事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

馬玉慶

（大慶市讓胡路區老齡工作委員會辦公室，黑龍江 大慶 163000）

一、事業單位檔案管理工作的意義

事業單位檔案作為本單位發展歷程和活動紀要的真實記錄，可以很好的再現事業單位的工作原貌，并為以后的工作留下寶貴的書面文字的經驗，方便事業單位工作的承前啟后和繼承創新。做好事業單位的檔案管理工作不僅有利于本單位事業的順利發展，可以隨時和相關的兄弟單位保持信息上的共享，從而促進政府辦事效率和辦事能力的提高，充分規范事業單位的管理制度，提高事業單位的工作效率，從而創造更好的社會服務。

二、當前機關檔案工作存在的一些現實問題

（一）機關單位檔案管理缺乏有效管理監督機制

機關事業單位一般隸屬于政府，一直以來在工作形式和內容上風格變化不大，在管理制度上也是如此。隨著社會發展時代變革，機關事業單位的管理制度沒有跟上時代變化，以至于一些傳統工作方式已經難以適應當今社會發展需求。就目前看，機關事業單位內部檔案管理制度上革新不多，導致在現行機制運行中制度不健全，管理上存在較大問題。有的機關檔案管理缺乏有效監督機制，忽視了檔案在機關單位中的重要性，在檔案管理過程中沒有按照流程進行，如有的檔案卷宗標題、序列號不規范，卷宗內容缺少目錄，組卷歸檔不系統、不合理，在檔案收集過程中，缺乏有效甄別檔案種類，一般檔案和保密檔案混放，更沒有對檔案管理全程進行有效監督管理，導致這些檔案在歸檔借閱中缺乏保密措施，還有的機關內部領導對檔案建設缺乏有效認識，檔案室建設長期落后，有的檔案室如同倉庫，檔案卷宗隨意擺放、缺少必要存儲設備。

（二）認識水平不足

認識水平不足同樣屬于機關事業單位檔案管理工作存在的不足之一，機關事業單位領導、員工將檔案管理工作視作后勤類工作便是這一不足的主要表現，這種情況的出現主要是由于檔案管理工作不能凸顯工作成績、不能帶來實際利益，這一認知下機關事業單位檔案管理部門多由水平差、將近退休的員工組成，檔案管理積極性降低、檔案填寫敷衍了事等問題也很容易因此出現。

（三）人事檔案信息利用價值較弱

機關事業單位的檔案不僅僅是對信息與數據的保存，更是對人事作決策時提供參考信息的依據，能對人事檔案的信息利用率發揮出重要性決策。雖然人事檔案管理工作對外界做到嚴格的保密性，但對于信息的利用率少之又少，機關事業單位沒有認識到其有效的利用效果，沒有對人事檔案進行深入的了解，僅認為人事檔案人員調動與整理檔案時才有利用價值，對人事檔案的信息利用較弱。

（四）檔案管理人員不足且管理水平不高

檔案管理其實是一份極其考驗人的耐性的工作，工作過程瑣碎，工作內容繁多，在管理時還需要足夠的細心。同時，大部分的檔案管理工作都被認為沒有技術含量，不需要高知識高水平的人來完成，因此一般情況下都是由單位基層員工負責。而單位的基層員工未專業學習相關管理知識，缺乏經驗提高業務水平，提高業務技能，要培養既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才，全面推進事業單位事業發展。完善檔案管理人員待遇，建立人事檔案管理人才機制。實現政府機關事業單位人事檔案信息化建設是必要的，管理人員的素質水平和專業技能是決定政府機關檔案管理是否成功的關鍵。

三、新形勢下行政事業單位檔案管理的工作優化路徑

（一）加大檔案管理業務建設力度

檔案管理工作的存在對于問題決策至關重要，在每一個事業單位中都應有舉足輕重的地位。檔案作為記錄事業單位中珍貴歷史的載體，加大對檔案管理工作的建設力度，不僅可以記錄下事業單位在不同時期所發生的變化，還可以為今后事業單位的建設提供前車之鑒。為了不斷提高檔案管理的水平，事業單位首先應要求相關管理人員在選擇歸檔文件材料上，慎重辨識來源的可靠性，盡可能收集可靠且全面的資源信息。其次，管理人員自身必須嚴守管理制度，嚴格按照檔案管理的標準進行整理歸檔，確保檔案類別清晰規范，符合調閱習慣。最后，管理人員載明檔案的具體情況應該做到記錄完整，字跡規范。

（二）增強管理層人員自身認知能力

新時期優化我國事業單位檔案管理工作，首先需要強化管理層從業人員對本職工作的認知能力及業務能力。其次，檔案管理需要健全管理制度，即應加大法律法規的宣傳力度，適時舉辦專業知識以及相關法規的培訓活動，使得管理人員清晰明確各自職責，強化工作責任感以及管理意識。需要注意的是，在管理層人員的培訓指導活動中可以適當穿插檔案管理的發展歷史，向其強調檔案管理工作的重要性，使其意識到檔案作為其他部門工作得以順利開展的基礎，是單位可持續發展的根基所在，從而調動檔案管理層人員的工作積極性以及自豪感，繼而推動管理工作取得實質進步。

（三）建立健全檔案管理制度規范

“無規矩則不成方圓”，在任一單位的任何部門都需要建立完善的管理制度，檔案管理工作也不例外。首先，為了檔案管理工作更具規范性，事業單位應加大對《檔案法》及其相關法律的教育指導力度，提高全體人員的基本法律意識，保證檔案管理工作能夠按照法律指引落實到根本。

（四）推廣現代化的檔案管理手段

信息技術日新月異的當代，事業單位的檔案管理工作應該適時融入現代化的管理手段，利用計算機技術實現檔案管理的電子信息化，將檔案資源儲存在計算機之中，在進行資源分類、整理之后，構建出一個完整且穩定的檔案管理系統，為今后檔案資源提取、利用、查閱等省卻手續，節約時間，提高檔案使用與管理效率。

結語

要將各事業單位管理檔案的工作進行優化，就要在現代化的管理理念的指導下，改變以往陳舊的管理方式，實施現代化管理，在管理中，運用先進的信息技術和各項設備，打破以往制定的管理檔案的機制，建立完善有效的管理制度，才能更加符合社會發展的需求，確保檔案得到合理的保管和使用，為人們提供更加滿意的服務。