事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化

文/王沛媛

各行各業對數字化與網絡化技術的需求不斷增加，尤其是人事檔案信息管理工作。數字化與網絡化將現代網絡數字等先進技術應用到事業單位的人事管理工作中，減輕檔案管理工作的繁瑣程度，有效地提升人事檔案管理效率，實現了對人才的科學管理。現如今，人才資源成為了事業單位之間互相競爭的重點資源，人事檔案信息管理的質量和水平影響著人才資源的管理，如果不能充分發揮出人事檔案信息管理的作用，會導致事業單位無法吸引高素質的人才，從而影響到事業單位的長遠發展。

一、利用現代網絡和數字技術提升人事檔案管理效率

事業單位主要是為社會政治、文化、科學和教育服務的綜合性單位。因此，它與人們的生產生活息息相關。人事檔案管理是人事工作的重要內容之一，做好檔案管理既對事業單位的良好發展具有重大的現實意義，又會為更好地服務于人民群眾的生產生活起到幫助作用。

1.完善人事信息，提升信息準確度。在人事檔案管理過程中，可以借助數字化技術能夠儲存大量數據的優點來實現大量人事檔案信息的存儲。根據這一優點可以建立起多樣化的管理機制，不僅在提升人事檔案管理水平上發揮出了重要的作用，而且在提高人事檔案信息的準確度和方便快捷地利用人事檔案信息方面作用非常明顯。除此之外，人事部門要加強對事業單位人力資源的有效管控，不斷豐富和完善人事檔案信息，保證人事檔案信息的準確性。

事業單位的檔案管理人員應當樹立正確的觀念，提升業務能力，明確檔案管理流程，并充分運用現代科學技術對人事檔案進行數字化與網絡化管理，從而有效提高人事檔案管理的能力和服務水平

2.與時俱進，加強資料管理。傳統的人事檔案管理的方式方法已經跟不上時代發展的腳步，無論是收集整理，還是提供利用，由于管理水平低，所以它的服務效率也低。然而，數字化與網絡化技術的出現能有效地解決這一問題。使用數字化和網絡化技術，可以根據不同類型來區分不同人員的檔案信息，建立統一的人事檔案管理機制和管理制度，并能根據單位發展變化的特點和需求，隨時做出相應的調整處理。

3.科學規范地做好人事檔案管理工作。在人事檔案信息管理過程中，數字化和信息技術的應用可以讓事業單位的工作人員對其人事數據進行簡單的整理和分析，首先最重要的一點就是建設綜合性、全面性的檔案歸納標準，明確各個系統之間的關系，不僅保障了各類數據信息的穩定性，而且還科學有效地規范管理工作的流程和行為。其次，對相關的工作人員分別設置權限，保持多元化的管理方式，合理地制定人事檔案管理目標、計劃、方案等等，既能及時規范地保存信息，又能使保存的信息更加準確、清晰。

二、事業單位人事檔案管理數字化與網絡化的可行性

建立相關的管理制度是實行人事檔案信息數字化與網絡化管理的首要環節，也是保證人事檔案信息管理科學性、系統性的重要措施。所以首先要明確人事檔案管理人員的職責任務，全面提升檔案部門的管理水平。其次要加強對軟硬件系統的定期檢查制度，確保設施設備和網絡運行環境的安全暢通。第三要在事業單位人事檔案數字化和網絡化管理中強化技術保障作用，既要在提高人事檔案管理人員能力和水平上下功夫，又要根據事業單位自身的實際情況制定出科學有效的管理辦法和制度，保證人事檔案工作的有序開展。此外，還應明確公共機構人事檔案信息管理的數字化和信息化實施措施。根據具體實施目標，分析確定目標要點和具體內容，促進管理體制、運行體系和保障體系等各種體系的有效整合，不僅可以為事業單位的人事檔案信息管理提供充分的技術支持，而且可以促進人事檔案數字化和信息網絡化發展水平，提高信息管理的整體效率。

三、提升事業單位人事檔案管理能力的幾點建議

1.樹立正確的人事檔案管理觀念。首先要確定人事檔案管理工作的相關規定、操作程序和具體內容，這是保證人事檔案管理工作達到現代化管理水平的重要保證。其次要大力開展現代管理技術的教育和宣傳工作，樹立正確的現代化管理觀念，及時發現并解決管理中出現的問題，從而增加現代管理技術工作的效果。再次要使用先進的管理知識對檔案資料進行收集和整合，制定有效的統計方案，保障管理工作順利進行。第四要依據工作實際情況和具體工作崗位要求來制定每一個崗位的管理內容，應負的責任和義務，并在此基礎之上建立獎懲制度，拿出具體的獎罰措施，對違法制度規定的行為給予相應懲罰，對工作認真負責的工作人員給予適當的嘉獎，以此提高檔案管理人員的工作積極性。第五在日常管理工作中，還要注重人事檔案存放的安全問題，落實檔案安全保管的各項措施，確保存放的檔案信息安全不出問題。

2.加大對人事檔案管理人員的培訓工作，增強培訓的專業性和針對性。要想做好事業單位人事檔案管理工作，就必須加強對人事檔案管理人員專業知識和能力的培訓，從各方面提升檔案管理人員的自身實力，只有在不斷的培訓學習中掌握更多的知識和技術，才能提高自己的工作能力，促進自身工作的有效開展。首先，要為檔案管理人員制定科學完善的培訓計劃和培訓目標，設置好科學合理的培訓課程，將現代科學技術和專業知識作為培訓的重要內容，積極使用現代化的教學工具和先進教學方法，提升培訓質量和效果。其次要建立完善的溝通協調機制，人事管理部門要與人事檔案管理人員多溝通、多交流，加強協調配合。人事管理部門要選擇政治上可靠的人員來從事人事檔案管理工作，既要在政治上、生活上關心愛護他們，調動他們工作的積極性和主動性，又要為他們創造良好的工作環境和條件，讓他們能夠有更多的精力和時間做好人事檔案管理工作。再次要創造機會加大對人事檔案管理人員運用專業知識技能和現代科學技術技能的培養，將傳統紙質人事檔案管理與現代電子人事檔案管理有機結合起來，做到相互完善、相互促進，真正使人事檔案管理工作在為事業單位發展的過程中發揮出應有的作用。

3.建設完善相關業務系統，更好地服務于人事檔案管理工作。將數字化網絡技術運用于人事檔案管理的相關領域，將極大地提高人事檔案管理的效率，也更有益于人事檔案作用的發揮。具體來講，一是要建立人員個人工資信息、獎懲信息管理體系，依據單位的真實情況，可以將單位人員的工資信息和獎懲信息收集起來，建立人事檔案工資、獎懲數據信息管理體系，完備的人事檔案管理系統，才能更有利于人事檔案的集中管理。二是要建立組織工作的相關系統。運用現代先進技術，可以將事業單位內部組織關系情況反映在檔案數據管理系統中，為人事檔案管理提供更多的翔實信息內容。三是要建立計劃性的管理系統。事業單位在發展過程中，需要指導檔案管理工作人員用長遠發展的眼光和觀念，去處理工作中遇到的各種問題和難題，使人事檔案管理工作能夠更好地為事業單位發展發揮出應有的作用。

4.完善管理流程標準，保證信息管理安全。管理的流程決定了管理工作是否有效進行，因此，對于事業單位人事檔案管理工作來說更應該注意管理流程，管理人員要依據實際情況，創新出更多管理形式和管理方式，建立健全相關的管理制度，進而促使事業單位持續發展和進步。首先要做的就是將工作內容明確清楚，對要進行管理的數據進行細致、科學的劃分，努力提高對數據信息的分類和管理水平。其次，在完善管理流程標準時，檔案信息管理部門需要改善傳統的管理體系，實現檔案信息的動態管理，確定具體的流程標準，確保管理人員嚴格按照標準進行管理，保證信息管理的嚴謹性。第三，人員的權限設置是必不可少的，不僅數據信息得到了合法保管，而且還能明確管理的流程、責任，也使檔案信息的管理得到了安全保證。

總之，人事檔案管理工作運用了現代數字網絡技術，不僅可以合理有效地管理檔案信息，還能保障信息的穩定性和可靠性，更好地對人才進行管理。雖然事業單位在發展中會出現各種問題，但是只要單位的工作人員能夠樹立正確的工作觀念，端正自己的態度，以積極飽滿的狀態投入到自己的工作中，就能夠將人事檔案管理工作做好做到位。