信息時代下檔案管理的創新及發展

張嗣珉

(秦皇島市第一醫院，河北 秦皇島 066000)

隨著網絡的發展，檔案管理工作也在向著信息化方面轉變，檔案信息化管理工作是一種非常復雜且具有系統性的工程項目，對于檔案管理工作的效率與質量有著極大的提升。不過目前的檔案信息化管理還不夠完善，在實際的操作中還存在一些問題，工作機制也比較落后，因此要在現有的基礎上對檔案信息化工作進行創新，方能使檔案管理工作有序進行。

一、檔案管理信息化的重要性

傳統的檔案管理大部分都是以紙質為主，這不僅對檔案的存放空間有著極大的要求，而且增加了管理工作的任務量。紙質檔案在日常的保存中為了避免損壞，需要投入巨大的人力物力。除此之外，傳統的檔案在查閱時需要消耗大量的精力，因此將信息技術大規模的應用到檔案管理工作中，不僅能夠提升檔案管理工作效率，還能夠減少工作人員的工作量，最重要的是能夠使檔案管理工作由繁到簡。在使用計算機以及互聯網技術對檔案進行收集與整理工作時，能夠提升檔案檢索的效率，充分發揮檔案資料的作用，因此在信息化時代下，將檔案管理工作與信息化相結合尤為重要。

二、信息時代檔案管理目前存在的問題

(一)管理制度不規范

目前我國檔案管理工作基本上都進入了信息化管理，但是信息化制度還不夠健全，平時的人員的管理流程也沒有嚴格按照規章制度進行實施，因此檔案管理還存在較大的問題。從現在的情況來看，檔案的管理在規范性上還做的不夠，相關部門以及管理人員配置不合理，造成了管理機構內部較為臃腫，并且大部分人都是從以前的檔案管理部門抽調過去，并沒有針對這些人做過相關的技能培訓。

(二)檔案管理的保密及安全問題

電子檔案管理系統一般都是通過賬號及密碼登錄，雖然管理人員在登錄時比較方便，但是如果賬號與密碼泄露了，被人侵到系統中，并對檔案文件進行修改、竊取，這對檔案的安全有著極大的威脅，而且電子檔案的管理本來就具有復雜性，所以計算機一旦遇到系統癱瘓以及病毒入侵等問題，電子檔案就極易受到損害，這將會給檔案的保管帶來極大的損失。

(三)檔案共享存在壁壘

在大數據的背景下，人們對于信息資源的需求越來越大，檔案部門儲存的檔案是寶貴的信息財富，將檔案資料進行共享是順應時代潮流、滿足大家需求的必然趨勢，但是目前的檔案信息共享還存在著一些缺陷。首先就是信息資源比較匱乏，網站上僅僅陳列了少數的資料，還有一些僅僅只有一些簡單的介紹，并沒有因為大眾的需要而更新檔案內容。

三、信息時代檔案管理工作的創新

(一)加強信息化建設

為了解決目前信息時代檔案管理工作存在的問題，首要步驟就是加強信息化建設，檔案信息化的管理目的就是為了實現檔案資源的共享，并充分發揮檔案資源自身的價值。因此相關的檔案管理部門要采用先進的信息管理技術，對檔案管理模式進行創新，推動檔案管理的自動化，從而提升檔案信息的檢索效率。比如在對檔案信息進行分類時，可以采用相關的管理方式對檔案進行分類，同過計算機技術將檔案中的特殊詞、圖片進行自動識別，并將其分類儲存等。

(二)提高檔案管理的安全性

在信息時代，檔案管理的電子化雖然有著許多優點，但是其安全性是我們一直需要解決的問題，因此，在信息時代的文件管理工作中，為了提高文件管理的安全性，有必要建立健全的文件存儲機制并做相應的管理工作。首先要采取更有效的方法來防止文件信息的泄露，與此同時，管理部門必須加強對管理人員登錄信息的管理以及檔案信息的管理，實時監控文件管理系統，有效保護檔案信息的安全。例如在日常檔案的管理中，就會存在病毒木馬入侵數據庫的風險，從而導致數據的丟失以及泄露，為了保障檔案信息的安全性，檔案管理部門應該聯系相關的軟件公司，針對數據庫開發相應的防火墻。

(三)建立相應的法規

建立完善的法律法規來規范檔案管理工作是保障檔案信息化管理最有效的手段之一，因此在信息時代下，相關部門應該針對目前所面臨的問題，建立相應的法律法規，為檔案信息化管理提供有效的法律保障，真正做到有法可依，以滿足未來檔案管理的發展需要。還要加強數據庫的建設和完善，安排相應的人員定期維護和管理數據庫，為文件的存儲提供安全保障。

四、結語

綜上所述，信息時代下檔案管理面臨著嚴峻挑戰，為了提升檔案管理的效率以及安全性，相關部門應該解放思想，創新管理方法，加強檔案管理的信息化建設，并建立相應的法律法規。只有這樣，才能夠滿足信息時代下檔案管理的發展要求，提升檔案管理的安全性，實現檔案管理的現代化與規范化，提升檔案管理的效率。