文書檔案管理自動化的風險與應對研究

文/左曙東

一、在文書檔案管理中使用信息技術的優(yōu)勢

在文書檔案管理中使用信息技術是將辦公設備與網(wǎng)絡信息技術相互結合的一種辦公方式，也就是辦公自動化的運用。近年來，辦公自動化在職能管理工作中廣泛運用，在文書檔案管理中辦公自動化應用得更加充分，已經(jīng)形成了一個不可逆轉的大趨勢。辦公自動化檔案管理相對于傳統(tǒng)的文書檔案管理優(yōu)勢明顯，體現(xiàn)出了高效簡潔、環(huán)保節(jié)能、準確迅速、大容量等特點。

特點一，辦公自動化管理檔案能夠更加長久穩(wěn)定地保存檔案，有效提高了工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理以人為核心，主要依靠人員對資料逐個進行搜集、歸類、整理和保存，尤其是在登記造冊時，往往會出現(xiàn)信息的錯誤、遺漏，包括分類不清楚，字跡不規(guī)范等問題，為之后的保存和查詢造成了一定麻煩，增加了管理的負擔。而今，運用辦公自動化和計算機技術，能夠提高信息處理能力，實現(xiàn)自動處理檔案信息，便捷、有效地儲存檔案文書，避免了傳統(tǒng)檔案管理的種種弊端。隨著社會高速發(fā)展，電子信息管理日益完善，新的文書儲存形式出現(xiàn)，借助先進的電子產品如U盤、移動硬盤等多種方式儲存電子文書，有較好的穩(wěn)定性，不但不易損壞，而且查詢方便，特別是受外部環(huán)境的影響小。

與傳統(tǒng)管理方式相比，文書檔案管理自動化具有高效簡潔、環(huán)保節(jié)能、準確迅速、大容量、管理耗時低、管理成本少六大優(yōu)勢，在技術、理念等方式方面實現(xiàn)了顛覆性的創(chuàng)新。同時文書檔案管理自動化也存在著技術性風險和系統(tǒng)性風險，使文書檔案泄密、失真、損毀、篡改、丟失、死檔的安全風險增大。為了預警、規(guī)避、化解文書檔案管理自動化所產生的風險，應更加系統(tǒng)規(guī)范，需要不斷進行探索和研究文書檔案的自動化管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)安全性

特點二，辦公自動化管理檔案有利于數(shù)據(jù)資源共享。傳統(tǒng)的檔案管理不僅存在文本丟失或損壞的情況，伴隨著時間的推移受外部環(huán)境影響越大，檢索、查詢和搜索歷史相關信息時面臨巨大困難，數(shù)據(jù)沒有保障。反觀辦公自動化管理檔案，它通過信息數(shù)據(jù)化，將檔案信息與信息載體分開，可以利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡平臺進行數(shù)據(jù)交流和分享，不受時間和空間的限制，確保了文件儲存的安全性和穩(wěn)定性。例如人事檔案，這是目前各單位存儲檔案的主要內容，也是管理中尤為重要的信息載體，運用辦公自動化處理人事檔案，避免了繁瑣的歸納整理，信息間的交流轉換方便易行，省時省力。

特點三，文書檔案管理應用自動化辦公手段，能夠有效提高信息檢索效率，同一數(shù)據(jù)重復使用次數(shù)不限，而傳統(tǒng)文書檔案管理時要將文件編號、名稱等進行人工記錄，歸檔環(huán)節(jié)更是要手動操作，文件分類、整理都較為麻煩。新型自動化辦公管理系統(tǒng)只需要用鼠標點擊歸檔操作，錄入文件編號、著錄和進行簽發(fā)后就自動歸檔完成，并且能夠為以后的信息搜索提供大量的數(shù)據(jù)，在翻閱歷史信息時可以在線看到存儲的內容。例如要對檔案工作部門情況進行了解時，只要通過網(wǎng)絡服務平臺搜索就可以達到目的，看到檔案管理信息情況，或者直接通過互聯(lián)網(wǎng)平臺對某資料和檔案申請在線查詢，不需要專門去檔案管理機構就能夠查詢到相關信息。這種自動標引、自動分類和自動編目的自動化方式能夠有效提升檔案整理的工作效率和提高使用的便捷程度。越來越先進的計算機技術對文書檔案的管理發(fā)揮著日益重要的作用，正確運用計算機技術對信息進行處理能夠充分體現(xiàn)辦公自動化的優(yōu)勢。

特點四，能夠顯著提高文書檔案的保存質量。管理人員在使用管理系統(tǒng)進行存儲時，提高了組卷的效率和質量，并且運用現(xiàn)代信息技術能夠將文檔的標題、著錄、標引都規(guī)范化，使得歸檔文件存儲整齊，在進行文檔歸檔時將生成清單提供給管理人員進行檢查，避免了文書檔案管理工作中出現(xiàn)遺漏等情況，確保了文書檔案管理的真實性，使用這種管理系統(tǒng)極大地提高了編制速度，同時也提高了保存質量和辦公效率。

二、文書檔案管理辦公自動化的風險與問題

雖然相對于傳統(tǒng)的檔案管理，辦公自動化在運用時有著種種優(yōu)勢和便利，但是在方便使用的同時也存在著一些風險與問題。這些風險往往分為由計算機與網(wǎng)絡技術引發(fā)的技術性風險和由文書檔案管理人員引發(fā)的系統(tǒng)性風險。

（一）技術風險

技術風險一，紙質檔案在進行存儲時，容易泄露隱秘性信息。文字紙質檔案轉變成電子數(shù)據(jù)檔案，還是要由人工錄入，隨意性和錯誤率會增加，加之不再需要對電子數(shù)據(jù)簽名或者加蓋印章，這樣會加劇電子數(shù)據(jù)易被篡改，且不易發(fā)現(xiàn)修改痕跡。盡管目前已經(jīng)有技術避免電子文件的偽造現(xiàn)象和對原件的修改情況，但是還沒有得到廣泛的應用，這就無法分辨文書檔案的真?zhèn)涡院驮夹?。在網(wǎng)絡信息大時代下，利用網(wǎng)絡來進行文書檔案的傳輸和共享已經(jīng)越來越普遍，這就意味著電子檔案可能會面臨黑客襲擊和病毒入侵的危險。文書檔案在傳輸和存儲時信息被暴露，隱私被他人翻閱的可能性越來越大。所以要著重關注電子檔案在傳輸環(huán)節(jié)中的安全問題，定期對辦公設備軟件和硬件進行檢查與升級，對電子檔案進行加密和備份，確保意外情況發(fā)生時不會出現(xiàn)信息泄露和丟失的現(xiàn)象。

技術風險二，利用辦公自動化進行檔案管理，很容易因為操作上的失誤而造成文件的損毀。在搜集、整理、傳輸、共享的各個過程中因為工作人員的失誤或者懈怠，不按照規(guī)范和標準流程進行操作就會產生錯誤與漏洞。對于這種情況，如果缺少了嚴格的身份驗證制度與檔案保密機制，或者缺乏規(guī)范的操作流程以及嚴格的管理制度，就有可能造成檔案信息的缺失和漏洞。

（二）系統(tǒng)風險

系統(tǒng)風險一，工作人員素質不過硬，引發(fā)操作失誤的風險。辦公自動化管理對管理人員個人素質有一定要求，需要專業(yè)技術較強的人員來操作。對于較高要求的工作，傳統(tǒng)檔案管理人員如果不進修學習，將無法妥善管理。而只懂專業(yè)技術卻不懂檔案管理的工作人員同樣不能對檔案實現(xiàn)有效管理。既具有專業(yè)技術，又能夠熟練管理檔案，這兩點要求對于現(xiàn)今的檔案管理者缺一不可。只是這種現(xiàn)代化高素質人員仍處于較為缺乏的狀態(tài)。目前，各級檔案部門管理人員的綜合素質不夠高，須對其進行嚴格的計算機能力和檔案專業(yè)能力培訓，并將這種培訓常態(tài)化、制度化，緊跟時代發(fā)展的步伐。

系統(tǒng)風險二，文書工作和檔案管理的銜接引發(fā)的風險。在一個統(tǒng)一的管理體系之下，文書工作和檔案管理往往相互聯(lián)系彼此制衡，它們應該相互配合來提高辦公效率。但是在實際情況中，檔案管理人員對文書工作一般較為忽略，缺乏檔案管理意識，對文書工作中的公文格式、內容和處理方法往往不符合標準規(guī)定，不能夠滿足辦公自動化的需求。

系統(tǒng)風險三，文書檔案管理人員理念落后引發(fā)的風險。盡管隨著社會的飛速發(fā)展，越來越多的人開始具備了信息開發(fā)的理念，但在進行檔案管理時，也有許多文書檔案管理人員還是具有較為傳統(tǒng)的觀念。在較多企業(yè)和單位中，檔案管理還是呈現(xiàn)一種簡單錄入數(shù)據(jù)和紙質化保存狀態(tài)，檔案存檔后也是封閉的，這樣進行查閱時就會變得非常困難，需要消耗大量的人力資源。由于辦公自動化出現(xiàn)后，管理工作人員較為忽視，沒有重視起電子化檔案管理的重要性，管理人員缺乏相應的實踐工作經(jīng)驗和專業(yè)能力，部門甚至受資金缺乏的掣肘，無法配備先進的辦公設備，軟硬件環(huán)境條件較差，檔案管理的工作質量停滯不前，不利于展現(xiàn)辦公自動化的應用優(yōu)勢。

三、完善文書檔案管理自動化路線圖

第一，建立科學、完善的檔案管理機制。電子數(shù)據(jù)的標準化管理是一個不容忽視的問題。它的獨特性體現(xiàn)在檔案管理的各個環(huán)節(jié)。從起草文件開始，到簽發(fā)，催辦，最后歸檔，全程都在計算機中實施。以計算機為媒介，完成信息的共享、聯(lián)動。目前各部門在進行檔案管理時還是缺乏良好的信息互動和共享機制。建立科學性、規(guī)范性、服務性的檔案管理機制，是電子數(shù)據(jù)標準化的必要保證。

第二，要制定自動化辦公的標準流程。組織單位要在檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，包括處理、歸檔和電子格式等都要有詳細、具體的標準要求和規(guī)范，確保管理人員在進行文書檔案工作時能夠按照章程一步一步執(zhí)行。除此之外，還要對辦公自動化的操作技術制定一個統(tǒng)一的標準和規(guī)范。在運用辦公自動化軟件時，既要有較強的兼容性，又要有一定的應用性來保證文字信息處理的水平和能力。操作系統(tǒng)的要求較高，所以在運用辦公自動化進行文書檔案管理時更應該制定一定的參數(shù)和標準，例如數(shù)據(jù)安全標準和數(shù)據(jù)接口標準等，有利于電子文件在進行管理時的穩(wěn)定性。

第三，確保在辦公自動化下的檔案數(shù)據(jù)安全。為了保障辦公自動化的系統(tǒng)安全，需要優(yōu)化系統(tǒng)的隔離措施。首先是路由器的使用，將系統(tǒng)內所有IP地址先屏蔽，后放行，進入網(wǎng)絡進行工作。其次是運用防火墻，憑借防火墻，有效阻止非法訪問和病毒入侵。

第四，對管理人員進行專業(yè)能力和計算機運用能力的培訓。伴隨時代進步，辦公自動化的要求越來越高，對數(shù)據(jù)處理的能力也在不斷提高。只有進行不斷培訓的高端管理人才，才能適應檔案管理工作的要求。一方面，作為優(yōu)秀管理人才滿足社會需求，無論是硬件還是軟件，都能夠熟練掌握技能。另一方面，優(yōu)秀管理人才能滿足單位部門的需求，不斷提升綜合素質水平，保持終身可持續(xù)發(fā)展。

第五，逐步完善檔案管理的相關法律法規(guī)。由于電子數(shù)據(jù)化管理存在的風險與問題，是不可能完全避免的。為了防止電子數(shù)據(jù)在查閱時有意或無意的改動，相關部門應該出臺相應的法律條文。每一個環(huán)節(jié)都有法可依，依法執(zhí)行。檔案管理每一個細節(jié)都能夠規(guī)范、細化管理。當有人員在進行檔案管理時出現(xiàn)了違法行為，應予以嚴厲制裁，對應所規(guī)定的處罰條例進行處罰，使文書檔案管理的辦公自動化符合國家依法治國的理念，對于制定的電子檔案相關的法律法規(guī)要嚴格執(zhí)行。

四、結語

在檔案管理工作中，文書檔案是最為重要的一個部分，將每一個事件，每一個進程，每一種變化都記錄下來，這具有重要的現(xiàn)實意義，隨著時代的發(fā)展與進步，檔案管理中運用辦公自動化越來越普及，這不但促進了管理的數(shù)字化和信息化，更提高了檔案管理工作的辦公效率，有利于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。