關(guān)于物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制有效實(shí)施的探析

張海東

（北京金隅大成物業(yè)管理有限公司，北京 100075）

房地產(chǎn)行業(yè)經(jīng)歷了萌芽、發(fā)展、壯大的規(guī)模階段，企業(yè)逐漸從最初的混亂向平穩(wěn)和有序邁進(jìn)。房地產(chǎn)公司為開(kāi)拓完善市場(chǎng)、滿足適應(yīng)用戶需求，考慮業(yè)主長(zhǎng)期居住感受的需求，將物業(yè)服務(wù)作為銷(xiāo)售亮點(diǎn)，物業(yè)公司前期大多介入，將開(kāi)發(fā)項(xiàng)目規(guī)劃、提出物業(yè)定制方案一并考慮。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，政府轉(zhuǎn)變職能，為不斷提升人們的幸福感、獲得感，各級(jí)政府出臺(tái)多項(xiàng)宏觀政策開(kāi)展創(chuàng)建文明、宜居、和諧城市和社區(qū)，物業(yè)企業(yè)作為城市社區(qū)主要管理服務(wù)者，其作用不可或缺，在現(xiàn)實(shí)經(jīng)營(yíng)中也需要社會(huì)各界提供有力支持。除此之外，業(yè)主生活水平和經(jīng)濟(jì)實(shí)力的提高，使其購(gòu)房置業(yè)更趨理性，對(duì)居住園區(qū)的物業(yè)管理越來(lái)越關(guān)注和重視，以上都給物業(yè)企業(yè)提出了更高要求和更新的目標(biāo)。加強(qiáng)內(nèi)部控制體系建設(shè)，主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)、新環(huán)境，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，是物業(yè)管理者需要認(rèn)真思考的首要問(wèn)題。

一、企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)涵及重要意義

內(nèi)部控制由董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和所有員工一起開(kāi)展，為合理保證企業(yè)資源的安全完整和財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確可靠，有效協(xié)調(diào)控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，合理分工并互相制約，以制定、實(shí)施和執(zhí)行內(nèi)部規(guī)章制度、措施程序，而形成較為完整的防范管控經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的體系，最終實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的目的。內(nèi)部控制的重要意義主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）是依法合規(guī)開(kāi)展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的保證

依法規(guī)范的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，是其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和維護(hù)自身權(quán)益的基礎(chǔ)。規(guī)范的內(nèi)部工作流程有利于問(wèn)題得到有效地監(jiān)督和控制，管理行為更加科學(xué)規(guī)范，各種問(wèn)題和錯(cuò)漏得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正，這是健全的企業(yè)內(nèi)部控制所具有的“自我免疫功能”，保證了企業(yè)各類(lèi)業(yè)務(wù)不偏離合法合規(guī)的軌跡。

（二）是資產(chǎn)安全及有效使用的保障

如對(duì)資產(chǎn)采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、盤(pán)點(diǎn)及處置環(huán)節(jié)的有效監(jiān)管，可以防止或減少貪污、欺詐、侵占、挪用行為的發(fā)生。內(nèi)部控制的健全完善，可以維護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)和資源的安全完整。

（三）是財(cái)務(wù)信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的保證

投資者和債權(quán)人的監(jiān)管需求、企業(yè)內(nèi)部管理決策都有賴(lài)于企業(yè)完整、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，將不相容崗位分離，通過(guò)內(nèi)部審核、稽核、內(nèi)部審計(jì)和決策審議等控制措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正各種錯(cuò)誤，減少差錯(cuò)的發(fā)生，做到會(huì)計(jì)信息收集、整理、記錄匯總和分析中無(wú)差錯(cuò)或差錯(cuò)最小化，有利于反映經(jīng)營(yíng)服務(wù)的客觀情況。

（四）能有效提升經(jīng)營(yíng)管理水平

科學(xué)、精簡(jiǎn)、高效、制衡是現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)遵循的原則，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和企業(yè)文化的要求，科學(xué)合理設(shè)置內(nèi)部職能部門(mén)，職責(zé)權(quán)限明確、協(xié)調(diào)合作，避免職能交叉不清、缺失或過(guò)度集中，形成權(quán)力和責(zé)任得到有效履行、制衡又有協(xié)調(diào)合作的工作機(jī)制。通過(guò)健全有效的企業(yè)內(nèi)部控制來(lái)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

（五）有效防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)部控制是經(jīng)營(yíng)管理的核心內(nèi)容，是防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。在管理過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)生存和發(fā)展的目標(biāo)，必須加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的有效識(shí)別、評(píng)估，對(duì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)薄弱環(huán)節(jié)加強(qiáng)控制，及時(shí)采取規(guī)避和轉(zhuǎn)移等防控措施，把各種風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

二、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問(wèn)題

由于業(yè)主群體構(gòu)成復(fù)雜，因而物業(yè)企業(yè)普遍存在收費(fèi)難、收費(fèi)率較低的問(wèn)題，特別是普通商品房及老舊小區(qū)。造成這種情況的原因有很多，主要是開(kāi)發(fā)商遺留的問(wèn)題，業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)之間的溝通理解、物業(yè)服務(wù)水平等問(wèn)題。收費(fèi)低、資金不足這給企業(yè)的運(yùn)行和品質(zhì)提升管理造成了很大的困難。物業(yè)企業(yè)在完全競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境下同樣面臨著諸多風(fēng)險(xiǎn)，隨著物業(yè)行業(yè)政策不斷完善和物業(yè)企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大，物業(yè)企業(yè)規(guī)模大了、質(zhì)量提高了，但是還普遍存在缺乏識(shí)別防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、管理水平低和管理機(jī)制不到位、企業(yè)內(nèi)部控制體系不健全不落實(shí)等弊端，致使生存和發(fā)展上的諸多難題難以解決，內(nèi)部控制存在缺陷，造成抵御風(fēng)險(xiǎn)能力弱，嚴(yán)重制約了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下方面。

（一）內(nèi)部控制意識(shí)不足

管理者注重短期利益，忽視長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，認(rèn)為內(nèi)部控制的制衡降低了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率、也無(wú)法提高企業(yè)的利益。還有的管理者認(rèn)為，其現(xiàn)實(shí)的經(jīng)營(yíng)管理可以滿足保證物業(yè)財(cái)產(chǎn)安全的需要，存在著家長(zhǎng)式治理、習(xí)慣個(gè)人說(shuō)了算，人治理念大于集體決策。此外，高層管理人員排斥搭建和實(shí)施制約其權(quán)利的內(nèi)部控制體系，關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺少制衡，風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄，粗放式?jīng)Q策管理，甚至任人唯親、濫用職權(quán)，導(dǎo)致內(nèi)部控制體系的虛擬建立，內(nèi)部控制不完善、企業(yè)管理效率低下，影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）內(nèi)部控制體系建設(shè)不健全

由于缺乏現(xiàn)代資本運(yùn)作觀念，管理者不能樹(shù)立久久為功的內(nèi)部控制長(zhǎng)治理念，不能將不相容的崗位相互分離，授權(quán)審批效率低下，難以將人力資源、企業(yè)文化、招標(biāo)采購(gòu)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)保全等控制過(guò)程深入可行的納入系統(tǒng)性設(shè)計(jì)，沒(méi)有按照決策、執(zhí)行、監(jiān)督分離制衡的要求，合理優(yōu)化管理層次、責(zé)權(quán)利相協(xié)調(diào)的運(yùn)行規(guī)則。

（三）企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督不到位

許多管理者經(jīng)營(yíng)責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)職能不落實(shí)而缺乏監(jiān)督；有的企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制只注重建章建制，很少建立并有效實(shí)施內(nèi)部監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制；有的企業(yè)內(nèi)部控制制度缺乏科學(xué)有效性，物資采購(gòu)、招標(biāo)、人力資源、資金預(yù)算等流程風(fēng)險(xiǎn)不能得到有效識(shí)別監(jiān)控；有些內(nèi)部控制監(jiān)督人員一人多職、不能獨(dú)立開(kāi)展工作，甚至自己監(jiān)督評(píng)價(jià)自己部門(mén)的工作；有的內(nèi)控管理部門(mén)不被重視，責(zé)任、待遇不落實(shí)，不敢監(jiān)督或者選擇性地監(jiān)督。

（四）缺乏專(zhuān)業(yè)化人才

一是薪酬福利不足以留住優(yōu)秀人才。由于物業(yè)管理屬于微利行業(yè)，經(jīng)營(yíng)積累減少，人工費(fèi)、外包費(fèi)、設(shè)施維護(hù)、能源費(fèi)成本高居不下，甚至隨著社會(huì)平均水平不斷上漲，而小區(qū)入住時(shí)的物業(yè)費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)已被固化，征得業(yè)主同意提高標(biāo)準(zhǔn)難上加難。二是物業(yè)公司工作強(qiáng)度大，安全環(huán)保和社會(huì)維穩(wěn)壓力大。三是優(yōu)秀的物業(yè)員工多為復(fù)合實(shí)踐型人才，專(zhuān)業(yè)學(xué)府的畢業(yè)生需要承受業(yè)主和工作的幾重壓力，才得以歷練成才。多方因素共同造成了人才的稀缺。四是有的內(nèi)部控制人員素質(zhì)不高，沒(méi)有接受專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、欠缺科學(xué)的工作方法和認(rèn)真負(fù)責(zé)的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。

三、物業(yè)企業(yè)提高內(nèi)部控制有效性的對(duì)策與建議

（一）結(jié)合內(nèi)部環(huán)境，完善公司治理結(jié)構(gòu)

遵循不相容崗位分離的原則，建立科學(xué)的人力資源體系和積極向上的企業(yè)文化氛圍。建立公司層面的科學(xué)治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部職能部門(mén)，明確決策、執(zhí)行、監(jiān)督的權(quán)責(zé)分配，識(shí)別不相容，必須考慮在各級(jí)、部門(mén)和崗位建立分離和遏制機(jī)制。由于人員少或業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單等條件限制，也應(yīng)將某些不兼容的功能分開(kāi)，采取可行的替代措施盡可能避免內(nèi)部職能重疊或缺失的現(xiàn)象。包括但不限于內(nèi)部控制是否受到充分重視、治理結(jié)構(gòu)是否得到落實(shí)、人員、崗位設(shè)置是否合理有效，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)是否合理有效，企業(yè)會(huì)計(jì)信息是否能滿足真實(shí)性、及時(shí)性要求，規(guī)章制度是否健全、合規(guī)，高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)有無(wú)舞弊、疏漏等重大缺陷等。

（二）深入開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及評(píng)估，找出物業(yè)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

在重視重大或高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)程序的背景下，要全面梳理企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全部制度流程和適用法律法規(guī)，采取穿行測(cè)試等方法找出缺陷和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。在識(shí)別企業(yè)內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)因素中，內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)是來(lái)源于人力資源、組織機(jī)制、經(jīng)營(yíng)方式、資產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)流程等企業(yè)層面和業(yè)務(wù)層面的控制因素；外部風(fēng)險(xiǎn)基于競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、經(jīng)濟(jì)法律等因素。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效評(píng)估分析，確定重大、重要和一般性缺陷風(fēng)險(xiǎn)，擬定關(guān)注重點(diǎn)和優(yōu)先控制的風(fēng)險(xiǎn)。如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)崗的設(shè)置不合理，不相容崗位沒(méi)有分離，有產(chǎn)生舞弊、截留或挪用資金的風(fēng)險(xiǎn)；票據(jù)印章管理不規(guī)范，有收入資金流失風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)業(yè)務(wù)中采購(gòu)需求審核不嚴(yán)、驗(yàn)收不嚴(yán)、招標(biāo)過(guò)程不合規(guī)會(huì)產(chǎn)生資產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)；合同管理中，未經(jīng)規(guī)范的商討及審批、該訂立合同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)未訂立或隨意變更修改，缺少有效的履行跟蹤管理等，會(huì)造成企業(yè)利益受損的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）完善內(nèi)控制度流程

根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別分析結(jié)果，結(jié)合現(xiàn)行法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，發(fā)動(dòng)全員參與，在不同范圍反復(fù)征詢(xún)意見(jiàn)，制定可行的具體措施和程序，建立健全內(nèi)部管理制度；加強(qiáng)培訓(xùn)宣貫，形成責(zé)權(quán)利意識(shí)和分工負(fù)責(zé)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。內(nèi)部控制的環(huán)境得到改善后，管理者才能真正理解內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)的重要作用，有利于中低層管理者履職盡職，確保內(nèi)部控制的有效實(shí)施。企業(yè)應(yīng)重視文化氛圍的營(yíng)造和人才素質(zhì)的提升，以人為本，對(duì)職工進(jìn)行有針對(duì)性的崗位培訓(xùn)，增強(qiáng)誠(chéng)信意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、廉潔敬業(yè)意識(shí)，形成上下同欲、凝心聚力、團(tuán)結(jié)一致的文化氛圍，為共同目標(biāo)而努力工作。此外，要建設(shè)好內(nèi)部信息系統(tǒng)，處理好企業(yè)內(nèi)部信息的及時(shí)傳遞、處理利用和共享。

（四）組織落實(shí)、充分重視，加強(qiáng)內(nèi)部控制的執(zhí)行

為確保各項(xiàng)制度的有效實(shí)施及合理性，內(nèi)部控制制度應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化定期得到修訂。內(nèi)部控制作為一個(gè)體系建設(shè)，不能依靠管理者的任意性，而要靠全員共同參與，依靠?jī)?nèi)部信息系統(tǒng)各層級(jí)快速溝通，劃分員工的職責(zé)、權(quán)利，既做到分工、責(zé)任明確，又兼顧整體工作的協(xié)調(diào)配合。首先，加強(qiáng)內(nèi)控制度流程培訓(xùn)，讓員工熟悉并學(xué)以致用，將制度養(yǎng)成一種工作習(xí)慣，形成一種良好的企業(yè)文化，使人人都成為防范風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)的能手。其次，領(lǐng)導(dǎo)帶頭履職盡責(zé)，主要領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵，要率先垂范,按制度決策辦事，尤其重大問(wèn)題決策、重要干部任免、重大項(xiàng)目投資決策、大額資金使用決策，并組織內(nèi)控評(píng)價(jià)檢查和考核；最后，要定期組織關(guān)鍵崗位和風(fēng)控點(diǎn)員工座談，聽(tīng)取意見(jiàn)建議。加強(qiáng)檢查，利用常規(guī)檢查、專(zhuān)項(xiàng)檢查和突擊檢查方式，查閱調(diào)取執(zhí)行文件、穿行測(cè)試，檢查要有報(bào)告，對(duì)存在的缺陷制定改進(jìn)措施，并與考核相結(jié)合。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督和內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作

定期開(kāi)展內(nèi)控體系的檢查評(píng)價(jià)，每年至少應(yīng)進(jìn)行一次全面的內(nèi)部控制建設(shè)、有效性的檢查評(píng)價(jià)，全面覆蓋各個(gè)控制層面的業(yè)務(wù)，收集執(zhí)行結(jié)果及各種佐證資料，進(jìn)行分析測(cè)試核評(píng)價(jià)。不斷地修復(fù)和完善，做好日常監(jiān)督和定期評(píng)價(jià)，動(dòng)態(tài)地進(jìn)行自我完善，有利于促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。各個(gè)職能部門(mén)應(yīng)服從公司高層及內(nèi)部控制職能部門(mén)管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，貫徹落實(shí)分管內(nèi)控方面的責(zé)權(quán)利，內(nèi)部審計(jì)也不應(yīng)該只限于對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審計(jì)，應(yīng)擴(kuò)展到整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制制度、涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)方面中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，幫助解決問(wèn)題，及時(shí)將內(nèi)部控制的有效性和缺陷反饋給管理層，改進(jìn)內(nèi)部控制。

（六）提升內(nèi)部控制專(zhuān)業(yè)人才招募與培養(yǎng)

人才是企業(yè)發(fā)展的根本，物業(yè)公司應(yīng)未雨綢繆、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，培養(yǎng)一支復(fù)合型、年輕化的專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。尤其是公司內(nèi)部控制管理人才：一是提高福利薪酬待遇，綜合評(píng)估分析崗位職責(zé)，有側(cè)重地對(duì)重點(diǎn)崗位加以?xún)A斜；二是給予管理人才人文關(guān)心，開(kāi)展心理輔導(dǎo)和多樣性的企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)；三是建立容錯(cuò)機(jī)制，大膽啟用德才兼?zhèn)涞哪贻p后備力量，對(duì)標(biāo)先進(jìn)物業(yè)企業(yè)交流學(xué)習(xí)，簽訂一定期限的用工合同，敢用、會(huì)用、會(huì)留。制定切實(shí)可行員工晉升辦法，破格使用優(yōu)秀員工，總之，內(nèi)部控制是物業(yè)企業(yè)實(shí)施現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要前提，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)良性發(fā)展的內(nèi)在原因之一，是確保規(guī)避和化解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、促進(jìn)企業(yè)做優(yōu)做強(qiáng)的重要保障。目前，物業(yè)企業(yè)迫切需要建立和完善內(nèi)部控制體系，以解決和改進(jìn)發(fā)展中存在的各類(lèi)問(wèn)題，協(xié)調(diào)推進(jìn)實(shí)際經(jīng)營(yíng)服務(wù)和內(nèi)部控制管理的有效統(tǒng)一，不斷完善業(yè)務(wù)流程和風(fēng)險(xiǎn)防范方案，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境下提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。