提升辦公室行政管理人員綜合能力的思考

高峰

（洛陽龍門煤業有限公司，河南 洛陽 471935）

引言

現階段，我國經濟得到了迅速的發展，國內的各項改革也在持續推進，由此也給企業的經營提出了更高的要求。而企業要想在競爭愈加激烈的市場中取得一席之地，首要任務就是增強自身實力，當然這離不開綜合素質強的人才的參與。努力提升企業行政管理人員的素質與技能，進而促進管理恰當有效進行，才能夠為企業贏得市場主動權。目前來看，行政管理人員能夠對高層管理者所交代的任務傳至相應基層工作者，進而實現各階級工作者的信息互通。由此可見，行政管理人員作為公司開展經營活動必不可少的參與者，對于企業發展而言尤為關鍵。

一、現代企業辦公室行政工作分析

辦公室是事務性、政務性、服務性很強的部門，包括了文秘、督查督辦、信息化、檔案管理、對外協調、綜合后勤服務以及安全保衛等工作，它的要難點是工作涉及面太廣，瑣碎繁雜，其特點是對人員素質要求較高。在當前的新形勢新要求下，很多行政管理人員出現工作狀態欠佳、工作松散、效率低下等問題，究其根本原因，主要表現在以下四個方面：（1）思想站位不高。部分行政管理人員思想素質欠佳，對工作不夠重視，沒有把思想提到與時代進步、企業發展同步上來，導致干工作缺乏執行力，出工不出力，不見起色，工作流于形式，凡事蜻蜓點水，安排的事做不下去就半途而廢。（2）工作定位不清晰。部分行政管理人員把自己定位成事務性工作者，不善于積極思考，上級安排什么就做什么，在工作中遇到什么困難就去解決困難。不敢直面問題，不敢拿主意，遇事先想退路。（3）規章制度不夠完善。規章制度是工作的標準，沒有制度的約束和指引則導致行政管理人員工作不夠規范，尤其是辦公室工作很多都涉及人與人之間的協調溝通，過多的考慮人的因素，則容易造成責任主體不明確，無心中都可能出現諸多違規現象。（4）綜合能力不強。辦公室行政管理工作涉及面較廣、項目多，因此對行政管理人員的專業能力和綜合素質要求較高。對于行政管理人員來講，除了具備扎實的專業基礎知識之外，還需要較寬的專業技能基礎。例如寫作基礎、財務基礎以及文控管理知識等。加之部分行政管理人員學習意識不強，做起事吃力，對自己所做的工作沒把握，不敢擔當，難以適應新時代的要求。

二、辦公室行政管理人員應當具備的素質

（一）行政管理人員應當具備良好的職業道德素養

對現代企業辦公室行政管理工作人員來講，提升自身的職業道德素養是十分重要的。很多企業在具體管理過程中，都已經意識到了行政工作人員職業道德素養提升的重要性，但是還存在很多不完善的現象。在企業管理的過程中不僅要增強行政管理工作人員的崗位責任感，還需要在很大程度上提高他們的職業道德水平，使他們能夠在具體工作中真心實意地為企業著想，保守企業的秘密，尤其是一些行政管理工作人員在具體工作的時候會接觸到大量的企業客戶信息資源和企業資金供應關系資源，所以提升企業行政管理工作人員的道德素養是非常重要的，這些行政管理工作人員需要時刻維護企業的形象和經濟利益，真正實現“企業就是自身發展的沃土”這樣的現實工作理念。除此之外，加強良好職業道德修養的提升，還需要行政管理工作人員具備良好的工作業務水平，在具體工作的過程中熱愛崗位積極工作，能夠多從企業角度出發，通過自己的努力工作為企業謀得更多的經濟利益。

（二）行政管理人員應當具備良好的心理素質

現代企業在發展和管理的過程中，對行政管理工作人員的心理素質要求也逐年增高，企業行政管理工作人員在具體工作的過程中需要及時處理一些棘手的問題，如果在具體工作中這些行政管理工作人員沒有一個穩定健康的心理素質，那么對于問題的解決不僅不會產生積極作用，甚至還會在很大程度上影響問題和危機的處理。所以加強對企業行政管理工作人員心理素質的培養，提高他們在解決突發性問題過程中的具體心理表現，對企業的正常發展和事故處理都是非常重要的。

（三）行政管理人員應當具備良好的專業技能

專業技能的提高，對現代企業行政管理工作人員來講不可少的。企業在招聘行政管理工作人員的時候，必須要嚴格審核他們的專業技能程度，規范行政管理人員的人才準入制度。比如：行政管理相關工作人員需要具備一定的文字處理相關知識、計算機操作技能、人際交往的基本技能。只有加強這些專業基本技能的提高才能夠在很大程度上促進企業行政管理工作的有效開展，提升工作效率，促進企業行政工作的上傳下達，也可以促進企業管理工作的科學運行和問題預警，為企業行政管理工作的科學有序開展提供基礎性的條件。

三、提高企業辦公室行政管理人員綜合能力的有效措施

（一）在日常工作中進行培養

對企業辦公室行政管理人才綜合能力的提升，并不是說幾次培訓就能完成的。而且培訓完成后，需要在日常工作中進行實踐。所以，在日常工作中就要滲入提升其綜合能力的工作。比如，在和客戶接觸的過程中，當行政管理人員出現過錯。上級領導就可以幫助其分析出現過錯的原因，彌補過錯的辦法，以及下次如何避免這種過錯。使企業辦公室管理人員能夠在實際工作中不斷積累經驗，一邊工作，一邊提升自身的綜合能力。

（二）建立完善的績效評價機制

通過完善的績效評價機制的建立，能夠為行政管理人員創造一個公平透明的評價氛圍，這有利于其主動提升自身的綜合能力。首先，通過完善的績效評價機制，企業可以通過公開監督的行為，幫助辦公室行政管理人員發現其自身的不足，以及工作中缺陷，幫助其改正和提升自身能力；其次，完善的績效評價機制能夠給辦公室行政管理人員營造一種自己被重視的氛圍，進而使以積極的心態看待每次的考核和評價，以積極和熱情的態度，不斷提升自身的綜合能力。

（三）實現現代化辦公

信息科技當前早已在企業辦公室管理中得到應用，使辦公室行政管理工作的效率得到了極大的提高。不過當前很多企業的現代化辦公，只是一些簡單的現代化設備和軟件。比如，一些辦公軟件、電腦、投影等。類似大數據分析這樣的高端現代化信息技術，在行政管理中卻未得到應用。因此辦公室行政管理人員難以在短時間內得到某些數據，且只能自己總結。企業應該加強這方面的應用，以使行政管理人員能通過大數據技術，為企業提供更加準確的行政工作報告，為企業的決策提供一些參考。

（四）做好培訓工作

一是基礎技能的培訓，包括勝任辦公室行政管理工作需要具備的所有技能；二是對創新能力和意識的培養，也就是培養辦公室行政管理人員的核心素養，使其能具備隨著社會不斷發展，而不斷創新自身意識和綜合能力的能力。實現培訓和企業發展目標的相結合，將辦公室行政管理人員未來的職業規劃和公司的發展相融合。此外，要建立與之相匹配的晉升機制，使行政管理人員的綜合能力能夠一直跟得上企業和社會發展的腳步。使其能夠在不斷提升綜合能力的同時，也不斷有更高的展現平臺。

（五）認清人員流動的本質

人員流動在企業管理中是不可避免的，尤其是“90后”已經不再會被工作束縛，更是加劇了人才流動的速度。但企業不能將其看作是一個常態，任由員工流動速度不斷增加。而是應該分析人員流動的真正原因，通過分析原因來滿足行政管理人才在工作中的需求，為員工提供更好的工作條件，留住高水平的行政管理人才。

結束語

在競爭愈加激烈的市場環境下，企業最寶貴的財富便是優異的人才，企業應當在明確辦公室行政管理關鍵意義的同時，以恰當有效的手段要不斷增強辦公室行政管理人員自身相應的綜合能力。進而提升從企業核心競爭力，確保企業在競爭中處于主導地位。