高校學生檔案管理工作創新研究

丁江萍

（重慶工業職業技術學院，重慶 401120）

引言：

高校學生檔案清晰而有條理地記錄了學生在校期間的學習情況和各種社會生活的表現，是學生為人的一個重要的反映憑證，對日后的工作求職和形成人事檔案有重大參考意義。因此，重視高校學生的檔案管理工作，不斷改進和創新檔案管理工作，使其能夠更好的為畢業生發揮作用，是非常有必要進行的。

一、高校學生檔案管理工作的現存弊端

（一）缺乏對高校學生檔案的重視

高校學生檔案具有很大的重要性。但是就目前的情況來說，很多高校領導還沒有認識到這一點，缺乏對學生檔案管理工作的重視。學校中沒有專設的獨立研究學生檔案工作的處所，而往往是將檔案管理附加在黨委教務處人員的日常工作中。這樣的分配使得檔案管理缺乏充分的經費支持，也沒有專業的管理系統和成熟的管理機制，使得學生檔案管理工作較為混亂和繁雜。并且，從事管理工作的員工往往也專業性和規范性不夠，難以獨立展開工作。

（二）學生檔案管理工作的不規范性

建立學生檔案需要依照相關材料的紙質證明。而由于全國各地的差異性管理，來自不同地區的學生所提供的資料形式可能存在較大不同，這給高校的學生檔案管理工作帶來較大難度。并且，根據傳統的收錄紙質信息的方法，學生在填寫時往往也缺少重視，出現字跡潦草、信息不完整甚至于真實性難以辨別等問題，這也是導致學生檔案的不規范和低質量的一大原因。[1]

而高校對于學生檔案的收存管理方法也存在較大缺陷。由于缺少專門的管理科室和有專業素質的職工，檔案在管理過程中也會發生丟失資料或者出現虛假信息的情況，并且很難被檢查發現。這對學生檔案日后的使用都將產生負面的作用。

（三）高校學生檔案的利用率低下

由于檔案的管理工作缺少規范性的步驟，學校也沒有統一的科室保管。因此學生檔案常常是分散于高校各個學院的教導處。并且，學生檔案現在任然秉持著“離校拿檔”的原則，只有在學生畢業離開學校的時候，學校才會將檔案統一發放。這非常不利于校招的進行。眾所周知，招聘工作一般從大四的上學期就開始了，學生在離校應聘的時候，無法拿到自己的檔案，使得在應聘競爭中缺乏一個非常關鍵的籌碼。同樣地，對于招聘企業來說，他們也不能全面完整的了解到面試者的真實情況和能力水平，無法甄別學生的信息造假相信。這無論給對應聘者還是招聘企業都帶來了不便利。[2]

此外，一些畢業生在找到工作單位后，也不去學校索要檔案。因此出現了“廢棄檔案”的種種現象。這都使得高校學生檔案的利用率低下。

二、高校學生檔案管理工作的優化創新策略

（一）加強高校對檔案管理工作的重視

介于學生檔案的重大價值，因此應當給予相當的重視，強化高校學生檔案管理工作。這一點應當首先從學校領導做起。學校的領導方面應當充分意識到學生檔案的重要性以及妥善安排管理學生檔案工作的現實必要性，從而使學生檔案發揮應有的作用。學?？梢栽O置給檔案管理工作設置獨立的相關部門，下發充分專門的經費，并配置專業人員從事工作。學習先進的檔案管理方法，并建立適合的檔案管理體系，減輕檔案管理工作的復雜程度，做到有序、簡潔、統一的管理。

（二）引進信息化檔案系統管理方法

傳統的紙質檔案需要復雜繁瑣的工作程序，并且不利于管理和保存。而相反，建立網絡信息化的檔案平臺，可以有效改進上述缺點。首先有利于存檔和檢查。在錄入學生資料信息時，可以開放網頁，讓學生自行填寫。當然信息填寫完成后可以讓各級輔導員承擔檢查和補充的任務。為了保證信息不被隨意更改，建議在信息錄入完成后注銷學生和教師的私人賬號。其次方便保存。紙質材料容易破損丟失，但是信息化技術可以彌補這一不足，使檔案管理更加安全。最后，還利于查詢。在學生提前應聘時，可以向學院申請，拷貝一份自己的檔案資料發送給應聘單位。這既能夠作為自己能力的有效證明，而且還可以給應聘單位提供真實的信息。

（三）引導大學生重視檔案建設

學生檔案的建立和保存的前期準備工作由高校來完成，而對于檔案怎么有效使用的問題則應該靠學生來解決。因此，除了高校要加強對檔案管理工作的重視外，學生自身也應當重視檔案建設管理，讓自己的檔案發揮出最大的價值。

引導學生重視檔案可以從高校著手。高?？梢蚤_設相關的培訓課程，或者由班級輔導員和班長定時召開班會予以說明，讓學生了解到檔案之于他們的重要作用，從而在錄入學生檔案時秉持著認真、誠實和耐心的態度，提高檔案的真實性和規范性。日常生活中多參加積極的活動和比賽，不斷豐富自己的檔案，而在畢業之際也要及時地向學校索要檔案，并檢查檔案的內容，重視自己的檔案。

三、結束語

學生檔案是學生在校學習期間的一本真實記錄，其中能夠反應學生在德育、智育、體育和美育等各個領域的成長進步和態度表現，可以給學生未來的就業、入黨從政以及辦理業務時提供重要的參考。而學生的檔案管理工作也非常重要。因此，應該不斷改善檔案管理工作中出現的問題，進行相應的創新和改善，使學生檔案更好地為學生服務。