物探電子檔案的收集管理及應(yīng)用

毛澤兵 駱?biāo)颊?/p>

【摘要】該文章著重闡述了物探類的電子文件歸檔的現(xiàn)狀，從收集、管理以及應(yīng)用三個(gè)方面，分別提出了相應(yīng)的措施，以達(dá)到提高對(duì)物探電子檔案管理效率的目的，使物探電子檔案能夠得到充分利用。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;收集;管理;應(yīng)用;物探

作為石油行業(yè)油氣勘探檔案的重要組成部分之一的物探檔案，在當(dāng)今時(shí)代數(shù)字化背景下，自身也正發(fā)生著重大的變革。自從進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)不僅在經(jīng)濟(jì)上取得了巨大的進(jìn)步，在科學(xué)技術(shù)方面也有著巨大的發(fā)展。而科技的進(jìn)步，給人類社會(huì)帶來(lái)進(jìn)步的同時(shí)，必然會(huì)使一些產(chǎn)業(yè)受到?jīng)_擊，迫使其自身不得不進(jìn)行變革，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。而物探電子檔案的工作也隨之發(fā)生了變化。從大的方面來(lái)說(shuō)，物探電子檔案的工作對(duì)象、工作方法以及工作流程正潛移默化變化并完善著。從小的方面，即管理層面來(lái)說(shuō)，這些變化體現(xiàn)在管理的方式從紙質(zhì)化和磁帶化的管理方式向電子檔案的管理方式轉(zhuǎn)變。而電子檔案的管理方式也就意味著從物探電子檔案的產(chǎn)生、鑒別、整理和加以利用這一過(guò)程需要建立完善、高效的管理體系，這樣才能夠更好地對(duì)物探電子檔案進(jìn)行收集、管理和應(yīng)用。

一、收集方面：提高標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)量

（一）電子文件的歸檔情況。國(guó)家檔案局規(guī)定電子文件與紙質(zhì)版文件要一同歸檔，實(shí)行的是“歸檔雙軌制”，這就意味著在我們上交紙質(zhì)檔案的同時(shí)，對(duì)電子檔案也需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。在日常工作中，我們接收原始采集到的檔案時(shí)，應(yīng)該切實(shí)有效地執(zhí)行歸檔雙軌制。然而盡管行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范很嚴(yán)格，檔案管理規(guī)定也很明確，但是總有一些電子檔案在移交的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，總的來(lái)說(shuō)主要有以下幾個(gè)方面：1.進(jìn)行歸檔的電子文件與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不全一致。2.移交的光盤中刻錄的電子文件名與紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容不一致。3.電子文件中有些內(nèi)容命名不甚規(guī)范，例如：同一測(cè)量單位的測(cè)量名稱在不同的使用情況下命名不同。4.移交的電子文件基本信息與紙質(zhì)文件不符，例如：電子文件中的目錄與紙質(zhì)文件中的文本目錄不符。出現(xiàn)以上幾個(gè)方面錯(cuò)誤的原因，也主要有以下三個(gè)方面：1.操作人員未能夠按照正常的工作流程嚴(yán)格進(jìn)行操作，可能在紙質(zhì)文件得到歸檔前，就對(duì)電子文件進(jìn)行掃描和刻錄。2.工作人員在進(jìn)行收錄紙質(zhì)文件時(shí)，沒(méi)能夠做到對(duì)電子文件進(jìn)行相應(yīng)的修改。3.在電子文件形成這一最終環(huán)節(jié)，工作人員由于個(gè)人原因，不能夠更加用心、更加細(xì)致地對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，亦或是各個(gè)部門之間不能夠做到及時(shí)有效的溝通。

（二）應(yīng)對(duì)方法。以上幾種情況都是由于檔案工作人員的失誤引起的，這就對(duì)歸檔人員提出了更高的要求，這就要求他們不僅要有較強(qiáng)的專業(yè)能力，也要有較高的職業(yè)素質(zhì)。并且最好可以做到以下幾點(diǎn)：1.有高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的使命感，對(duì)待歸檔工作要投以最大的熱情，認(rèn)真對(duì)待。2.自身要有過(guò)硬的能力，具備物探方面的專業(yè)知識(shí)，在工作之前，一定要對(duì)電子文件存儲(chǔ)方面的知識(shí)有較多的了解，特別是要了解電子文件歸檔工作是如何進(jìn)行的。3.有過(guò)硬的專業(yè)能力，熟悉這一行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定。檔案收集的過(guò)程中，多加注重電子檔案的接收質(zhì)量，這是重中之重。除了要有嚴(yán)格的制度進(jìn)行保障之外，工作人員應(yīng)該樹(shù)立嚴(yán)格的檔案質(zhì)量意識(shí)，在電子文件歸檔過(guò)程中，要將電子文件的內(nèi)容與文本內(nèi)容認(rèn)真核對(duì)，確保檔案在接收環(huán)節(jié)達(dá)到文本與電子文件的一致性，真實(shí)性與完整性，確保最后的可用性。而對(duì)于那些質(zhì)量與格式都不符合要求的文件，要亮起紅燈，不接收該類文件。對(duì)于有些存在問(wèn)題的文件，要及時(shí)進(jìn)行修改，找出數(shù)據(jù)不符合文本資料的原因，對(duì)癥下藥。在每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格按照規(guī)范的要求執(zhí)行，避免出現(xiàn)一些小差錯(cuò)，進(jìn)而達(dá)到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面接收電子文件，保證電子文件最后能夠得到最大效益的利用，為電子檔案的信息化貢獻(xiàn)自己的一份力量。

二、管理方面：多加完善，加強(qiáng)信息化

作為油氣田開(kāi)發(fā)重要組成部分的電子檔案，擁有較高的使用價(jià)值。曾有人指出，電子檔案的產(chǎn)生是對(duì)以往傳統(tǒng)意義上檔案概念的一種新理解，不僅改變著我們對(duì)檔案的認(rèn)知，也改變了對(duì)檔案的存儲(chǔ)形式、特征、管理方式和意義的認(rèn)知。電子文件與紙質(zhì)文件的產(chǎn)生、形成、歸檔、管理、保存都有差異，這是文件界的一場(chǎng)革命。而對(duì)檔案的工作者而言，我們有責(zé)任、有義務(wù)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，更高效地管理電子檔案，使其能夠最大效度發(fā)揮其作用。由于電子檔案與紙質(zhì)檔案各個(gè)方面的不同，對(duì)檔案工作者而言，這也對(duì)他們提出了更高的要求。

（一）對(duì)電子檔案的格式和載體進(jìn)行轉(zhuǎn)變，達(dá)到更好的保存和利用的目的。以前勘探類的檔案用的是“3.5”或“5”的軟盤進(jìn)行存儲(chǔ)的，對(duì)于這種存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)說(shuō)，有著一定的缺陷，例如，存儲(chǔ)量不是很大，使用壽命比較短，使用到一定的年限就會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)老化的現(xiàn)象，這樣對(duì)于數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，可能會(huì)出現(xiàn)不可讀或者丟失的現(xiàn)象。為了改進(jìn)這一存儲(chǔ)介質(zhì)，我們積極投入大量的人力、物力、財(cái)力對(duì)電子檔案進(jìn)行了改造，存儲(chǔ)介質(zhì)也發(fā)生了變化，從原來(lái)存儲(chǔ)在軟盤上，到現(xiàn)在存儲(chǔ)在移動(dòng)的硬盤或光盤上。此外，為了更好地保存和利用這些檔案，我們也對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行了數(shù)字化的操作。

（二）對(duì)檔案的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。21世紀(jì)以來(lái)，光盤為介質(zhì)的電子文件呈增長(zhǎng)趨勢(shì)。人們對(duì)電子檔案拷貝的需求遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了對(duì)紙質(zhì)文本的需求，這就使得物探類檔案工作者的重心從原來(lái)管理庫(kù)房中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變到了對(duì)電子檔案進(jìn)行拷貝上。因此，為了適應(yīng)這種形式，我們應(yīng)該對(duì)工作方法進(jìn)行創(chuàng)新。例如：將紙質(zhì)文件的目錄與電子文檔的數(shù)據(jù)合二為一，而實(shí)物實(shí)行分開(kāi)保存的管理方式。在檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中將光盤中存儲(chǔ)的電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)錄入信息之中，通過(guò)Excel表格的方式建立相應(yīng)的目錄索引，將電子檔案的檔號(hào)、對(duì)應(yīng)的各種紙質(zhì)的編號(hào)、地震測(cè)線號(hào)等相關(guān)的信息，建立在配套的的電子查詢索引目錄之中，這樣讀者在查詢信息時(shí)，就可以一目了然看清自己所需要的那部分信息，可以根據(jù)索引精確定位所需資料。如果需要對(duì)信息進(jìn)行拷貝，就可以直接從檔案信息中進(jìn)行拷貝，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。

三、利用方面：重視利用，服務(wù)科研

檔案的利用是檔案工作重要的一部分，我們對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、管理都是為了可以更好地利用檔案，同時(shí)，物探電子檔案這個(gè)職業(yè)的聲譽(yù)和社會(huì)地位也依賴于檔案的應(yīng)用，依賴于我們是否能夠提供更方便、更快捷的服務(wù)。為了更好地做到這一點(diǎn)，我們要積極利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的各種優(yōu)勢(shì)創(chuàng)建兩個(gè)不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，適應(yīng)新形式、新時(shí)代的發(fā)展需求。

（一）對(duì)老資料仍很重視，以提高借閱效率。油田開(kāi)采的二次判斷、重新處理和解釋等工作中，物探老資料在其中使用頻繁，有著重要地位。為了更好地提供高效服務(wù)，我們與其他數(shù)據(jù)總部進(jìn)行合作，以更標(biāo)準(zhǔn)、更科學(xué)、更方便、更安全、更有效的服務(wù)，建立以地震測(cè)線為最基本單元的檔案查詢管理系統(tǒng)。將21世紀(jì)以來(lái)所有的地震數(shù)據(jù)全部錄入該數(shù)據(jù)庫(kù)之中，實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)庫(kù)中直接檢索拷貝電子檔案。

（二）對(duì)新資料進(jìn)行規(guī)范，使得質(zhì)量有所保證。那些以光盤為介質(zhì)的電子文檔，數(shù)據(jù)格式要進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，例如，有些采用PDF的格式，有些采用DWG的格式，要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，不能隨心所欲;而對(duì)于那些基礎(chǔ)單元，如：地震測(cè)線、合同、年度、對(duì)號(hào)等關(guān)鍵信息也要保持一致。對(duì)那些驗(yàn)收合格、沒(méi)有問(wèn)題的電子文件要及時(shí)進(jìn)行收錄、管理。

這種兩套數(shù)據(jù)庫(kù)、兩套管理方式、兩套查詢系統(tǒng)的管理模式，使得無(wú)論是老資料還是新資料都能夠直接從管理庫(kù)中進(jìn)行檢索、查詢與拷貝，這種無(wú)需再對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行調(diào)動(dòng)的方式，不僅節(jié)約了工作人員的時(shí)間，也對(duì)信息的需求者提供了更高效的服務(wù)，一舉兩得。同時(shí)也防止了檔案原件丟失，為以后檔案更加信息化的管理方式打下了基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

資料收集的精細(xì)化，管理方式的合理化，資料利用的現(xiàn)代化，既是當(dāng)代檔案工作對(duì)那些工作者提出的更高的要求、更嚴(yán)的標(biāo)準(zhǔn)，也是現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案工作行業(yè)的一大挑戰(zhàn)。作為石油行業(yè)的檔案工作者，這就要求我們不僅要熟練的掌握和運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，了解并掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要能夠?qū)I(yè)的檔案知識(shí)和技術(shù)知識(shí)融合到一起，為石油行業(yè)電子檔案工作貢獻(xiàn)自己的一份力。

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