淺談檔案信息化的發展與管理

谷巧巧

【摘要】在新時代的背景下，我國在不斷進行現代化建設，檔案工作是目前一個意義重大的工作，在檔案工作的進行中，要注意檔案管理的信息化，檔案管理的信息化建設在檔案工作中有重要的影響。為了加快檔案工作的發展，使檔案工作的質量得到提高，同時，為保障客戶所享受的服務質量，檔案工作應當跟上時代的步伐，同時將信息技術與自身的發展相結合。為了使檔案工作更好地適應時代和社會的發展，必須加強信息化條件下的管理和服務創新，這也是讓檔案管理工作更加現代化的必然選擇，同時也是提高檔案信息服務水平的必經之路。

【關鍵詞】檔案信息化 影響 發展趨勢 大數據

隨著時代的發展，計算機網絡的發展日益迅速，也大大加速了社會信息化進程。檔案是重要的信息資源之一，計算機網絡的普及，必然對我國的檔案工作產生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法，尤其對檔案的開發利用來說，計算機網絡無疑為檔案部門和需求者開發利用檔案信息資源，開創了一個理想、便捷的途徑。

一、網絡信息化對檔案信息的影響

主要表現在：一方面，網絡信息化技術為檔案信息開發提供了技術支持。計算機技術運用于檔案信息資源管理，實現了檔案信息資源數字化，進而實現檔案信息資源的集中化，提高了整個社會對檔案信息資源的利用程度。另一方面，檔案信息化要求加大對檔案信息資源的開發利用。當前，隨著信息技術、計算機技術、網絡技術的蓬勃發展，檔案信息載體的形態正在發生變化，檔案信息正在向數字化發展，檔案形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。信息技術的發展，網絡技術的全球化，對檔案資源的開發、利用既是機遇也是挑戰。檔案資源的網絡化是檔案事業發展的必然趨勢，實現檔案信息資源開發利用的高效益，是當前檔案工作的主要任務。

二、檔案事業發展的必然趨勢

檔案信息化環境下開發利用檔案信息資源，其工作是一項長期的、緊迫的、艱巨的工作任務。開發檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為利用者服務。在信息化實踐中，檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網絡，加快數字化、數據庫化和網絡化進程，是提高檔案信息能力的主要途徑。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，新的方法，全方位、多層次地開發檔案信息資源，用創新的思維加大信息資源整合開發利用的力度。

檔案的作用和價值體現在利用上，只有通過檔案信息資源的開發利用，其作用和價值才能充分體現。為社會公眾提供有效的信息服務是信息時代的重要目標之一，因此，在進行檔案信息資源管理上必須形成一套切實可行的服務機制做保障。在服務方法上也要有大的改進，需要由被動的等待服務變為主動的上門服務，把檔案信息主動、及時、準確地送到用戶手中。在檔案信息資源開發與檔案用戶之間，建立起一種主動適應、自我調節的機制，從而為檔案用戶提供全方位的服務。在檔案信息資源開發與檔案服務范圍上，要由內向轉為內外結合，打破傳統的封閉式的觀念，正確處理好開發利用和保密之間的關系，提高檔案的實用性和使用價值。此外在服務手段上要逐步實現計算機聯網，檔案信息資源開發要充分采用以計算機網絡為核心的現代信息處理技術。

三、利用大數據技術進行檔案管理

隨著單位的發展速度加快，單位中產生的信息資源逐步增加，與此相對應的是檔案數量的增加以及檔案種類的增加。現階段，檔案種類愈發的多樣化，既有人們較為熟悉的電子檔案和紙質檔案，也有圖像檔案、聲像檔案和音像檔案。檔案數量的增多以及檔案種類的多樣化趨勢，使得檔案管理形勢愈發的嚴峻。這就需要利用一種工具來實現檔案的集中化、規模化和高效化管理，提高管理效能。大數據技術作為一種數據分析技術、數據處理技術和數據儲存技術，能夠處理海量的檔案信息資源，應對復雜的檔案管理形勢。正是基于此，許多單位都開始引入大數據技術對檔案進行管理，依賴這一技術來搭建檔案管理系統，為檔案使用者聽過更為便利、快捷和精準的查檔服務。

大數據技術主要包含三個層面，即數據分析技術、數據處理技術和數據儲存技術。上述三種技術都屬于大數據信息技術的范疇，都能夠利用到檔案管理領域，具體而言，第一，數據分析技術。數據分析技術主要是幫助檔案管理人員整合信息資源，對信息資源進行集中化管理，減少檔案管理的各項成本。第二，數據處理技術。數據處理技術主要是幫助檔案管理人員統一檔案格式，為檔案的集中化管理奠定基礎。例如，紙質檔案需要利用掃描技術來進行數據轉化，紙質檔案只有轉化成電子文件格式之后才能與電子檔案進行統一管理。又如，儲存在CD、U盤以及其他儲存終端的圖像檔案和聲像檔案也需要轉化成一定的格式之后，才能對其進行檔案管理與利用。第三，數據儲存技術。在大數據技術出現之前，檔案數量的增多意味著單位需要購置容量更大的硬盤來對檔案進行管理，檔案領域的財政開支隨之增加。在大數據技術出現之后，工作人員對檔案進行壓縮處理之后，能夠將檔案統一上傳到云儲存終端，極大節約了檔案管理空間。

四、新媒體時代檔案管理工作創新優化的基本路徑

要在新媒體時代更好地落實檔案管理工作，實現其在時代變化中的更好創新和優化，就應首先實現檔案管理服務主體的觀念升級，將新媒體意識融入到日常工作當中。一方面，應當認識到傳統媒體在新媒體時代的重要價值，明確傳統紙質媒體在信息傳播中的現實意義，借助于新媒體實現紙質媒體價值的更好呈現。如借助于新媒體技術對紙質媒體信息進行整合，方便用戶查找和借閱，提高紙質媒體的使用效率;另一方面，還應認識到新媒體在檔案管理工作中的巨大便利，在硬件方面實現匹配升級，在軟件方面不斷提升檔案管理工作效率的提升。借助于辦公系統、微博、微信公眾號等新媒體媒介更加高效地完成日常的檔案管理服務工作。

總而言之，在信息化社會，檔案管理部門應積極應用數字化技術手段與網絡工具，進行檔案管理信息化的探索與實踐，提高開發檔案資源的能力與水平，積極促進檔案服務機制的創新，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質量檔案信息產品，使檔案工作更加有條理、更加出色，更好地為社會發展服務。

參考文獻：

[1]孫志常.論網絡環境下檔案信息資源的開發利用[J].浙江檔案.

[2]王德欣.檔案信息資源開發利用的新思考.檔案與建設：理論業務版，2006（1）.