概述醫院行政檔案管理常見弊端及優化措施

孫欣

（泰來縣人民醫院，黑龍江 齊齊哈爾 162400）

一、醫院行政檔案管理勢在必行

醫院檔案管理指按統一管理的原則，將按醫院職能分類的檔案集中起來，在專門設立的由院級領導的直屬機構進行歸檔、分類、整理、開發、利用等管理工作。醫院檔案管理指集中管理有更為明確的內涵，不僅是醫院各職能分類，各種載體形式檔案實體的統一管理，而且是對醫院全部檔案進行組織管理和提供利用組織形式，是集中統一管理的具體化，實踐證明檔案集中統一管理的優點，克服分散管理很多弊端，不僅發揮檔案的整體功能，更有利于醫院工作和檔案事業發展。

二、醫院檔案管理弊端分析

（一）缺乏健全的檔案管理機構，檔案管理權責分工不明確

每一個醫院都設有行政辦公室，檔案管理工作一般由行政辦公室下設的綜合檔案室負責。醫院行業有特殊的文件歸檔要求，加之我國醫院發展有其獨特的特點，使得醫院的綜合辦公室負責管理的檔案局限在音像檔案、紙質檔案、文物檔案幾個類別中，注入會計檔案、工程建設檔案、科研研究檔案、病理切片檔案、醫療記錄檔案分別由財務部、建設部、科研部、各個醫療部門關咯，導致檔案管理分散，醫院內部形成多個部門進行檔案管理的局面。

（二）沒有明確的檔案管理制度，缺少有效的監督考核

醫院的管理和建設通常集中在健全運行管理制度，明確各個部門、各個級別人員的職責上，嚴格按照衛生部的要求改善醫院的管理工作，但是對檔案管理制度的建設和職責明確則關注的較少，在日常的管理和建設中也沒有進行嚴格的考核和及時的監督。醫院的管理者和領導者在績效考核時也不重視檔案管理工作的實施效果，檔案管理工作邊緣化現象嚴重。檔案管理只是滿足于一般的工作需要，只是在有查閱需求時看上幾眼，之后又束之高閣。

（三）病歷檔案在醫患關系發生本質變化的前提下漸漸受到醫院的重視

首先，當前各個醫院的醫療費用均發生大幅度上漲，普通的人民群眾往往難以承受，一人生病可能耗盡一個家庭的亟需，導致了患者對醫療工作者和醫院的工作體制充滿戒心；其次，醫療工作者和醫院提供的服務不能用常規的、一般的商業企業或者服務業提供的服務標準來衡量，但是當患者認為治療效果不甚滿意或者很不理想時，往往不分青紅皂白的怪罪醫院，提出賠償要求，這種情況下醫院對病案檔案的重視程度超出了歷史上任何一個時期，病案檔案記錄了治療的全過程，這就使病案成為醫患雙方爭論的焦點。

三、醫院檔案管理的改進方法

（一）加大對檔案信息化管理的資金投入

醫院檔案管理工作不僅需要大量的人力支持，更需要雄厚的資金支持。如果醫院的檔案信息化管理缺乏資金支撐，會使管理設備的更新受阻，降低管理的水平和質量。因此，國家和政府應該重視醫院檔案信息化管理工作，積極鼓勵醫院采取信息化的管理方式對其檔案進行管理，并在政策和技術上給予一定的支持。

（二）重視檔案管理人才培養，提高醫院檔案管理人員的綜合素質

醫院檔案管理無形中對管理人員提出了更高的要求，因為現代的檔案管理需要借助計算機管理系統，但是原有的檔案管理人員并不能熟練掌握計算機操作技能，在實際工作中會出現各種各樣的失誤，降低了檔案管理的整體水平。因此，加強對檔案管理人員的綜合素質培養工作已是當下醫院管理的必要工作。醫院可以將檔案管理人員派遣到外地進行技能學習，并結合崗位的特點，選拔專業的管理人才從事檔案管理工作，做到人盡其才，從而實現人力資源效益最大化的目標。此外，醫院還可以聘請專家對檔案管理人員進行培訓，手把手的指導檔案管理人員的工作。與此同時，檔案管理人員也要提高自身的主動學習能力，在工作中積累經驗，大膽嘗試并進行工作方法和手段的創新，以提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）加強檔案管理制度建設

醫院檔案管理工作之所以效率不高，雜亂無章，主要是因為缺乏嚴格的檔案管理制度。因此，醫院應將建立和完善檔案管理制度提到工作議程上來，明確檔案工作的職責、義務、歸檔范圍以及檔案整理要求，逐步建立檔案保管制度、檔案利用制度以及檔案工作保密制度等，進而形成完善的檔案管理制度體系，使醫院檔案管理工作有章可循、有法可依，切實確保醫院檔案管理工作的效率和質量。此外，醫院還應根據自身的發展情況，制定合理的檔案管理考核制度，嚴格把控醫院檔案管理的各個環節，將檔案管理考核與醫院各科室的工作績效相掛鉤，強化檔案管理人員的責任意識，進而保證檔案管理的質量。

（四）充分發揮現代先進管理手段的優勢，提升檔案管理的效率

醫院檔案門類眾多，且每年都會增多，檔案管理人員的工作量大，如果僅僅依靠人力進行管理，將很難確保醫院檔案管理的效率和質量。因此，醫院應該尋求更有效的手段進行檔案管理。科學技術的不斷發展為醫院檔案管理工作提供了有利的條件，尤其是超文本技術以及大容量存儲技術的出現，使醫院檔案可以電子文本的形式分類儲存在醫院數據信息庫中，醫院檔案管理人員可以隨時調閱檔案，提高了檔案資料的利用率，確保了醫院檔案的完整性和安全性。

結語

加強醫院檔案管理勢在必行，隨著醫療技術的不斷進步和管理方式不斷提高，檔案管理應跟上醫院發展的腳步，適應時代發展的需求，為醫療水平的提高提供豐富的信息資源，為檔案的再利用賦予新的內涵。醫院各類檔案的規范化管理和提高檔案管理者的工作水平已經成為醫院管理工作者需要研討的課題。