大數據時代下電子信息化檔案管理探討

劉長賢

（慶安縣經濟信息中心，黑龍江 慶安 152400）

大數據時代的到來，使得人們傳統生活和工作模式已然發生了重大變化，尤其是云計算、大數據技術被廣泛應用于各個行業和領域，使得各個行業和領域都在面臨著對自身龐雜的數據進行有效梳理，檔案管理工作也不例外，也在面臨著大數據時代下的新挑戰，能否積極應對大數據時代變化，搶先在新一輪技術革命風潮中改變自身，儼然成為當下電子信息化管理工作必須面對的緊迫情形，促使自身改變傳統落后的應用手段，積極適用新理念、新技術，使之更好地拓展新的發展空間和應對新的發展機遇。

一、我國電子信息化檔案管理工作的現狀分析

縱觀當前我國電子信息化檔案管理工作的現狀，最為突出的問題表現在檔案管理技術、硬件設施、從業人員、管理觀念等方面，下面進行詳細展開來講。

（一）檔案管理技術和硬件設施較差

在大數據時代下，現代檔案管理工作離不開電子化、信息化的支撐，要想做好電子信息化檔案管理工作，首先必須要有硬件設備和相關技術的投入，通過對基礎要素的投入，才能適應當前大數據時代下的快速發展。當前有很多單位都有自身的電子信息化檔案系統，但從投入和應用程度來看，部分地區對于電子信息化檔案管理工作的投入程度不夠，主要表現在硬件環境設施不夠齊全、相關技術手段較為落后，因而很難適應當前經濟社會發展的需求，致使在當前數據信息龐雜的情況下，造成檔案信息未能準確完成記錄、存貯、管理等一系列動態過程，使之從根本上提高電子信息化檔案管理水平，提高檔案管理整體工作效率，努力健全現代電子信息化管理工作機制。

（二）檔案管理從業人員素質水平參差不齊

在新時代下，技術人才是支撐各項建設的中堅力量，可以這樣說，人才是維序整個經濟社會活動的實踐者、操作者，可我國檔案管理工作人才隊伍中卻缺乏大量懂得擁有現代檔案管理技術與計算機技術相配套的復合型人才。傳統紙質檔案管理模式已經逐漸被計算機化所取代，傳統手寫檔案正在向電子信息化檔案轉變，這就要求從事檔案管理工作人員不僅要掌握專業檔案管理知識，還要能熟練操作計算機，熟練應用“互聯網+”、大數據、云計算等新技術。

（三）檔案管理工作理念相對落后

檔案管理工作對當前各個行業和領域都發揮著重要作用，通過記錄相關信息，確保與之能夠有跡可查相關內容。隨著新時代的到來，傳統檔案管理工作已經不能勝任當前發展需求，需要匹配跟高層面的智能化、信息化的檔案管理，這樣才能幫助檔案管理工作人員減少查詢資料或信息的時間，全面提高相應工作效率。

二、大數據時代下電子信息化檔案管理路徑探索

針對當前我國檔案管理工作實踐中存在著諸多問題，無論是顯性問題，還是隱形問題，在下一步工作實踐中，都應從源頭上轉變我國檔案管理工作人員的思想觀念，強化管理人員的綜合素質，建立相應人員考核制度等方法，培養建立大數據時代高水準的檔案管理員隊伍。同時，在提高檔案管理工作質量上，應當完善基礎設施建設，建立大數據資源信息平臺，實現檔案數據信息資源共享，維護檔案電子信息安全，預防檔案電子信息的泄露，加強數字化檔案電子信息資源安全保障體系的建設等方面發力，全面提升檔案管理科學化水平，更好地發揮檔案管理工作的的實際作用。

（一）提升檔案管理工作人員的素養

從現階段發展來看，檔案管理工作效率的高低主要取決于從業人員的素養，良好的職業素養對檔案管理工作有著積極作用，尤其是對于當前大數據時代下，傳統的檔案管理模式已然不能適應當今時代的發展要求。所以，應當不斷提高檔案管理人員的素養，使其能夠積極應對當前發展形式，以此更好地推進大數據時代下電子信息化檔案管理工作，促使我國現代化檔案管理工作實現良序、健康、可持續地運行和發展。

（二）完善檔案管理大數據平臺建設

現代社會是信息化、數字化、智能化時代，構建大數據平臺，對于全面實施電子信息化檔案資源有著積極作用，通過借助大數據先進技術和理念，搭建資源共享平臺，健全人才引進與合作雙向機制，不僅能夠強化檔案管理硬件方面的使用程度，推進大數據存儲和數字化掃描的精確輸入與輸出，而且也能促進現代化大數據技術的廣泛應用，加大對文檔管理、人事檔案、事件內容等方面的投入，使之更加容易通過系統程序進行檢索和查找，有利于檔案管理工作人員的方便使用，更好地整理和記錄海量的數據，并進行有效地存儲和分析。

（三）完善電子信息化檔案管理的安全性

現實社會是網絡時代，那么必然會伴生與電腦安全相關的信息泄露、數據容災、病毒植入等涉及網絡安全的問題，尤其是在大數據技術應用下，電腦、手機等硬件與各類APP等軟件構成了大數據資源的整合與收集，這些在一定程度上面臨著不同程度的黑客攻擊或是信息泄密等安全問題。因此，現代檔案館應當運用大數據技術，及時有效處理這些涉及安全隱患的問題，這就需要完善電子信息化檔案管理的安全性問題，通過數字簽名和設置防火墻技術，甚至可以在后臺建立一套備用程序，當出現安全問題時啟動“異地容災”程序，從根本上有效杜絕檔案管理的不安全因素，更好地為公眾提供優質服務，打造現代電子信息化檔案管理，實現檔案資源與數據的可靠性和可安全性保障。