范化、流程化、科學化的重要保障。因此在內部控制工作中，就要實現信息化建設，才能為各項工作的開展，提供堅實可靠的保障。將內部控制與信息化的相互融合，就能夠充分發揮內部控制的價值與功能，改變單位內部經濟活動分塊管理、信息分割的孤島局面，使其成為一個有機的整體，實現日常管理向外部管理的轉變。能夠做到統籌兼顧與系統優化，找出日常經濟活動中存在的風險點與關鍵點，并及時制定科學合理的應急預案與解決措施，提高管理效率與質量。此外，實現內部控制信息化建設，還是健全行政事業單位內部控制機制的有效手段，加強了各業務部門的溝通與合作，為廣大人民群眾的監督與互動建立了有效渠道，有利于良好品牌形象的建立。

二、行政事業單位內部控制信息化建設存在的問題

（一）管理人員不夠重視

正所謂思想決定行動，只有充分受到管理人員的重視，才能加快內部控制信息化的建設步伐，為其提供堅實可靠的保障。《行政事業單位內部控制規范》第六條也明確規定，單位負責人對本單位內部控制的建立健全和有效實施負責。然而在現階段的實際工作中，很多行政事業單位的管理人員都沒有認識到內部控制信息化建設的價值與作用，對其不夠重視，甚至存在著誤解現象。部分單位雖然展開了信息化建設，但是主要是分業務類別單獨建設，各業務信息系統沒有形成數據共享和業務對接，沒有把經濟業務流程有效嵌入到相關信息系統，無法實現信息系統自動控制，嚴重阻礙了內部控制信息化的建設步伐。

（二）缺少人力、資金、設備的投入

在內部控制信息化建設中，需要大量的人力、資金與設備，這樣才能保障其正常有序建設。然而在實際工作中，由于管理人員的思想比較落后，內部控制意識比較淡薄，缺乏強有力的制度保障，導致信息化建設流于形式與表面。不僅嚴重缺乏資深、技能較高的綜合型人才，而且無法做到各項工作的信息化，無法充分發揮內部控制的價值與功能。

（三）缺乏系統科學性

內部控制工作的開展，需要與行政事業單位的各個部門、各項工作都緊密聯系，為其提供標準、規范的指引，才能保障單位內部經濟活動的高效開展。然而在實際的工作中，很多行政事業單位的內部管理制度并沒有站在單位整體內部控制的高度進行統一設計和協調，內部管理也沒有將各類業務流程與內部控制有機結合。再加上不同行政事業單位的具體情況不同，所以遵循的制度與流程存在較大的差異。如果沒有立足于實踐，將會缺乏科學性與嚴謹性。此外，各基層人員的工作能力還有待提高，在內部控制系統的應用與維護中，還存在著很多問題，很難做到統籌兼顧。

三、行政事業單位內部控制信息化建設的有效途徑

自從改革開放之后，我國的行政事業單位的財務管理就步入了信息化的建設歷程，從最初的單一的、獨立的，已經發展成為多元的、全面的，已經取得了非常顯著的成績。因此行政事業單位內部控制的信息化建設，就要建立在此基礎上，實現全面的優化與升級，最終促使行政事業單位獲得可持續發展。其有效途徑表現在以下幾個方面：

（一）構建完善的內部控制組織架構

行政事業單位的財務管理信息化建設，從20世紀八十年代就已經開始，發展至今，已經相較完善與全面。那么在內部控制信息化建設中，就要有效利用這一優勢與資源，將財務部門作為牽頭羊，來構建完善的內部控制組織架構。[1]將單位內部的經濟活動風險全面掌控，有效預防，積極應對，加強各個部門之間的緊密聯系與合作。第一，需要得到管理人員的重視，讓管理人員認識到內部控制信息化建設的作用與價值。然后充分發揮自身的帶頭引導作用，鼓勵廣大基層工作人員踴躍參與到內部控制信息化建設行列中，發揮自身的潛能與價值。第二，作為管理人員，就要通過規章制度的制定，賦予財務部門一定的權利。促使財務部門充分發揮好自身帶頭、引導、組織、協調、管理的作用，加強與各個部門之間的溝通聯系。然后在單位內部建立專項小組，由資深、能力高超的財務人員擔任管理人員，選拔其他部門的人員來擔任組長、策劃等人員。第三，要建立相應的管理制度。當內部專項小組成立后，為了進一步深化與落實內部控制信息化建設工作，還要通過規章制度的保障與約束。可以通過責任制度的建立，要求每一位工作人員都樹立高強的責任感與使命感。清楚認識到自身責任與義務，將管理工作落實到每一項工作中，貫穿到每一位人員身上，做到權責分明，責任明確，有法可依，有章可循。第四，要對內部控制信息系統的建設，做好規劃準備。將預算執行過程控制平臺作為核心部分，然后對單位內部的業務流程和管理流程進行重新優化。根據內部控制工作的流程、方法以及要求，實現內控信息系統建設的標準化、科學化、信息化、一體化、合理化、高效化。將各個子系統緊密聯系，實現數據共享，可視管理，有效監督、預防整個系統運行過程中的關鍵點與風險點。還要通過應急預案與解決措施的制定，做到防患于未然，保障內控信息系統的安全平穩運行。

（二）給予更多的人力、物力與財力投入

在行政事業單位內部控制信息化建設中，人力、物力與財力作為前提與基礎，是不可或缺的重要組成部分。因此還要給予更多人力、物力與財力的投入，保障整個建設過程中井然有序，合理可靠，能夠有效預防經濟活動過程中的風險。第一，需要做好風險評測，將行政事業單位內部在經濟活動過程中遇到的風險點進行準確評測，將其分為重要、主要、中等、次要、不重要等級。然后根據重要程度，逐步完善系統建設。[2]第二，要做到資源的優化配置與充分利用，實現統籌兼顧。管理人員要為內部控制信息化建設投入大量的財力與設備，實現內部局域網與無線網的全面對接，保障各個部門的工作都實現信息化。還要對單位內部的計算機的軟硬件進行更換升級，為信息化建設提供堅實可靠的保障。對于人力的投入，需要做好教育培訓工作。管理人員要帶領基層工作人員，積極踴躍參與到教育培訓中。不斷完善自身的理論知識，提高自身的專業技能，熟練操作計算機系統與軟件，加強自身的思想道德修養與職業素養，做到工作的嚴密性。第三，當內部控制信息系統初步建立之后，還要立足于實踐，并隨著單位內外部環境的變化、經濟業務的調整和管理要求的提高，逐漸完善與優化。使內部控制信息系統能夠有效地控制風險的同時提高管理效率，緊跟新時代發展的潮流與步伐。

（三）與各業務部門相互對接

內部控制信息系統的建設，主要是為了實現行政事業單位的發展目標，為單位內部的經濟活動提供最完美的服務。[3]因此內部控制信息系統的建設，與單位各個部門是密不可分的，是緊密聯系的。那么在建設過程中，就要與各業務部門相互對接，保障行政事業單位的長遠發展。第一，要通過信息化平臺的搭建，為各業務部門之間的溝通與合作，建立良好的互動平臺。促使內控部門能夠在第一時間搜集、獲取相關數據資料，然后展開整理、歸納與分析，實現數據共享。第二，要做到具體問題具體分析，密切跟蹤各業務部門的工作行為。保障資金的使用過程中的合理與合法，規范業務流程，提高資金的使用效率，有效防控風險。第三，要建立決策機制與上報審批的信息系統，通過民生平臺與渠道的搭建，鼓勵廣大干部群眾提出自身的意見與建議，規范每一位領導干部的行為，營造良好的工作氛圍。還要對各項類經濟業務實現在線審核，如差旅費、會議費等做好全面預算控制與報銷審核，所有經濟事項由申請人發起，并上傳相關原始憑證和附件，審核、審批、記賬、支付等環節全部實現在線操作。

（四）加大內部控制信息系統的開發與應用

只有加大內部控制信息系統的開發與應用，才能促使行政事業單位的內部控制工作逐漸走上正軌，為今后的發展奠定堅實可靠的基礎。第一，要積極借助現代化科學信息技術，如物聯網技術、云計算技術、大數據技術，根據行政事業單位內部的工作需求，將各類財政業務執行客戶端進行整合優化，開發出一體化的財政管理和內部控制系統，實現標準化、智能化。[4]第二，還要將內部控制系統全面融入到經濟業務與管理業務中，通過規章制度、工作流程的制定，要求每一位工作人員都積極遵守，全面了解。做到整個工作的標準化、合理化，實現全面開放，集體參與。第三，還要通過相關技術與規范的指引，引導更多專業的軟件開發公司與社會力量參與到內部控制信息系統的研發中，為其提供堅實有力的技術保障與指導。能夠定期對軟件與系統進行升級優化，對硬件設備進行更新維護，保障其安全平穩運行。第四，要鼓勵廣大工作人員踴躍使用內控系統，提高自身的工作效率與質量，充分認識到內部信息系統的價值與重要性。能夠熟練掌握與操作內控系統，做到定期殺毒與維護。第五，還要通過數據加密技術，防止數據信息的泄漏與丟失，保障數據信息的高效合理使用。還要引導各工作人員，通過用戶名與登錄密碼的設定，防止其他人員隨意篡改數據信息。

四、結語

綜上所述，行政事業單位內部控制的信息化建設，能夠促使其獲得長遠發展。因此在今后的發展中，可以通過構建完善的內部控制組織架構、給予更多人力、物力與財力的支持、與各業務部門相互對接、加大內部控制信息系統的開發與應用，來保障單位內部經濟活動的合法合規風險可控。