5W理論在醫院電子檔案安全管理中的應用分析

夏歆鈺

【摘要】現今時代是科技化的時代，許多領域都進行了科技化管理。對于檔案管理工作來說，傳統紙質檔案管理存在很多弊端，所以將科學技術與檔案管理相結合是社會必然的趨勢。醫院人事檔案復雜，將電子檔案管理運用到醫院的檔案管理中，能夠簡化管理程序、節省管理成本。但是電子檔案管理還不夠成熟，存在一些不足。基于此，本文主要通過分析5W理論，將電子檔案管理系統化、標準化、統一化，從而促進醫院電子檔案的管理運用。

【關鍵詞】醫院;電子檔案管理;5W理論

檔案管理是醫院管理工作中的一個重要方向，其管理水平的高低直接影響到醫院服務水平的高低。在過去，醫院主要采用的是傳統檔案管理手段，將眾多的紙質檔案放置在專門的儲備室里，占用空間大且十分不利于檔案的查閱，影響醫院運行效率。科技優化生活，在高科技的引領下，醫院對于檔案管理的方式由傳統的紙質檔案管理轉向了電子檔案管理。電子檔案管理具有很多傳統管理難以比擬的優勢，它能夠極大簡化檔案管理的程序，便利檔案查詢，從而提高醫院的辦事效率，獲得醫院檔案管理人員的一致好評。但是電子檔案管理是新產生的管理工具，它在管理方法上還沒有形成體系化管理。基于此，本文主要研究和分析的是5W理論在醫院電子檔案安全管理中的具體應用，從而促進電子檔案管理在醫院管理中的運用。

一、建立電子檔案管理的優點

（一）工作效率高。電子檔案在收集檔案資料、整理檔案資料以及保存檔案資料時手續十分簡單。相對于傳統檔案資料的管理，在資料收取時如果發生錯誤，可以直接通過互聯網平臺將錯誤的資料發給負責人修改并提交，簡單易操作且用時少。而檔案整理和檔案的保存都是利用科技的力量將所有的手續一次性完成。比如傳統的檔案整理在整理的過程中可能需要五六個工作人員加班加點整理，但是在電子檔案管理中，一個人加上一臺電腦，幾分鐘就可以將檔案整理好，用時少且節省人力。時間與人力消耗都降低的電子檔案管理，提高了電子檔案管理的工作效率。

（二）資源共享性強。電子檔案管理是依托于互聯網和大數據平臺而進行的管理。因此，電子檔案在管理的過程中資源共享性強。對于一個醫院來說，醫護人員和病人想要了解自己以往的資料，從而更加精確了解病情的進度，可以在電子檔案中隨時隨地的查閱相關檔案，從而提高知情權，增加參與權，促進管理的優化。此外，電子檔案對于醫生職位升遷也是最好的詮釋，在資源共享的平臺下，有利于醫院的工作人員通過了解升遷人員的檔案，從中發現不足，從而有利于員工能力的提升，提高醫院工作人員的整體素質。

（三）安全系數高。相對于傳統的檔案管理，電子檔案管理在存儲的過程中不用擔心因為存儲工具、環境以及存儲空間的影響導致檔案受損問題，也不用擔心檔案存儲過程中突發意外從而導致檔案遺失的問題。電子檔案是依托于互聯網，經過數據處理后的檔案。它在檔案保存的過程中不會受到外界環境的影響，安全系數相對來說要高很多。

二、電子檔案管理的不足

（一）認知缺乏。傳統檔案管理的思想對人們的影響是深刻的。電子檔案管理作為一種新型的管理模式，很多人對這種管理方式并不太認可。大多數人看來，紙質檔案管理有理有據，是檔案管理中的最優選擇，至于電子檔案管理，在他們看來并不能夠稱為真正意義上的檔案管理。尤其在管理層中老干部人數普遍較多，思維較陳舊的背景下，電子檔案管理工作更難以推行。對電子檔案管理工作的缺乏正確的認知，減緩了電子檔案普及化的速度，但是電子檔案管理是社會發展的必然趨勢，管理者必須轉變以往陳舊的思想，積極學習新的電子檔案管理技術，促進檔案管理的便捷化和高效化。

（二）保密性低。電子檔案存放的地方確實能夠節省空間又能節省時間。它是依托于互聯網大數據平臺進行檔案管理。互聯網具有資源共享的特點，能夠促進資源共享的同時又會造成檔案資料被泄密。對于醫院來說，醫院內部存儲的檔案僅供內部人員使用的，如果被居心不良的人盜取并使用，不僅僅會對醫院造成巨大的影響，甚至會對病患家庭造成不可估量的影響。所以，任何工具有利也有弊，關鍵在于管理者如何規避不良風險，從而創造更大的價值，對于電子檔案管理也是一樣的。

三、5W理論在電子檔案管理中的應用

（一）電子檔案管理主體（Who）。首先，電子檔案的使用，要先確定檔案的管理者和檔案的使用者。電子檔案管理不同于傳統檔案管理，它是依托于高新技術來達到管理的目的。因此，電子檔案管理者必須具備專業的知識和技能，能夠熟練使用計算機來開展電子檔案管理活動，同時在遇到計算機故障時候能夠高效排除計算機故障。這需要的是高知識、高技能的管理人員。其次，檔案是醫院人事材料的保存，它具有機密性，只能提供給內部人員使用，具有排他性，所以檔案管理人員要具備崇高的職業素養和職業道德。最后，電子檔案管理是新產生的檔案管理方式，很多人對這種管理方式并不認可。所以想要推進這種檔案管理方式的有效進行，就必須是醫院中職位較高、學習能力較強、話語權高的人來負責電子檔案管理，推動電子檔案管理普及化。

（二）電子檔案管理對象（What）。要想促進電子檔案在醫院安全管理中的應用，就必須明確醫院的電子檔案管理對象。電子檔案管理其本質就是將現代科技與傳統檔案管理相結合的管理手段，所以電子檔案管理的對象與傳統檔案管理的對象是一致的。醫院的電子檔案管理對象主要是醫護人員的人事檔案。電子檔案管理的最終目的在于服務檔案利用者。因此電子檔案管理要將原本零散的、龐雜的資料通過信息技術將醫院中的醫護人員的資料系統化、規范化、統一化，從而方便檔案利用者查詢檔案資料、了解醫院經營狀況、策劃未來發展。同時，有利于醫護人員的績效考核和晉升。此外，醫院是一個獨立的機構，醫院的相關檔案不能夠被外界所獲取，以避免不法分子利用醫院的資料做出一些不利于國家和人民的事情。所以對醫院電子檔案管理對象的明確，是為了防止危害性質大的事件發生，從而使得電子檔案管理對象和使用對象具有排他性。

（三）電子檔案管理時間（When）。電子檔案的管理時間應當包括材料收集時間、檔案更新時間以及檔案維護時間。對于一家醫院來所，每天都必須接待很多病患，并且醫院內部本身就有很多病人，對于病人的相關病情，醫生看病的情況都是要記錄在案的，所以醫院的檔案管理活動是一個龐雜的檔案管理。因此對于材料的收集，應當從醫護人員進入某家醫院開始就必須進行，而基于醫院人事關系復雜，所以檔案應當一個月更新一次。此外，電子檔案管理是依托在互聯網上的管理方式，醫院要經常維護電子檔案管理，防止黑客入侵或者硬盤受損，而這樣的維護活動做好是在每個季度進行一次，從而促進電子檔案管理活動的高效運轉。

（四）電子檔案管理地點（Where）。電子檔案管理不同于傳統檔案管理，必須要占用固定的地方進行檔案的儲存，電子檔案管理的地點要求并不是特別高，只有專業的技術人員和一臺計算機就可以進行，能夠移動管理辦公。

（五）電子檔案管理原因（Why）。使用電子檔案管理的原因很多，但是主要在于電子檔案管理能夠滿足檔案利用者需要的同時兼具方便快捷、省時省力以及不受時間和空間的限制。它所依托的高新科技是緊跟時代發展的體現，使用電子檔案管理是檔案管理的必然趨勢。

四、結語

電子檔案管理對比傳統檔案管理，是一種具有時代特性的優越管理方式。在醫院中運用電子檔案管理，能夠將復雜的醫院人事檔案管理變得簡單化。但是作為新產生的檔案管理方式，電子檔案管理還有很多不足，備受爭議。歸根結底是因為電子檔案管理方式不夠成熟，我們可以通過5W理論將電子檔案管理方式更加系統化、統一化，從而促進電子檔案管理的運用。

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