高職院校檔案工作規范管理現狀分析

戴婷婷

【摘要】高職院校檔案管理工作的規范化開展關系到高職院校教育教學和人才培養工作的開展，與高職院校長期穩定運行存在直接的關聯。本文針對本地區五所高職院校檔案管理工作進行調查分析，明確當前檔案管理現狀，并對檔案管理規范性不足的原因進行了解析，提出優化開展檔案管理工作的建議，以期能發揮高職院校檔案管理工作的效能，為高職院校人才培養工作的開展提供借鑒。

【關鍵詞】高職院校;檔案工作;規范化管理

高等教育事業的不斷發展和時代的進步使檔案的價值日益凸顯，對檔案工作提出了更高的要求，迫切要求檔案工作管理達到規范化的標準。近年來，隨著高職院校對檔案工作的重視程度不斷提升，目前檔案工作己經取得一定的成果，但同時仍存在很多不容忽視的問題。高職院校檔案管理工作與一般的企業檔案管理存在明顯的差異，與其他本科院校檔案管理也有所不同，在開展檔案管理工作的過程中，要突出高職院校的特色，使管理工作能與高職院校的人才培養工作相適應，為高職院校人才培養工作的開展提供高質量的服務。所以基于高職院校檔案管理工作的特殊性，十分有必要針對檔案管理規范化開展進行分析，促進檔案資源優勢的發揮，支撐高職院校人才培養工作的創新化發展。

一、當前高職院校檔案規范管理現狀

在研究實踐中，對本地區五所高職院校開展檔案管理工作的基本情況進行分析，發現現階段隨著檔案資源利用率的逐步提高，信息時代背景下信息資源優勢相對較為明顯，高職院校在發展過程中已經能基本上認識到開展檔案管理工作的重要性，也針對檔案規范化管理進行了探索，各學校在檔案規范管理方面取得了差異化的成果，如構建了檔案管理制度、明確檔案管理標準、規范檔案管理流程等，檔案管理規范化水平明顯提高。但是縱觀當前本地區五所高職院校開展檔案管理工作的實際情況，發現檔案管理不夠規范、檔案管理無序性的問題仍然較為明顯，無法制定統一的管理模式，檔案管理規范化不足的情況下管理效率偏低，檔案資源的優化利用也受到嚴重的制約，要求能結合實際情況對檔案規范管理進行探究，制定規范化管理方案，循序漸進提高高職院校檔案管理的整體工作效能。

二、高職院校檔案規范管理水平低的原因

通過調查和訪談的方式，對高職院校開展檔案管理工作的基本情況進行研究，明確了當前高職院校檔案管理規范化水平偏低的原因，在研究實踐中對高職院校檔案規范化管理形成了更加科學系統的認識。整合研究成果可以發現，當前高職院校檔案管理規范化水平低是多種因素共同作用的結果：

（一）管理階層對檔案規范化管理缺乏正確的認識。沒有從領導層面加強檔案管理工作，檔案管理制度建設不到位、工作人員責任意識不足，會對檔案管理工作的效率和效果產生影響，甚至制約檔案規范管理工作的開展。

（二）基礎設施差，管理理念滯后。高職院校開展檔案管理工作的過程中，不重視基礎設施的建設，檔案管理理念存在滯后性，對信息技術的應用較少，會影響檔案資源的優化利用，對高職院校檔案規范化管理產生限制性影響。

基于此，新時期應該重新審視高職院校檔案管理工作的重要性，并逐步構建完善的檔案管理工作體系，確保能彰顯高職院校檔案管理工作的整體效能，為學校人才培養工作和教育科研工作服務。

三、高職院校檔案規范管理措施

在高職院校開展檔案管理工作的過程中，應該結合檔案管理工作現狀以及導致檔案管理規范性不足的原因制定相應的檔案管理措施，對高職院校檔案管理工作進行系統的優化，爭取能發揮檔案管理效能，為高職院校檔案管理工作的開展提供精準化的服務。下面結合五所高職院校檔案管理工作的實際情況，針對檔案規范管理優化措施進行系統的探究。

（一）領導人員加強對檔案規范管理的重視。領導人員要帶頭加強對高職院校檔案資源的規范管理，帶領檔案管理科室工作人員統一思想，嚴格要求自己，按照相關標準開展檔案規范管理工作，確保能積極吸收和借鑒先進的管理經驗、創新意識等，能與時俱進對檔案管理工作進行創新，營造和諧的檔案管理氛圍，在領導人員和檔案管理科室工作人員的共同努力下推進檔案管理工作規范化開展，為高職院校檔案資源在新時代社會背景下的優化應用創造條件。

（二）構建完善的高職院校檔案資源管理制度。檔案規范化管理工作的開展需要制度保障作用，在完善制度保障的支撐下，能實現對檔案資料的及時有效歸檔，切實促進檔案管理工作的優化創新，進而構建完善的檔案管理服務體系，使高職院校檔案管理工作能真正達到規范化標準。在工作實踐中，要對檔案管理制度體系進行完善，促進管理機制的貫徹落實，按照相關法律法規和規章制度開展工作，使檔案管理呈現出科學化、有序化發展狀態，滿足高職院校檔案管理工作的現實需求。與此同時，要對檔案資料進行細化和完善，增強檔案管理的層次性，基于整理分卷、分類歸檔等管理工作，循序漸進地提高檔案資源的管理效果，優化高職院校檔案資源的利用率，將規范化檔案管理納入高職院校重點工作日程體系中。

（三）加強人才隊伍建設。高職院校檔案管理人才隊伍能為檔案管理工作的開展提供重要的人才保障和人才支撐，在高職院校探索檔案規范管理工作的實踐活動中，要認識到人才素質和人才隊伍建設的重要性，并在這方面做出相應的實踐探索。首先，學校要加大對高素質檔案管理人員的培訓力度，對現有人力資源進行整合分析，并制定科學的進修、培訓和學習交流方案，強化檔案管理人員的綜合素質，使他們能與時俱進地引入先進的理念開展檔案管理工作，構建完善的現代化檔案管理團隊，使檔案管理工作的開展能滿足學校檔案資源利用方面的需求。其次，要構建完善的人才激勵體系，通過對高職院校檔案管理人員實施有效的激勵，使他們能以飽滿的精神狀態投入到檔案管理工作中，嚴格按照相關標準要求開展檔案管理工作，使高職院校檔案管理工作能取得更加顯著的成果，突出整體檔案規范管理實效。

（四）構建信息化檔案管理體系。信息時代背景下，高職院校開展檔案規范管理工作的實踐活動中，要客觀解讀信息技術的應用價值，并按照新時代背景下檔案資源優化利用的要求，結合信息技術的應用按照檔案規范管理工作，實現電子化分類和歸檔的目標，引入現代化的檔案管理手段，為高職院校檔案資源的查詢和借閱創造便利。在構建信息化檔案管理體系時，高職院校應該堅守規范檔案管理的思想，并在信息化檔案管理體系建設方面加大資源投入，對檔案管理信息化技術進行開發，探索信息化檔案管理平臺的建設，確保能在網絡信息系統的支撐下實現資源的優化共享，切實突出高職院校檔案管理工作的效率和效果，增強高職院校檔案管理服務意識，為保障檔案資源的優化利用奠定基礎，加快高職院校人才培養工作進程，維護高職院校實現長效化發展的目標。

四、結語

綜上所述，對本地區五所高職院校檔案資源管理工作進行分析，并結合出現問題的原因提出了切實可行的建議，不僅能促進本地區高職院校檔案管理工作的規范化發展，對于其他地區檔案管理工作的開展也能起到促進作用，有助于為高職院校教育教學工作和人才培養工作的科學化和創新化發展提供有力支撐。

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