水利水電勘測設計檔案管理難點與對策探析

劉海英

【摘要】在水利水電勘測設計中會形成大量的數據與資料，極具保存與利用價值，要清醒認識加強水利水電勘測設計檔案管理工作的重要性。水利水電勘測設計檔案中涵蓋了方方面面的內容，管理難度極大，需要我們轉變工作思路，才能實現水利水電勘測設計檔案管理規范化與科學化水平的提升。本文通過分析水利水電勘測設計檔案管理的難點，提出了加強水利水電勘測設計檔案管理的對策。

【關鍵詞】水利水電勘測設計;檔案;管理

隨著社會的發展與時代的變遷，我國水利水電工程建設取得了矚目成就，水利水電勘測設計檔案數量也越來越多。水利水電勘測設計檔案作為水利水電工程建設中的重要內容，具備極高的開發與利用價值。對此，在當前社會發展背景下，我們要注重對水利水電勘測設計檔案管理模式的創新，確保能夠讓各種勘測設計檔案得到妥善管理，真正發揮出檔案應有的作用，為我國水利水電工程建設奠定良好基礎。

一、水利水電勘測設計檔案管理的難點分析

（一）檔案管理制度不完善。受到資金、條件以及人員等方面的影響，當前水利水電勘測設計檔案管理制度還不夠完善，同時對已經實行的檔案管理制度來說，檔案管理人員也未嚴格執行，從而影響了最終檔案管理效果。如此一來，在水利水電勘測設計檔案管理上就顯得非常凌亂，隨意性較強，不利于檔案管理工作質量的提升。同時因為人員思想上的忽視，水利水電勘測設計檔案的完整性與可靠性也無法得到保障，容易出現安全問題，也為檔案作用的發揮帶來了不利影響。

（二）檔案管理方式簡單，管理基礎薄弱。當前水利水電勘測設計檔案管理模式非常單一，很多時候仍然采取傳統的工作方法，這樣導致檔案管理工作效率得到提升。因為水利水電勘測設計檔案管理信息化建設緩慢，所以一些先進的計算機信息化軟件作用得不到發揮，缺乏完整的目錄與索引。這樣一來，導致水利水電勘測設計檔案管理周期過長，工作量大，效率難以實現提升。

（三）歸檔材料不完善，質量也不高。在水利水電勘測設計工作開展過程中，檔案的收集與整理不及時，歸檔的材料不夠完整，無法將水利水電勘測設計檔案的價值真正體現出來。如在水利水電勘測設計工作中會形成大量的文件資料，若是收集不及時，將影響檔案的完整性，也極易出現珍貴檔案遺失的問題，不能在后續水利水電工程建設中發揮出應有的參考與指導作用。

二、加強水利水電勘測設計檔案管理的對策

（一）充分認識水利水電勘測設計檔案的作用。要想提升水利水電勘測設計檔案管理的標準化與規范化水平，我們需要轉變思想觀念，對水利水電勘測設計檔案的重要性有足夠的認識，要知道其關系著我國水利水電工程建設，無論是水利水電部門還是檔案管理人員，都應該切實增強檔案意識。我們應該不斷完善水利水電勘測設計檔案管理方法，采取科學的管理手段，從檔案實際特點出發，積極對檔案收集渠道進行拓展。在水利水電勘測設計檔案管理工作中，也應該做好檔案法律法規、部門規章制度、檔案利用實例等宣傳工作，靈活運用各種宣傳手段，引起每個工作人員的關注，促使他們積極參與到水利水電勘測設計檔案管理中，為提升檔案管理質量作出自己最大的貢獻。

（二）完善水利水電勘測設計檔案管理制度。通過建立完善的檔案管理制度，可以發揮出對水利水電勘測設計檔案管理的規范性與指導性作用。我們要從現階段水利水電勘測設計檔案管理難點出發，大力組織信息咨詢、講座、科學普及等活動，促使更多人意識到水利水電勘測設計檔案管理的意義。同時要將崗位責任制落到實處，這樣能夠促使檔案管理人員提高責任心，能夠履行好自身職責，科學規范地開展檔案管理工作。要遵循“誰主管，誰負責”和“分級管理，分級負責”的原則，將每個工作人員的責任明確下來，特別是對一些涉密的水利水電勘測設計檔案，也要實行完善的保密制度，避免檔案出現丟失、泄密的問題。水利水電勘測設計單位應該盡快將涉密計算機等設備配置齊全，讓工作中形成的勘測設計檔案得到妥善保管，嚴格限制查閱權限，真正發揮出勘測設計檔案在水利水電建設中的作用。

（三）創新水利水電勘測設計檔案管理方法。第一，應該推動檔案管理文檔一體化進程，對文檔一體化管理來說，應該在每個單位文件、檔案類目設置與劃分上做到明確，在文件轉換格式上也應該達到相關規范與標準要求，確保各類文件管理系統與檔案管理系統數據接口進行有效銜接。水利水電勘測設計檔案管理部門應該在工作方式上進行轉變，建立電子文件自動上傳工作窗口，確保工作人員可以利用計算機直接把電子文件上傳至檔案服務中，保證歸檔的及時性。第二，要加快檔案管理信息化建設步伐，逐步將水利水電勘測設計檔案通過掃描轉變為數字文件，并通過高級管理軟件在單位數據庫中進行保存，這樣有利于檔案信息資源的更好共享。通過檔案管理現代化基礎設施建設，能夠讓電子文件運行更加安全，歸檔也更為簡單，同時提升了檔案信息資源管理的規范化水平，讓電子文件歸檔、保管與利用等實現標準化、有序化的提升。

（四）優化水利水電勘測設計檔案管理環境。在水利水電勘測設計檔案管理中，還要對檔案管理環境進行優化，利用完善的軟硬件基礎設施，達到提升水利水電勘測設計檔案管理效率的目的。一方面，應該在檔案管理硬件設施上進行改善，通過打造檔案專用庫房，配置相應的氣體自動滅火裝置、吸塵器、空調、除濕機、加濕機、紫外及臭氧滅菌裝置等設備;另一方面，還要在檔案信息化硬件上配置齊全，盡快購置電腦、復印機、掃描儀、電子檔案防磁柜和專業檔案管理軟件等信息化軟硬件設施，為水利水電勘測設計檔案管理工作的順利開展打下堅實基礎。

（五）提升檔案管理人員綜合素質。隨著我國科技水平的提升，水利水電工程建設水平也更高，對水利水電勘測設計檔案管理工作的要求也逐步提升。對此我們要注重培養更多高素質檔案管理人才，對此要定期開展培訓教育工作，讓檔案管理人員掌握更多基礎知識，了解水利水電勘測設計工作流程，從而及時開展檔案收集、整理、存儲、分類和利用等工作。同時還要加強對檔案管理人員信息化素質的培養，能夠將各種現代化設備與技術應用到水利水電勘測設計檔案管理中。同時對檔案管理人員來說，也應該積極認識到學習的重要性，清楚自己責任的重要性，只有做好了勘測設計檔案管理工作，才能為后期水利水電工程建設創造良好條件。

三、結語

總之，水利水電勘測設計中會形成大量儲存價值極高的文件資料，我們必須引起高度重視，建立完善的規章制度，保證水利水電勘測設計檔案管理工作的開展有章可循。同時我們還要積極引入新的技術與方法，增強每個工作人員的管理意識與責任心，科學規范開展水利水電勘測設計檔案管理工作。這樣才能讓水利水電勘測設計檔案得到有效應用，促進我國水利水電事業的發展。

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