淺析采購合同的管理與風險控制

劉穩

【摘要】采購合同管理，是單位運營管理的一個重要內容，關系到單位的健康發展。本文首先指出采購合同管理存在的問題，然后分析了幾點改進措施，最后闡述了采購合同的風險控制途徑，以供參考。

【關鍵詞】采購合同;管理;改進措施;風險控制

兵器工業衛生研究所，是集軍品科研生產、職業安全衛生技術服務、醫療衛生為一體的研究服務機構。對研究所而言，采購是一項常規的經濟活動，做好采購合同的管理工作，有利于控制采購成本，避免相關風險。以下結合實踐，探討了采購合同的管理工作和風險控制措施。

1 采購合同管理存在的問題

1.1前期分析不到位

采購合同是買方和賣方之間的協議，明確了雙方的責任和義務，是后續采購活動的依據。然而，前期分析不到位，是引發采購風險、造成經濟損失的主要原因。研究所在簽訂合同前，沒有進行市場調研，可能盲目選擇供應商，繼而影響采購合同的履行，影響研究所的正常運營。

1.2缺少獨立管理機構

在研究所的管理工作中，物資采購的作用更加突出，要想識別風險、規避風險，首先應該建立獨立的管理機構。目前研究所的管理，將重點放在了科研生產、醫療服務上，對采購的重視程度不足，因此沒有建立獨立管理機構。在此影響下，管理職能沒有充分發揮出來，增加了風險事件。

1.3管理體系不完善

缺少完善的管理制度體系，會促使管理工作混亂無序。對于企業單位而言，合同風險管理是一個重要內容，但通過制度指導風險管理工作，沒有類似的參考經驗，大多停留在喊口號上。由于管理體系不完善，會影響采購合同的管理效率，滋生出許多風險隱患。

2 采購合同管理工作的改進措施

2.1增強管理意識

研究所在采購合同管理上，首先要增強管理意識，做法如下：第一，組織領導和管理人員，學習合同管理的知識，結合研究所的自身情況，確定科學的管理思路，能指導采購活動的實施。第二，放眼國外，借鑒成功的管理經驗，創新采購合同的管理理念和方法，滿足研究所的發展需求。第三，在研究所內部加大宣傳力度，促使職工認識到采購合同管理的重要性，創建良好的工作氛圍。

2.2構建專門機構

在采購合同管理上，構建專門機構，是實現管理精細化的前提。首先要合理選擇財務管理人員，管理工作要以提高研究所的利益為核心，確保采購行為按照預設目標實施。其次要引進有技能、有經驗、素質高的復合型人才，作為采購合同管理的主要力量，不斷提高整個團隊的管理水平。最后，該管理機構的建立，應該和研究所的發展戰略相結合，不能影響正常的運營秩序，并對未來管理工作的方向進行調整。

2.3完善管理體系

基于采購合同的管理制度體系，應該從以下幾點入手：一是人員管理制度，涉及調查、擬寫、法律、物資管理等人員。以合同擬寫人員為例，應該遵循自愿、公平、維護雙方利益的原則，結合調查人員、法律人員的意見，對合同進行擬定、改進。二是會簽管理制度，合同在擬定、修改、簽署、履行的全過程，第三方應該嚴格監督把關，針對突發事件提供法律咨詢，避免造成嚴重的經濟損失。三是問責制度，落實管理人員的職責，避免出現消極應對、推諉的情況。對于重大采購合同，如果管理人員履職不嚴，要追究終身責任，以降低管理風險。

3 采購合同的風險控制途徑

3.1前期風險控制

第一，資格審查。一方面對雙方的主體資格進行審查，主要是民事權利和行為能力，直接影響合同的效力。合同簽訂雙方具有民事權利和行為能力，采購合同才具有合法性、有效性。另一方面調查雙方的資信和履約能力，包括經濟實力、信用、不良行為等，從而規避合同執行時的風險。

第二，合同條款審查。雙方就采購行為活動達成一致后，簽約時應審查合同條款，要將采購數量、質量、貨款支付、履約期限、地點、方式等內容，均列入合同條款中。條款內容要簡明扼要，不能出現歧義，突出實用性和效力性;重要的條款內容，可聘請律師進行審查。研究所為了避免糾紛造成的損失，可結合自身情況，編制標準采購合同，避免人為疏忽造成合同條款遺漏，提高合同簽訂的主動性，最大程度上維護自身利益。

3.2中期風險控制

第一，變更管理。履行合同時，應遵循誠實守信的原則，提高合同條款的執行力。在履約期間，如果發現條款有誤、不公平，或受到政策影響可能損害研究所的利益，應該和供應商積極協商，按照規定程序進行變更。

第二，糾紛管理。履約期間出現糾紛行為，應以合同規定或法律法規為準，雙方協商后及時解決問題。如果雙方協商后意見一致，可簽訂書面協議;雙方協商后無法解決，則采取仲裁、訴訟等方式。

第三，付款管理。研究所的財務部門，應該依據采購合同的條款，審核辦理結算業務。審核期間，應對發票、合同、入庫單等單據進行仔細審核，確保單據真實合法。沒有按照合同履約，或者沒有簽訂書面協議，財務部門可以拒絕付款，并向研究所的負責人報告。

3.3后期風險控制

第一，合同登記管理。采購合同的后期管理，主要是檔案管理工作，分類歸檔時，應利用信息技術，對合同的制定、履行、變更等資料進行登記，實現全程管理、封閉管理。一般來說，合同檔案可以分為招標文件、采購合同、驗收報告等，可以方便管理人員進行查詢和使用。

第二，評估履行情況。采購合同履行后，研究所應該建立合同履行評估制度，以年度為單位，在年末對履約情況進行分析，及時發現履約過程中的問題，并制定改進措施。如此，才能查缺補漏，促進履約能力的不斷提升，切實降低合同風險的發生率。

4 結語

綜上所述，采購是一項重要的經濟活動，做好采購合同的管理工作，才能降低采購成本。文中以兵器工業衛生研究所為例，分析了采購合同管理中的問題，必須增強管理意識，構建專門機構，完善管理體系。在合同管理的前期、中期、后期，積極控制風險，才能維護研究所的合法權益，實現可持續發展的目標。

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