晉煤集團采購供應內部管理改革的思考

蘇艷妮

（山西晉城無煙煤礦業集團有限責任公司裝備物資分公司，山西 晉城 048000）

晉煤集團裝備物資分公司作為運營管理方，需要集中消費者批量優勢，優化供應商資源，利用現代信息手段整合信息流、物流、資金流，實現消費者和供應商的高效銜接，從而不斷優化資源、提升業務運行效率、提供優質服務、獲得更好經濟效益。這些都需要以良好的內部管理機制作為依托，因此本文將從采購業務流程、風險管控、物資編碼管理、產品質量管控以及廢舊、帳外物資管理等五方面，具體探討如何改革提升晉煤集團采購供應的內部管理機制。

一、采購業務流程

使用單位提報需求→計劃部門編制計劃并確定采購方式→業務部門尋源確定供應商及價格（價格管理部門參與審批）→業務部門按需求執行訂單→供應商送貨→庫房驗收→財務部門掛賬結算。

采購業務流程分置采購方式選擇權、供應商及價格確定權、采購執行權、貨款支付權等核心權力，流程之中、環節之間既相互配合，又相互制衡。一方面業務流程執行專業采購軟件的通用標準，實現全流程數字化無紙化操作、有效控制關鍵風險點；另一方面通過加強與供應商的協同，簡化采購執行環節的煩瑣操作，將業務人員從文案工作中解脫出來，從事務性采購向戰略性尋源轉變，有效提高業務運行質量及效率。

二、風險管控

一是建立供應商分類管理機制，基于供應商資格及可供物資的流程化、標準化評審，將供應商具備哪些物資供貨資格固化到系統中，公平參與采購活動，避免選擇供應商的人為干擾。二是建立價格監控機制，包括與歷史采購價格比較的縱向對比機制，與潞安、焦煤等企業交流價格信息的橫向對比機制，通過鋼網、慧聰化工網、卓創咨詢、中國供應商網、世界工廠網等專業網站建立大宗物資價格信息搜集機制；價格管理部門據此參與采購價格審批，對采購價格實施有效監控。三是建立審計監督機制，基于信息系統運行的采購業務全程在案、永久追溯，人力、審計、紀委監察等部門可通過專用賬戶進行全過程查證，對工作績效、操作規范、采購合規合理性等進行調查判定，促進規范管理、強化審計監督。

三、物資編碼管理

利用MDM主數據管理工具建立物資編碼管理體系，一是建立科學的編碼規則：根據物資分類標準及礦用物資實際進行系統的物資類別劃分，結合產品特性制定出每類物資關鍵性能指標的標準描述模板，按照需求在模板中描述具體內容，從而確定最終編碼的準確表述。二是充分利用主數據管理的檢索、分析及歷史記錄功能，通過“匹配與合并”邏輯整合重復編碼，編碼后同步到各個系統，形成一套標準化、合規化、唯一性的編碼體系。三是抽調專業技術人員組建編碼審核團隊，堅持長期的編碼梳理，確保類別模板的規范性、新增編碼的嚴謹性。

四、產品質量管控

一是建立物資質量管控標準。按照重要性對物資進行分類，根據分類結果確定每類物資的驗收依據、驗收方式、驗收內容、問題物資處理方式；規范物資倉儲配送階段的物資碼放、保養、盤點、出庫、配送等作業標準。二是執行全過程質量跟蹤管控，對產品到貨驗收、檢測、抽檢、使用異常、質量異議處理等執行流程化操作，嚴格控制產品質量。三是實現物資質量信息化管理，基于物資質量數據的電子化，快速進行數據采集、處理和分析，實時對物資供應質量參數進行監控和糾偏，形成有據可查、全程在案的質量管控數據庫，以提升供應物資質量水平。

五、廢舊、帳外物資管理

按照“統一管理、統一回收、統一利用、統一處置、統一結算”的原則做好廢舊、帳外物資管理。一是逐步取締基層區隊自建倉庫，組織對各礦井賬外物資（已領未耗、隨機贈送件）進行全面盤點清查，將所有散存物資集中上繳，資源共享，統一使用。二是對賬外、廢舊物資進行統一回收、倉儲、分類、利用與處置，且整個流程通過采購管理平臺運行，使管理更加精益、高效、透明。