新醫改形勢下的醫院檔案管理改進的探討

吳建國

近年來新醫改背景下，醫院在醫療衛生體制下要對現有工作體制和管理模式進行改革，使得群眾能進一步接受醫療中存在的問題，醫院可致力于解決“看病難”，為群眾提供安全、有效、方便、價廉的醫院工作服務[1]。在新醫改方案出臺后，檔案管理工作作為醫院管理的重點，是推動醫院現代化管理的基本動力，檔案管理質量和管理措施改進，需要醫院進一步重視檔案管理。本研究選取本院2017年3月—2018年3月間醫院各科室管理檔案，采用回顧性分析調查我院醫學檔案管理現狀，比對PDCA循環管理和常規檔案管理模式的管理效果和醫院醫療水平變化，從而為今后新醫改形勢下的醫院檔案管理改進提供參考價值，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 臨床資料

本研究隨機擇取本院2017年3月—2018年3月間醫院各科室管理檔案，采用回顧性分析調查我院醫學檔案管理現狀，在不同時間段實施不同的管理手段，在2017年3月—2017年8月實施常規管理為常規組，在2017年9月—2018年3月間實施PDCA循環管理為改進組，常規組和改進組的管理人員都是各科室的工作人員。常規組，檔案管理6人，其中2人專職進行科室檔案管理和檔案信息管理平臺的管理、檔案信息化處理，其余4人兼職進行檔案管理輔助，進行檔案校對，檔案管理年限在2～7年，平均工作年限為（3.6±1.1）年，男性2人，女性4人，均非專業出身。改進組，檔案管理6人，3人進行專職管理，其余3人兼職進行檔案校對，檔案管理年限在1～8年，平均工作年限為（3.8±1.2）年，男性3人，女性3人，均非專業出身。兩組性別、年齡、文化程度差異均無統計學意義（P＞0.05），具有較強的可比性。

1.2 方法

常規組，檔案管理人員針對新醫改下的醫療改革體系，逐步著手信息化檔案管理的改革，采用原有的工作模式，逐步電子檔案的建設，利用電子管理系統，進行檔案管理方案改進，但管理績效考核和工作管理等都沿用傳統模式。

改進組，實施PDCA循環管理，在計劃階段，利用醫院現有檔案信息，針對其在科研和醫療中的重要性，制定管理計劃，先制定新的歸檔制度，對醫院醫療和科研中具有保存價值的文字、圖表和聲像等進行詳細記錄，并進行信息集中歸檔，采用綜合性應用，這對醫院檔案管理制度定期進行檔案更新和審核，并將紙質檔案逐步建立電子檔案，實現多元管理[2]。

1.3 觀察指標

以《山東省科技事業單位檔案管理升級考核標準》作為檔案管理工作的評價標準，檔案組織管理32分，分別包含了檔案部門設置、檔案工作原則，明確的管理責任制度以及管理網絡構建等，再者是設備管理14分，與現代化設備、管理技術以及檔案裝具等有關，基礎業務建設33分，與檔案交接手續、檔案文件規整及分類等相關，檔案開發利用20分，從檔案成果、信息應用情況等進行評分，由各科室以及檔案管理人員按照標準進行評分[3-6]。

1.4 統計學分析

利用SPSS 18.0軟件處理庫， 以檔案管理質控評分、檔案管理失誤、滿意評分等作為對比指標，計量資料以（±s）表示，采用t檢驗，以P＜0.05表示差異具有統計學意義。

2 結果

常規組實施常規檔案管理評分差于改進組的PDCA循環管理模式，其差異統計學意義明顯（P＜0.05）。改進組檔案管理的質控評分顯著高于常規組，兩組檔案管理質量和滿意評分差異意義明顯（P＜0.05），實際情況如表1：

表1 管理失誤、滿意評分、質控評分對比（分，

表1 管理失誤、滿意評分、質控評分對比（分，

3 討論

在新醫改方案出臺后，檔案管理工作作為醫院管理的重點，是推動醫院現代化管理的基本動力，檔案管理質量和管理措施改進，需要醫院進一步重視檔案管理，引入新的檔案管理理念，解決醫學潛在的管理隱患，推動醫院檔案內管理制度的改進與制定新的管理方案，對醫學科學負責，促使醫療水平在總結和反思中不斷提升，做好患者病例、就醫情況和詳細就診記錄的管理，為臨床醫學提供充足的參考依據[7-9]。

因此。醫院要轉變傳統檔案管理，做好信息化檔案管理準備，進行電子檔案的管理，實現檔案管理現代化，融入電子管理系統和新醫療理念。醫院還沒有大量引進專業檔案管理人員，但開始著手管理制度和管理力度的改革，各科室都成立的檔案管理小組，逐步開始對原有檔案管理體系進行反思和總結，定期匯總體實踐過程中存在的潛在問題和解決方案[10-13]。實施PDCA循環展開檔案管理工作更加具有規則性和嚴謹性，提高管理的質控評分和滿意評分，根據本研究顯示實施常規檔案的評分差于PDCA循環管理模式，PDCA循環檔案管理的質控評分顯著高于常規檔案管理，兩組檔案管理質量和滿意評分差異意義明顯（P＜0.05）。

綜上所述，新醫改下檔案管理，要依據實際情況構建信息化檔案模管理平臺，以穩定醫院工作秩序，PDCA 循環可有效滿足醫學科技檔案管理的要求，有利于醫院工作的順利，值得在醫院工作體制中進一步落實。