信息化背景下檔案信息服務(wù)模式研究

文/王景杰

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛。對于檔案信息管理而言，不但要求完整、真實(shí)性，還要在信息化平臺下進(jìn)行潛在價(jià)值的開發(fā)和利用，創(chuàng)造更大的資源價(jià)值，從而更好地利用檔案信息來促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。因此，檔案信息管理顯得格外重要。對機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，在網(wǎng)絡(luò)日益成熟的條件下，信息化管理檔案是提升管理水平的重要標(biāo)志。

1 信息化背景下檔案信息服務(wù)的特點(diǎn)

1.1 節(jié)省工作時(shí)間，降低工作壓力

機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然正向服務(wù)型過渡，但其原有的行政職能仍然存在，行政檔案和服務(wù)檔案數(shù)量每年都很多，需要及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔保存，如人事檔案的信息更新、行政政策的歸檔保存和服務(wù)范疇內(nèi)眾多信息的保存等等。這些檔案信息量大，類型多，整理歸檔耗時(shí)耗力。運(yùn)用信息化管理技術(shù)后，檔案信息的整理與歸檔保存隨時(shí)可以在信息系統(tǒng)中完成，不僅降低資源消耗，而且節(jié)省了大量的工作時(shí)間，降低了工作壓力，工作效率有了大幅提高。

1.2 釋放存儲空間，降低存儲難度

隨著時(shí)間的推移和機(jī)關(guān)事務(wù)的不斷增多，每年的檔案量極大，而機(jī)關(guān)單位的辦公用地是有限的，月累年積，檔案室可用空間越來越小。運(yùn)用信息化管理模式后，一部分檔案信息可在信息系統(tǒng)中長期保存，不再需要紙質(zhì)文件來提供服務(wù)功能，大大降低了空間占用率。同時(shí)，信息化保存后，檔案不再受溫、濕度等保存環(huán)境的影響，長期保存后檔案質(zhì)量有所保證。

1.3 提升工作效率，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

檔案信息化管理后，分門別類地保存在不同的數(shù)據(jù)庫中，而且信息更新及時(shí)高效，使得檔案的完整性和可靠性有所保證，而且無論保存多長時(shí)間，信息都不會(huì)失真，具有極強(qiáng)的穩(wěn)定性。此外，信息技術(shù)的顯著特點(diǎn)是高效性，這一特點(diǎn)在檔案利用中同樣存在，保存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息調(diào)用速度瞬時(shí)可完成，是傳統(tǒng)紙質(zhì)翻閱速度無法比擬的。

2 信息化背景下檔案信息服務(wù)模式的發(fā)展路徑

2.1 深化對檔案信息化服務(wù)重要性的認(rèn)識

思想認(rèn)知直接決定工作態(tài)度和行為能力。實(shí)施信息化檔案管理中，思想認(rèn)識的提高是必要路徑。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對管理起著主導(dǎo)、監(jiān)督和推進(jìn)作用，對信息化管理起帶頭作用。因此，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視信息化管理方法和模式，為信息化技術(shù)的落實(shí)創(chuàng)造條件，配備各種資源，推進(jìn)機(jī)關(guān)單位信息化管理檔案走向現(xiàn)實(shí)。

2.2 構(gòu)建完善的檔案信息化服務(wù)機(jī)制

新技術(shù)新方法的應(yīng)用首先要構(gòu)健完善的管理制度。對于信息化檔案管理而言，制度管理更為重要。為提高機(jī)關(guān)單位的檔案信息化管理水平，首先要制定信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，建立科學(xué)的工作流程和管理辦法，針對紙質(zhì)、電子、數(shù)字等不同類型的檔案制定不同的管理制度和管理規(guī)范，使管理人員有章可循，監(jiān)督人員有據(jù)可查；其次，規(guī)章制度要對信息化管理的平臺和設(shè)備制定完善的管理?xiàng)l例，將責(zé)任落實(shí)到崗位和個(gè)人，實(shí)施責(zé)任制；最后，規(guī)章制度對管理人員的專業(yè)能力和信息化水平提出標(biāo)準(zhǔn)，為信息化檔案管理提供保障。

2.3 建立健全檔案服務(wù)信息化管理平臺

信息化管理檔案首先要有安全、成熟、穩(wěn)定、可靠的信息系統(tǒng)作支撐。因此，在信息化平臺建設(shè)中，要重點(diǎn)對信息系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新和完善。首先要更新優(yōu)化設(shè)備、檔案管理軟件和信息平臺，提高平臺的兼容性和拓展性，提高軟件的安全性和可靠性；其次要構(gòu)建獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，對不同類型的檔案進(jìn)行分類處理和保存；最后，做好系統(tǒng)安全保障和信息化平臺的安全保障，做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)路徑，確保數(shù)據(jù)完整、穩(wěn)定、可靠。

2.4 構(gòu)建檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享

當(dāng)前的機(jī)關(guān)單位網(wǎng)絡(luò)成熟化已經(jīng)完成，都擁有自己獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)體系。因此，檔案管理信息化建設(shè)有基礎(chǔ)，有能力，有保障，需要從制度上、軟件上、設(shè)備上和系統(tǒng)上拓展服務(wù)導(dǎo)向功能，為檔案信息的共享與應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，信息化管理的顯著特點(diǎn)是信息更新的及時(shí)性和高效性，要求管理人員要做好信息真實(shí)性調(diào)查，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，保存數(shù)據(jù)，在保證信息安全和完整的前提下做好資源共享，提高檔案資源的利用率。

2.5 加強(qiáng)對檔案信息化服務(wù)人員的培養(yǎng)

信息化管理檔案，需要信息化技術(shù)應(yīng)用能力強(qiáng)，檔案管理專業(yè)能力強(qiáng)，檔案開發(fā)利用創(chuàng)新能力強(qiáng)的管理人才，才能在信息化平臺下提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理能力和水平。要求管理人員注重自身素質(zhì)的提升和信息化應(yīng)用能力的提高，提高檔案管理的專業(yè)技能，認(rèn)真履行檔案管理的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)管理，規(guī)范操作，保證檔案信息的安全與完整。

2.6 保障檔案信息化服務(wù)中數(shù)據(jù)資源的安全性

信息化管理檔案時(shí)，要重視信息的安全管理和保密管理。做好數(shù)據(jù)備份，避免系統(tǒng)崩潰或被人有意篡改信息導(dǎo)致檔案信息的失真和失竊。通過多級防護(hù)手段，如防火墻、口令密碼、數(shù)據(jù)保護(hù)工具、內(nèi)外網(wǎng)獨(dú)立等措施提高檔案信息的安全性。

3 結(jié)語

檔案信息化服務(wù)具有節(jié)省工作時(shí)間、降低存儲難度、提升工作效率等特點(diǎn)，需要單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員提高認(rèn)識，通過構(gòu)建完善的檔案信息化服務(wù)機(jī)制、信息化管理平臺、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺等措施保障檔案信息化服務(wù)的順利推進(jìn)。