當前人事檔案管理的問題與對策

楊斯達

【摘要】人事檔案是組織人事部門在人事管理活動中形成的，基于其個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，并以個體為單位集中收集、保存以備查考的人事資料。人事檔案在人員職務(wù)晉升、工資發(fā)放、教育培訓(xùn)等工作中發(fā)揮著重要憑證、依據(jù)、參考作用，具有法律效用。因此，做好人事檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實意義。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 問題 對策

一、人事檔案管理的內(nèi)涵、特點及意義

（一）內(nèi)涵。人事檔案是人事信息存放的現(xiàn)實載體，詳細記錄著檔案所有者的個人信息，在現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。人事檔案管理是專門從事人事檔案收集存放、分類整理與調(diào)配使用等諸多環(huán)節(jié)的一項具有服務(wù)屬性的工作，是人力資源管理過程中不可或缺的管理手段和工作內(nèi)容，對個人和單位發(fā)展具有重要作用。

（二）特點。人事檔案管理的管理對象、管理內(nèi)容、工作性質(zhì)等決定了其具有以下幾個特點：一是真實有效性。人事檔案作為記錄個人履歷的載體和人力資源管理的主要依據(jù)，這就要求人事檔案管理必須保證內(nèi)容真實、有效。二是內(nèi)容全面性。人事檔案是檔案所有者所在單位、上級主管部門出于實際需求了解其個人基本信息、學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、思想政治狀況等方面的重要依據(jù)，因此人事檔案管理從內(nèi)容層面講必須具有全面性。三是隨人流動性。檔案所有者由于工作需要而發(fā)生崗位變動、職務(wù)變動或單位變動時，人事檔案要隨人流動，確保始終與檔案所有者保持一致。四是隱私機密性。人事檔案記錄著許多重要的個人信息，其中相當一部分信息屬于個人隱私機密，不適合對外公開，更要防止發(fā)生信息泄露，因而人事檔案管理工作要求確保人事檔案信息的絕對安全與保密，在何情況下都不可私自保存與泄露人事檔案的內(nèi)容。五是功能服務(wù)性。人事檔案管理本質(zhì)上是為檔案所有者、檔案所有者歸屬單位及其上級管理部門開展相關(guān)工作提供服務(wù)的渠道，具有極強的服務(wù)屬性，人事檔案管理工作的順利開展能夠有效提升與個人發(fā)展和組織需要等相關(guān)工作的推進效率，較大程度節(jié)約人力資源管理相關(guān)工作的人力成本和時間成本。

（三）意義。人事檔案是記載和反映職工成長經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力等一系列個人情況的載體，它對于選任、提拔等都有極為重要的考察價值，是用人單位進行人力資源開發(fā)的主要依據(jù)和來源，可以說是職工各方面能力的“鏡子”，所以職工人事檔案對于單位的“選賢舉能”具有非凡意義和作用。

二、當前認識檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理缺乏科學(xué)、正確的認識。與其他業(yè)務(wù)管理工作相比，人事檔案的管理直接關(guān)系著用人單位的良好發(fā)展，但是人事檔案很容易被用人單位忽視，甚至有些管理層認為人事檔案的管理工作只是一種純文書、沒有任何技術(shù)含量的工作，只要做好檔案的保存、保管，確保檔案不丟失、不泄露，能處理好人事檔案的查檔和外調(diào)等工作就可以。這種對人事檔案管理工作的認識是錯誤的、不科學(xué)的。

（二）人事檔案管理制度不夠完善。當前我國對人事檔案的管理一直沿用傳統(tǒng)模式，過于呆板，且對于檔案管理人員的職責要求、崗位培訓(xùn)等沒有明確的規(guī)定，對于人事檔案管理的具體流程沒有形成制度化。這就導(dǎo)致檔案管理人員不能明確自己的工作職責和具體工作內(nèi)容，未能清楚的了解人事檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，缺乏收集與整理檔案信息的專業(yè)意識，在具體的管理過程中也未能遵循科學(xué)化、規(guī)范化的流程，嚴重制約了人事檔案管理的質(zhì)量和水平。

（三）缺乏專業(yè)的人員隊伍。人事檔案是用人單位進行選人和用人的一個重要依據(jù)，因此其失真或遺失將給用人單位的選人和用人帶來一定的風險。當前，很多用人單位并沒有按照國家的有關(guān)規(guī)定進行檔案管理人員的配置，有些用人單位只有一名檔案管理人員卻管理著幾千人的人事檔案，甚至有些單位采用臨時工進行人事檔案的管理，這些臨時工不僅不具備檔案管理的專業(yè)知識，在上崗之前也沒有對其進行專業(yè)的培訓(xùn)，只具備檔案整理與保存的能力，嚴重缺乏對檔案信息進行去偽存真的專業(yè)知識和技能，從而導(dǎo)致其缺乏足夠的責任感，對自己的工作職責缺乏清晰的認識，對檔案管理工作敷衍了事。

（四）流動人員的檔案管理相對滯后。隨著人才的流動行日益增大，在這一背景下人事檔案的管理中出現(xiàn)了擅自帶檔和扣檔、檔案丟失以及重新建檔等諸多情況。近年來，隨著高校的擴招，大學(xué)畢業(yè)生逐年增多，其就業(yè)方向日益多樣化，并且選擇非公單位、外企等就業(yè)的大學(xué)生日益增多，這些用人單位在人才聘任的過程中往往不需要個人檔案，只需應(yīng)聘人員提供身份證明和學(xué)歷證明，這在很大程度上弱化了人事檔案的社會功能，導(dǎo)致公眾對人事檔案的重視程度日益降低，一旦需要認識檔案的時候又因為管理不當而手足無措。

三、強化人事檔案管理的對策

（一）培養(yǎng)人事檔案信息化管理人才。一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在人員招聘和人員安排時加大對檔案管理、計算機、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術(shù)的專業(yè)人才隊伍從事人事檔案管理。另一方面，從事人事檔案管理的工作人員要加強自身學(xué)習(xí)。現(xiàn)有及未來從事人事檔案管理的工作人員要主動適應(yīng)信息化時代的挑戰(zhàn)，加強理論學(xué)習(xí)和技術(shù)實踐，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力。

（二）建立標準的人事檔案管理制度。進行現(xiàn)在人事檔案管理工作，首先就必須要有健全的制度，健全的制度是保證管理工作順利進行的關(guān)鍵所在。人事資源管理方法就比較有一套更加完善和健全的制度來進行它的正常運作，任何的設(shè)施在進行分配的時候都必須要嚴格按照制度來進行確保制度能夠分配。標準的制度可以為人事檔案管理工作提供一定的規(guī)范，讓工作嚴格按照標準來進行提高工作的效率，并且可以通過制度來創(chuàng)造新的理念，提高現(xiàn)在員工對人事檔案管理工作的理解和貫徹。

（三）豐富人事檔案利用方式。在用人單位的人才隊伍建設(shè)中，人事檔案的管理主體和使用主體都是多元的，要在保障人事檔案真實性和安全性的基礎(chǔ)上，開發(fā)出多元化的檔案利用方式，以促進用人單位人事檔案的利用，推動其人才隊伍建設(shè)和人才庫建設(shè)。如可以對人事檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，再使用深度內(nèi)容分析技術(shù)將個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作成績等情況進行綜合分析，將個人的專業(yè)能力和思想道德品質(zhì)形成全面的分析報告，為單位的選人用人提供參考。