畢業(yè)生檔案意識弱化的原因及解決

羅 倩

(荊楚理工學(xué)院檔案館，湖北 荊門 448000)

高校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，由學(xué)校轉(zhuǎn)交地方相關(guān)單位或機構(gòu)后，正式成為人事檔案。其個人無論是就業(yè)、工作調(diào)動、辦理戶口等等，都要以檔案材料的審核為重要依據(jù)，所以加強高校畢業(yè)生檔案重視意識是非常有必要的。隨著檔案管理體制的逐步完善，高校畢業(yè)生也逐步意識到檔案在學(xué)習(xí)和工作中起到的作用，從而注重建立完善的個人檔案。

一、為什么高校畢業(yè)生對檔案意識比較弱化

(一)高校在檔案管理上存在不足的原因：1.我國對學(xué)生檔案管理制度還很傳統(tǒng)，缺乏健全完善的檔案管理體制做支撐，這一問題是高校普遍存在的現(xiàn)狀，沒有足夠的專業(yè)的學(xué)籍檔案管理工作人員，做不到對畢業(yè)生檔案進行細化分類資料。通常是畢業(yè)生在離校前集中整理，由于對學(xué)生學(xué)籍檔案工作沒有足夠的重視，導(dǎo)致高校畢業(yè)生對檔案重要性認識不到位。2.高校檔案管理部門的宣傳效果不好。高校檔案管理工作人員沒有有效途徑和方式去傳遞給學(xué)生檔案的權(quán)利和義務(wù)以及對學(xué)生的重要意義。檔案管理與學(xué)生之間沒有有效的對接，受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理部門封閉式的工作方式，造成學(xué)生對檔案材料、檔案如何利用不清不楚，造成沒有發(fā)揮檔案價值的狀態(tài)。

(二)高校缺少專業(yè)的檔案管理人員對學(xué)生的檔案進行管理，很多高校在檔案管理上的投入資金有限，沒有配備專職的檔案管理人員，基本上檔案管理人員都是兼職的，對本職工作的服務(wù)意識及責(zé)任心也是差強人意，工作不到位，沒有一套健全的工作模式，工作人員也無法將其全部精力投入到畢業(yè)生檔案管理工作中去，這些原因?qū)е聼o法形成科學(xué)化和規(guī)范化檔案管理理念，造成高校學(xué)生弱視檔案管理的原因。

(三)高校畢業(yè)生自身對檔案資料不重視，高校畢業(yè)生注意力和精力主要放在找到好工作上，經(jīng)常參加各種招聘會，爭取更多的面試機會，導(dǎo)致大多數(shù)高校畢業(yè)生對檔案管理意識比較薄弱，所以忽視了檔案的重要性。

二、“棄檔”對高校畢業(yè)生的影響

(一)如果畢業(yè)生畢業(yè)棄檔以后的檔案身份還是學(xué)生，也會對畢業(yè)生就業(yè)后未辦理相關(guān)手續(xù)，出現(xiàn)斷檔，工作幾年后檔案顯示身份仍是學(xué)生，影響工作轉(zhuǎn)正和工齡計算，對工資收入、升職加薪、崗位調(diào)動等方面有直接影響。

(二)影響個人征信，包括戶籍證明和銀行貸款辦理，畢業(yè)生沒有及時從學(xué)校轉(zhuǎn)出戶口或“棄檔”對生活中的影響也非常大。

(三)影響社會保障待遇，在就業(yè)工作后辦理社會保險方面都是以檔案為依據(jù)來確定時間的。

(四)在企事業(yè)單位工作的人員在考研、出國等政務(wù)中，都需調(diào)用人事檔案信息和開具證明。

(五)如果畢業(yè)生“棄檔”多年后，在需要的時候去調(diào)檔、補檔很耗費時間和精力，甚至是找不回來了，對個人的影響很大。

(六)用人單位的影響是不能對學(xué)生的檔案信息詳細了解，在選拔人才時不能全面、客觀的作為依據(jù)。對辨別資料的真假造成了直接的影響，甚至出現(xiàn)一人多檔的現(xiàn)象。更嚴重影響了人事檔案的真實性和權(quán)威性，降低學(xué)生自身的可信度。

三、解決大學(xué)生檔案意識弱化的方法

(一)增強高校大學(xué)生重視檔案資料的意識，高校可以通過電腦網(wǎng)絡(luò)、手機客戶端、開設(shè)講座等方式進行宣傳，促進檔案工作的順利進行。實時關(guān)注學(xué)生們接受信息的能力和意識，對檔案有初步認識，重視檔案給每個人帶來的重要性。

(二)提高高校檔案管理信息化，信息化技術(shù)應(yīng)用于高校檔案工作中，便于工作人員對學(xué)生檔案進行歸類管理，代替很多手工整理方式，提高效率，減輕工作量，大學(xué)生通過自主查找檔案，節(jié)省了很多部門的溝通環(huán)節(jié)，高校也在積極地探索檔案行業(yè)發(fā)展，為建立完善的學(xué)生檔案體系貢獻力量。

總之，高校畢業(yè)生檔案在以后的工作和學(xué)習(xí)中至關(guān)重要，要增強廣大高校大學(xué)生的檔案意識，不要為自己的人生和職業(yè)生涯中制造沒必要的麻煩，為在社會中得到更多的認可和機會提供有力依據(jù)，健全高校學(xué)生的檔案管理工作，為學(xué)校與社會建立一座溝通橋梁，也需要高校及學(xué)生和檔案管理部門的互相支持、互相幫助、共同努力，也給高校大學(xué)生在社會上的正思維做好榜樣。