創新辦公室管理工作 提升企業效益

王國徽

【摘要】現今社會經濟發展速度迅速，企業競爭日趨激烈，企業日常辦公室管理工作的規范化和有序化，直接影響著企業效益的提升。許多企業工作效率不佳，直接阻礙了企業的良性發展，所以，在原有辦公室管理模式的基礎上實現創新，加強企業辦公室管理工作，使之合理化科學化，有益于提升企業的工作效益。

【關鍵詞】創新;辦公室;管理;提升;效益

一、辦公室管理工作的重要意義

在社會發展和變革中，新時期新形勢下，企業的發展要求辦公室工作要不斷創新。對此，辦公室工作人員應清楚意識到，在新的形勢下，企業對辦公室的期望相對較高，同時辦公室所面臨的挑戰也日漸加劇。對比我們目前所做的辦公室工作，是否和新環境新形勢要求下的辦公室管理工作有差距？我們又該怎樣開展創新管理來提升自身和企業的工作效率？對此，辦公室管理工作者必須理清思路，提高服務保障意識，適應新時代新變化，不斷深化管理創新，在新時期新形勢的作用下開創新的辦公室管理工作，以順應時代變化和企業發展需要。

二、辦公室管理工作中常出現的問題

（一）管理制度不健全。目前很多企業存在辦公室工作職能劃分不明確，工作目標模糊，無完善的工作實施計劃，也沒有健全的管理制度進行約束和規范，這些存在的問題導致企業工作人員工作壓力增大，對外，企業的良好形象無法得以展現。因此，只有完善企業相應規章制度，捋清企業、部門及個人的職責和分工，制定科學合理的工作計劃，才能使工作效率得到有效提升。

（二）管理理念陳舊，未做好溝通協調。辦公室工作人員不僅應具備嚴格執行任務、有效落實工作的能力，同時也要具備管理者或者組織者應具備的特性和本領。現今不少企業仍存在管理理念過于落后的現象，領導對于工作經常親力親為，但對于帶領團隊，在工作、團隊齊抓共管方面能力不足，管理理念仍停留在簡單的發號施令階段，強制監督，盲目控制，不會與員工進行有效溝通，缺乏協調和引導能力，這樣的管理方式只會讓企業辦公室人員的辦事水平停留在原地，失去工作主動性。

（三）管理水平較低，無合理獎懲制度作為激勵。新時期的辦公室工作不僅要學會統籌協調各部門，也要學會監督各項任務的落實情況。任何小失誤都有可能給整個企業帶來嚴重的后果，甚至致使整個企業無法照常運行，因此要求管理者要有推陳出新的精神，在管理中不斷找缺點，并尋求完善的方法，總結較好的工作經驗，制定相應的獎懲激勵制度，激發員工工作的熱情和主動性，使員工能夠高效且有質量地完成工作任務。

（四）管理人員綜合素質不高。當今仍有許多企業認為辦公室工作無足輕重，思想意識里沒有給予其足夠重視，在企業用人招聘過程中，忽略辦公室工作人員的綜合素質，往往招進公司的人良莠不齊。再有公司不重視對辦公室工作人員的綜合素質訓練和培養，使員工只會機械地按照領導安排完成日常工作任務，缺少主動尋找問題和分析問題的能力，也無法在重大決策時給予領導提供建設性意見或者建議，只是一個單純的服務者。

（五）檔案管理較為混亂。許多企業在檔案管理方面沒有完善的制度和流程，所謂眉毛胡子一把抓，將有價值的文件和無實際意義的文件一并入檔，并且無詳細規范的分門別類，導致需要尋找參考資料或查實考證之前留存的文件時，辦公室工作人員無從下手，手忙腳亂，不能在短時間內迅速準確找出需要的文件，從而浪費工作時間，也降低了工作效率。

二、如何進行辦公室管理工作的創新

（一）優化辦公室規章制度及工作流程。為更好開展辦公室工作，企業辦公室不僅應強化日常工作的執行與落實，也需要開拓新思路、新舉措，把握好辦公室管理工作的規律，嚴格辦公室各項規章制度，并運用信息化的手段來優化完善辦公室管理流程，做到規范辦公，專業辦公。例如在日常辦公室接待、打印復印、電話接聽、文件收發等工作處理上，辦公室可以將此類瑣碎工作用制度形成統一框架和規范流程，以便辦公室人員能在最短的時間內迅速投入工作中，并順利有效及時地完成工作，同時也可以利用信息化的手段，幫助辦公室工作人員節省工作時間，提高工作效率。

（二）將辦公室人員崗位職責明確化。新時期的辦公室工作，不僅要完成日常接待、考勤、文件草擬及收發、檔案管理等任務，還要能幫助部門領導或者上級提供可行性預案，以供領導決策。作為辦公室工作人員，應明確自身工作職責，將本崗位職責進行條理化分解，分清輕重緩急，并列出執行方法，日常工作中根據所列逐一進行任務實施，如有臨時突發性工作任務，也應按照常規理論支撐分層次分重點進行工作，要有服務全公司的思想意識，明確自身崗位所涵蓋的職責范圍，發揚團隊精神，勇于奉獻，敢于付出。

（三）善于組織、協調和溝通。辦公室工作人員應當及時完成上級領導分配的工作任務，同時要及時對領導給其他部門安排的工作任務進行上傳下達，在工作中做好通知和分配，善于溝通和協調，不僅要與同部門之間進行有效溝通，也要善于與其他各崗位人員進行溝通交流，留意企業各方面消息，并收集整理有效信息，將重要的有價值的信息進行統一整理，及時反饋給領導，主動協調和解決在工作中遇到的力所能及的難題，如一己之力無法解決，應及時告知領導進行協調，做好上下級之間的橋梁和紐帶，及時有效地落實工作，并向領導反饋工作完成情況。

（四）制定合理的辦公室獎懲制度。在企業中，辦公室工作人員除了每天要完成日常例行工作之外，隨時都有可能面臨變動性的工作任務，在實際工作中，往往因為工作的臨時性，辦公室人員很容易產生懈怠厭倦的心理，但因為辦公室工作對整個公司的運營及工作效率起著至關重要的作用，所以公司需制定詳細合理的辦公室獎懲制度，以此激勵辦公室工作人員以飽滿的工作熱情投入到工作當中去，以此提高工作效率，推動公司整體業務有效運行。

（五）提高辦公室人員綜合素質。辦公室工作人員雖然不是領導，但與領導最靠近，雖然不是核心崗位，但卻接近中心崗位，不作決策，卻服務于決策。這就要求辦公室工作人員必須具備相應的綜合素養，不僅自身各方面素質修養要達標，而且要在工作中養成善于學習的良好習慣，不斷提升個人能力和專業素養，同時企業也應注重辦公室人員的培訓，多組織辦公室人員進行對外交流、參加專家講座等活動，提升工作人員的知識儲備能力和溝通協作能力。

（六）規范文件存檔，定期整理檔案。檔案來源于文件，文件是檔案的歸宿。企業的檔案管理是辦公室工作中的重要組成部分，存檔有價值的文件，將對后續工作起到參考作用，因此將有利用價值的文件進行及時有效的存檔至關重要。辦公室工作人員應當規范檔案管理流程，將企業全部檔案進行分部門、分類別整理，并注意按照年份和日期編寫序列號，保存紙質檔案，并制作電子文檔目錄表以方便查閱，定期對前一段固定時長內的檔案進行整理，將無用的檔案進行清理，將此前未進行規范入檔的文件重新進行編號歸檔，這樣則保證了檔案工作的規范性。

三、結束語

在科學技術高速發展的現今，企業應該重視辦公室管理工作的創新，利用科學有效的信息化手段合理安排辦公室工作。作為辦公室工作人員，也應在工作中把握新時期辦公室工作的需求，多思考，多分析，手腦并用，使辦公室工作在創新中得到新提升。

【參考文獻】

[1]張龍.對企業辦公室工作創新的思考[J].秘書之友，2011 （3）：10-11.

[2]李曉琳.創新辦公室工作實現企業穩健和諧發展[J].現代企業文化，2012（27）：83.

[3]楊寶峰，韓銳.現代企業辦公室管理工作創新問題淺析[J].經營管理者，2013（24）：149.